9 consejos que le ayudarán a trabajar más rápido en Word

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Incluso si ha trabajado en MS Word durante mucho tiempo y se considera un experto, siempre puede volverse aún más productivo.

Es posible que ya esté familiarizado con algunas de las técnicas. Pero a menudo resulta que incluso los verdaderos profesionales recorren un largo camino y no conocen muchos trucos útiles.

1. Autotexto

Puede utilizar esta función para introducir rápidamente palabras y frases de uso frecuente, lo que le permite ahorrar mucho tiempo. Puede compartir este consejo con sus colegas y hacerles la vida más fácil también.

Solo necesita escribir el texto (o hacer gráficos) que usa a menudo en los documentos y formatearlo si es necesario. Luego seleccione el texto y presione Alt + F3. Dé un nombre corto (por ejemplo, una abreviatura) y guarde. En el futuro, en lugar de la frase completa, escriba el nombre que ha elegido y presione F3. El texto o la imagen guardados aparecerán automáticamente en el documento.

2. Autocorrección

El autotexto reducirá el tiempo dedicado a escribir texto repetitivo, pero no resolverá el problema de los errores tipográficos y los errores. Autocorrección corrige algunos errores comunes. Word hace esto por sí mismo mientras escribe. Y mejor aún, si usted mismo agrega esas palabras en las que a menudo hay errores tipográficos.

Por ejemplo, sabe que siempre le falta la "t" en la palabra "agencia". Abra las preferencias (Archivo → Opciones → Ortografía → Opciones de Autocorrección en las versiones 2010, 2013, 2016) y complete lo que desea reemplazar. La próxima vez que escriba "agencia" sin "t", Word corregirá el error. En el mismo lugar, puede agregar o eliminar el reemplazo de comillas-patas con comillas-árboles de Navidad, un guión con un guión y así sucesivamente.

3. Pegar opciones

Al pegar texto de Internet u otros archivos, debe formatearlo para que coincida con el estilo de su documento. Por supuesto, puede elegir la opción "solo texto" cada vez, pero probablemente se olvidará de esto a menudo. En tal caso, puede hacer que pegar sin formato sea la opción predeterminada.

Vaya a "Archivo" → "Opciones" → "Avanzado" → "Copiar, cortar y pegar" y seleccione la opción "Guardar sólo texto" en el elemento "Pegar desde otros programas". Ahora, en cualquier documento en el que trabaje, copiar contenido de archivos o páginas web lo formateará para que coincida con su texto.

4. Eliminar un estilo

Otra forma de eliminar el formato de texto es con la gestión de estilo. Seleccione el contenido que desee y presione Ctrl + Espacio, o elija Normal en la pestaña Inicio en el grupo Estilos.

5. Colaboración en tiempo real

Office Online se introdujo en Office 365 2013. La versión 2016 ofrece aún más funciones, como la colaboración en tiempo real. Probablemente la mayoría de los usuarios estén familiarizados con este principio de Google Docs.

Guarde el documento en OneDrive o SharePoint Online. Haga clic en Compartir y elija con quién desea trabajar en este archivo. Envíe una invitación al coautor para que las personas seleccionadas puedan unirse a usted. Todos los que tengan acceso al documento verán quién está haciendo qué cambios. Por lo tanto, trabajar en proyectos será mucho más eficiente: nadie tendrá que esperar respuestas con modificaciones y nueva información por correo.

6. Plantillas

Puede encontrar y descargar una gran cantidad de plantillas en la web. Puede comenzar con ellos y editarlos según sea necesario, mucho más rápido que reconstruir el proyecto.

7. Apéndice

En la aplicación móvil para Android e iOS, puede crear y editar documentos desde su teléfono inteligente o tableta y ver archivos desde el almacenamiento en la nube. Es mejor usar la aplicación Word que otros editores móviles: de esta manera puede estar seguro del mismo formato y tener siempre acceso a la última versión del documento: en un programa de escritorio, en la versión del navegador de Word, en un teléfono inteligente o tableta.

Para trabajar, debe iniciar sesión en su cuenta. Si usted o su organización tienen una suscripción a Office 365, no tiene que pagar nada en la aplicación.

8. Formato de tabla personalizado

Si a menudo formatea las tablas a su gusto, puede reducir la cantidad de trabajo. Cree un estilo y agréguelo al grupo Estilos de tabla. Luego, en este grupo, haga clic con el botón derecho en el estilo deseado y conviértalo en el formato predeterminado.

9. Imprima en cualquier lugar

Esto puede parecer extraño para algunos, pero la mayoría de los usuarios de Word usan las flechas del teclado cuando necesitan mover el cursor y comenzar a escribir en un nuevo lugar del documento. Pero esto se puede hacer mucho más rápido, con un doble clic. Abra una hoja en blanco y haga doble clic en cualquier lugar para comenzar a escribir allí.

¡Ahora está listo para ser lo más productivo posible en Word!