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2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53
A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo convertir su "cuerpo" de un simple cuaderno en una poderosa herramienta para la toma de decisiones, planificación y análisis del progreso de las tareas asignadas.
La gestión de listas de tareas pendientes no podría ser más sencilla. Escribí mis asuntos en una columna, y luego lo tomas y lo tachas mientras lo haces. ¿Qué más se te ocurre?
Sin embargo, si observa la cantidad de diferentes aplicaciones de escritorio, móviles y web que implementan este concepto, queda claro que no todo es tan simple en absoluto. A pesar de toda la variedad de herramientas y funciones, ¡las listas de tareas aún no funcionan! ¿Quizás no sabes cómo usarlos?
Todas las personas comienzan a usar administradores de tareas en el momento en que sienten que su rutina diaria se está convirtiendo en un caos. Comienzan a olvidar cosas importantes, confunden el orden de las tareas y asignaciones, decepcionan a sus colegas y llegan tarde a las citas. En ese momento, una persona elige un "tudushka" a su gusto y trata de organizar su vida. Y, por regla general, al principio tiene éxito. Pero pasa un tiempo, las listas de tareas dejan de funcionar y el desorden original vuelve a la vida.
¿Por qué sucede?
El punto es que los administradores de tareas son solo una herramienta. Que debe configurarse correctamente para que funcione bien. Y aquí hay algunos consejos sobre cómo hacerlo.
1. Compartir
En ningún caso debe volcar todas sus cosas grandes y pequeñas en una lista grande y larga. No hay nada más deprimente que contemplar tu lista de tareas pendientes con decenas de entradas. En este caso, la probabilidad de llegar alguna vez al final de la lista tiende a cero. Varios estudios de productividad generalmente sugieren que el número de sus tareas en una hoja no debe exceder de 7-8 piezas. Por lo tanto, separe las listas de tareas por categoría, proyecto, tema, urgencia y otros criterios.
2. Agregar fechas límite
De acuerdo con la Ley de Parkinson, el trabajo siempre toma todo el tiempo que le dedicas. Por lo tanto, mantener una lista de tareas solo tiene sentido si escribe el tiempo de ejecución aproximado junto a cada elemento. Sí, en realidad, puede haber desviaciones; sí, algunos días las cosas salen mal, pero la mayoría de las veces este enfoque funciona. Habiendo anotado el tiempo aproximado para completar una tarea en particular, inconscientemente se esforzará por corresponder a ella, y esto cambia radicalmente las reglas del juego. Pruébelo y se sorprenderá de lo poderosa que puede llegar a ser su lista de tareas pendientes.
3. Priorizar
Este punto es simple y directo. En primer lugar, llevamos a cabo asuntos importantes, pequeños y no urgentes, si tenemos tiempo. Todo lo que queda es priorizar su lista y hacerlo bien. Después de todo, hay asuntos muy urgentes, pero que carecen de importancia para usted. Y sucede al revés. Por eso, te ofrecemos la siguiente priorización:
- asuntos importantes y urgentes;
- importante pero no urgente;
- urgente, pero no muy importante;
- no urgente y sin importancia.
4. Evaluar
Y la última regla de esta lista, pero no la menos importante, es la necesidad de analizar y evaluar el cumplimiento de su lista. No busque esconderse inmediatamente y olvidar la tarea completada para siempre. Trate de reservar algunas horas al final de cada semana, y tal vez incluso un día entero al final del mes, para hacer un balance. Recoja los elementos tachados del archivo y evalúe qué le proporcionó su implementación.
- ¿Qué tan bien y rápido hizo su trabajo?
- ¿Podría haberse mejorado o tal vez no debería haber valido la pena?
- ¿Cuánto ha avanzado hacia su objetivo?
- ¿Qué hay que hacer para dar un paso más?
Después de responder estas preguntas y otras similares, su lista adquirirá un significado completamente diferente para usted. Se transformará de un simple cuaderno “para no olvidar algo” en una poderosa herramienta para la toma de decisiones, planificación y análisis de logros.
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