Por qué las listas de tareas pendientes no funcionan y cómo solucionarlo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Para ser productivo, céntrese en el tiempo, no en las tareas.

Una buena gestión del tiempo significa obtener más resultados en menos tiempo. El popular bloguero y emprendedor Thomas Oppong explica cómo hacer buenos planes para lograr sus objetivos y por qué las listas simples de tareas pendientes solo pueden obstaculizar la productividad.

Por qué las listas de tareas pendientes normales no funcionan

En una lista simple de tareas pendientes, no refleja cuánto tiempo llevará completar cualquier tarea. Y lo más probable es que empieces con pequeños y sencillos que no tarden más de cinco minutos.

Gradualmente, llegas a la conclusión de que una y otra vez tomas solo cosas simples y constantemente pospones las importantes y que consumen mucho tiempo para más adelante. Como resultado, los grandes proyectos no se mueven. Y la mayoría de los puntos del plan siguen sin cumplirse, porque continúas añadiéndoles nuevos, sin tener ningún sistema de control.

Aquí se activa el efecto Zeigarnik, según el cual las personas recuerdan mejor las acciones incompletas o interrumpidas que las realizadas. Esto significa que los pensamientos de las tareas pendientes de la lista de tareas pendientes seguirán dando vueltas en su cabeza hasta que las complete. Te perseguirá un sentimiento obsesivo que te dificultará concentrarte en hacer el trabajo. En última instancia, esto puede provocar estrés e insomnio.

Cómo planificar con eficacia

Describe tu día ideal

Jason Womack, coach ejecutivo, orador y autor sobre productividad, recomienda su enfoque para organizar el proceso para lograr una meta. Sugiere escribir un guión para el día perfecto en el que concentrarse. Darse cuenta de que lo ideal es para ti te motiva a trabajar.

Para crear un guión, responda las siguientes preguntas.

• ¿Cómo quieres pasar tu día?
• ¿Qué tareas deben completarse exactamente hoy?
• ¿Cuándo eres más productivo?

Según las respuestas, puede dividir el tiempo de trabajo en segmentos, cada uno de los cuales contendrá ciertas tareas de su lista de tareas pendientes.

Este método lo ayudará a trabajar de manera más eficaz con su lista de tareas pendientes y a ocuparse de las tareas urgentes e importantes a tiempo.

Planifica todo en el calendario

Para que sus listas de tareas pendientes sean lo más efectivas posible para usted, no haga planes simples sin fechas límite y fechas límite, sino que aprenda a usar el calendario con prudencia.

Describe en detalle el próximo día o una semana completa. Marque todas sus cosas en el calendario y viva de acuerdo con el horario creado. Esto le ayudará a decidir qué proyecto abordar primero y si puede agregar más tareas.

En lugar de su priorización habitual, forme elementos del plan con una fecha y hora exacta, especialmente en las tareas más importantes. Esto le dará una sensación de urgencia y podrá completarlos en un cierto punto.

Evaluar cada tarea

Si no analiza cómo gasta cada día, es probable que esté desperdiciando la mayor parte.

Una de las reglas importantes de la productividad es no permitir que una tarea tarde más de lo necesario.

Para una gestión eficaz del tiempo, no basta con saber lo que hay que hacer. Debe considerar cuánto tiempo llevará. Es mejor decir, "Hoy solo tengo 40 minutos para hacer esto", en lugar de planificar las cosas en un orden de importancia simple sin fechas límite específicas.

Agregue a su lista de tareas pendientes una estimación de cuánto tiempo llevará completar cada elemento. Trate de programar cada minuto de 8 a. M. A 5 p. M. Determine de antemano cuándo habrá descansos. Programe para consultar notificaciones, correo electrónico y redes sociales.

Puede parecer que esta actividad solo es una pérdida de tiempo. Pero en realidad, establece el listón que intentas alcanzar. Como resultado, verá que su concentración ha mejorado.

Hacer un seguimiento de cuánto tiempo dedica a las tareas puede ser un verdadero descubrimiento para usted. Esto definirá el estilo de tu trabajo y puede mejorarlo. También le ayuda a comprender a qué hora del día es más o menos eficaz.

La medición es el primer paso necesario para supervisar y, en última instancia, mejorar el rendimiento. Si no puede medir algo, no puede comprenderlo. Si no puedes entender algo, no puedes controlarlo. Y si no puede controlarlo, definitivamente no puede mejorarlo.

James Harrington Emprendedor, especialista en gestión de procesos

Analice su tiempo y luego podrá asignarlo correctamente.

Cronología

Abra su agenda o aplicación de programación y agregue fechas límite a su lista de tareas. Asigne un nivel de prioridad para cada uno.

Y para comprender en qué vale la pena dedicar más tiempo, respóndete algunas preguntas:

• ¿Qué tareas tomarán menos de 20 minutos?
• ¿Qué tareas tomarán más de una hora?
• ¿Qué es lo mejor que puede hacer por la mañana cuando tiene más energía?

Ahora, en lugar de "Complete el proyecto de diseño", escriba "Complete el proyecto de diseño en dos horas". Incluso si no tiene tiempo para terminarlo, al menos despegará sin pasar todo el día en él.

Si no tiene el objetivo de completar la tarea en una fecha específica, planee dedicarle una cierta cantidad de tiempo todos los días. Y luego pase a otras cosas igualmente importantes. De esta manera, puede deshacerse gradualmente de tareas grandes.

Divida las tareas grandes en otras más pequeñas

Algunas tareas pueden llevar horas o incluso días. Si tiene un gran proyecto por delante, tómese unos minutos para pensarlo. ¿De qué partes se compone? ¿Cuánto esfuerzo se necesita y cuánto tiempo se tarda? Escríbelo.

A continuación, divida el proyecto en varias tareas con una fecha límite clara y resuélvalas una a la vez hasta que se complete. Cuantas más acciones pequeñas obtenga, más factibles parecerán.

Cuando una cantidad inaccesible de trabajo se convierte en algo pequeño, el cerebro se concentra en lo que se debe hacer en este momento: en una tarea específica y en una pequeña meta. Por lo tanto, es mejor organizar sprints de 40 a 60 minutos con descansos cortos.

Trabaja en una tarea a la vez

Préstele toda su atención y entonces podrá ser lo más eficaz posible.

Mark Murphy, de Forbes, explica: Cuando las personas pueden evitar las interrupciones en el trabajo, hay un 67% de probabilidades de que tengan la impresión de que 'hoy fue un día muy productivo'.

Realmente tiene sentido trabajar durante una hora en una tarea sin distracciones. Pero puede ser difícil, especialmente si recibe notificaciones constantemente o tiene que responder preguntas de colegas.

Por ejemplo, la técnica Pomodoro ayuda a concentrarse en el trabajo. Se trata de sprints de trabajo de 25 minutos con descansos cortos de 5 minutos. Después de varios de estos enfoques, puede relajarse por completo.

Este método no es universal: la duración de la concentración y el estilo de trabajo son diferentes para todos. Así que pruebe diferentes técnicas de administración del tiempo y apéguese a la que le funcione a usted personalmente.

Por ejemplo, si es más productivo por la mañana, posponga las tareas que requieren más tiempo. Esto te ayudará a ser más organizado y a lograr más.