Cómo ser el empleado más productivo de la oficina y aun así volver a casa a las 5:30 p.m

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

A veces, la lista de cosas por hacer nos parece interminable. Con solo mirarlo, ya nos sentimos agotados por el trabajo duro. Todos estamos atormentados por la cuestión de cómo ser productivos, tener tiempo para hacer frente a todas las tareas laborales, pero al mismo tiempo no pasar días y noches en el trabajo. En este artículo intentaremos responderla.

Este es Cal Newport. Y se le puede llamar verdaderamente productivo, ya que él:

• un profesor de la universidad, que pasa allí a tiempo completo y, además de las parejas, organiza diversas actividades para los estudiantes;
• escribe seis (o incluso más) artículos por año para revistas científicas;
• autor de cuatro excelentes libros y actualmente está trabajando en un quinto;
• cariñoso esposo y padre;
• mantiene un blog sobre productividad y eficiencia, que se actualiza periódicamente con nuevas entradas.

A pesar de todo lo anterior, termina de trabajar a las 5:30 pm y rara vez hace negocios los fines de semana.

No, no es un superhéroe y no tiene un equipo de 15 ayudantes. Dejemos de estar celosos de tal organización y eficiencia por un minuto y pensemos en cómo Cal se las arregla para hacer todo.

A continuación encontrará algunos consejos que le ayudarán a aprender cómo administrar eficazmente su tiempo, dejar de ser holgazán, empezar a hacer más y salir de la oficina hacia su casa a las 17:30. Vamos a empezar.

1. Las listas de tareas pendientes son malas. Programe usted mismo

Las listas de tareas pendientes son inútiles por sí solas. Son solo tu primer paso. Debes crear un horario claro para ti. ¿Para qué? Esto le ayudará a planificar lo que realmente puede hacer. Esto le permitirá completar una tarea específica exactamente cuando pueda realizarla de manera más eficiente, y no solo porque es el número cuatro en la lista.

Siempre que no tenga una fecha y hora específicas en su lista para cada tarea, solo es una ilusión.

Cal Newport

La planificación te anima a afrontar la realidad. Tiene una cantidad de tiempo limitada y una cantidad específica de tareas. Pero no puede determinar exactamente cuánto tiempo le llevará cada tarea. Cuando eche un vistazo a todo el alcance del trabajo, podrá dedicar cada hora de trabajo de manera productiva, exprimir más y trabajar donde y cuando y donde sea más conveniente para usted.

Los expertos coinciden en que si no calcula el tiempo exacto que le llevará completar las tareas, entonces se condenará al fracaso de antemano.

Seguramente muchos de ustedes ahora piensan que la mayoría de las tareas aparecen de repente y no se pueden prever ni planificar. Sí, por supuesto, tareas tan repentinas son muy difíciles de incluir en su agenda. Pero para esto no es necesario tener siete palmos en la frente. Todo puede cambiar en cualquier momento. Aun así, debes tener un plan, de lo contrario estarás perdiendo tu propio tiempo.

¿Quieres dejar de ser un procrastinador? El horario te ayudará.

Cal Newport

El darse cuenta de que tiene un ámbito de trabajo claramente planificado ya reduce el deseo de posponer las cosas. No piensa si debería trabajar ahora o no, ya se ha tomado la decisión.

¿Suena esto demasiado ordenado y no muy divertido para usted? Piense mal.

Las investigaciones demuestran que programar no solo el tiempo de trabajo, sino también el tiempo libre es una buena idea. Así mejorarás la calidad de tu vida: el nivel de vida de las personas que planifican claramente incluso su tiempo libre es mucho más alto que el de las que no lo hacen.

De acuerdo, tiramos la lista de tareas pendientes y armamos un horario específico. Ahora aprendamos a establecer prioridades, porque no se puede trabajar las 24 horas los siete días de la semana, ¿verdad?

2. Suponga que va a irse a casa a las 5:30 pm y luego planifique las cosas que debe hacer antes de esa hora

El trabajo ocupará todo el tiempo que le des. Déle 24 horas, siete días a la semana, y tenga la seguridad de que el trabajo consumirá todas esas 168 horas.

Tienes que establecer límites si quieres equilibrar el trabajo y la vida personal. Las limitaciones de tiempo contribuirán a su eficiencia.

Fíjese una fecha límite para usted: sale del trabajo a las 5:30 pm. Y luego planifique la cantidad de tareas que puede dominar en este momento.

Cal llama a esto rendimiento de horario apretado.

También puede ir al revés: cree usted mismo el horario de trabajo ideal para un vagabundo y luego haga exactamente lo contrario. Trabaja duro y duro sin sentir lástima por ti mismo. Créame, cuando trabaje duro, las soluciones inteligentes y útiles lo encontrarán por sí solas.

Pero no olvide que debe protegerse del exceso de trabajo. Debería sentir que tiene el control de su horario. Cuanto más se sienta en control de la situación, menos estrés experimentará.

De acuerdo, imagina el día perfecto para un vagabundo y hace lo contrario. Esto le ayudará a afrontar eficazmente sus tareas actuales. ¿Qué pasa con los proyectos a largo plazo?

3. Haga un plan para la semana actual

Creo que estará de acuerdo en que los planes a corto plazo ya no son geniales. Si solo piensas en el día de hoy, nunca estarás por delante.

¿Quiere escribir libros, participar en diversas actividades, investigar y ser un buen padre al mismo tiempo? Necesitas un plan específico para la semana.

Cal Newport

A las personas no les gusta mirar los planes a largo plazo, pero olvidan cuánto beneficio pueden aportarles. Sé lo que hago cada hora, día, semana, mes de mi vida. ¿Crees que esto es difícil? Más fácil de lo que crees. Tarda una hora el lunes por la mañana. Solamente.

El lunes por la mañana hago un plan para la semana. Reviso mi correo, pienso en las tareas que tengo que hacer, reviso mi calendario y pienso en cómo planificar mi tiempo de esta manera. Una vez que tengo un plan, me lo envío por correo electrónico, ahora siempre lo veré en mi bandeja de entrada. Aquí puedo observarlo todos los días, y también puedo volver a él muchas veces al día si de repente me olvido de mis prioridades.

Y Cal tiene razón. Gasta su tiempo de manera más eficiente cuando sigue un plan.

Tal vez piense que es suficiente pensar en todas las próximas tareas de la semana en su cabeza, pero no es necesario escribirlas. No, no es así.

Si escribe un plan de asuntos, es más probable que se ciña a él: tendrá algo tangible, no ideal, le recordará sus prioridades.

Entonces, ahora tiene un horario claro y un plan semanal. Pero sientes que falta algo más. Y piensas correctamente.

4. Haga menos tareas, pero hágalo con pasión

Probablemente esté pensando algo como, "Tengo mucho que hacer. Nunca podré hacer frente a ellos en el período de tiempo asignado ".

Y Cal admite que puede que tengas razón. Pero no debes rendirte ni trabajar presa del pánico hasta las 22:00.

Debería tener menos cosas que hacer de las que tiene ahora. Recuerde que no todos sus asuntos son tan importantes como parecen. Dices que sí más a menudo de lo que deberías. Pregúntese: "¿Qué es realmente valioso para mí en la vida?" Y luego cortar todo lo innecesario posible.

Cal Newport

Siempre se nos aprecia por lo que hacemos mejor. Entonces, si quieres tener éxito, no te abrumes, déjate hacer menos tareas, pero tendrás la oportunidad de realizarlas mejor. La gente dice que sí con demasiada frecuencia. A muchos y a muchos les digo que no. Evito sin piedad las tareas que me relajan si siento que realmente no me importan.

Sientes que no tienes tiempo, pero John Robinson, un especialista en administración del tiempo, no está de acuerdo contigo y cree que hoy podemos tener mucho más tiempo libre que nunca.

Insiste en que la gente moderna no trabaja más duro que sus predecesores (aunque la mayoría de nosotros piensa lo contrario). Las investigaciones muestran que durante los últimos 40 años, las personas han dedicado mucho menos tiempo a completar las tareas laborales y es mucho más probable que se involucren en distracciones improductivas. Todos, según John, tienen tiempo para descansar.

¿Cuál es la conclusión de esto? Sientes que no tienes tiempo porque se divide en pequeñas y molestas tareas que te agotan la vida y a ti.

Entonces, haz menos. Pero hazlo "menos" con pasión y emoción.

Tus planes están estructurados y encajan perfectamente en tu horario. Pero una pregunta aún permanece abierta: ¿qué tareas debe realizar?

5. Preste menos atención a las tareas pequeñas, concéntrese en lo que es de mayor prioridad

En el trabajo, hacemos varias cosas. Pequeñas cosas como analizar el correo electrónico, las reuniones actuales y, si lo piensa, no siempre necesarias y escuchar a escondidas los próximos chismes de la oficina no requieren ningún esfuerzo mental especial de nuestra parte. No usas tus talentos aquí. Si está involucrado en algún negocio importante, entonces requiere la activación de todas sus habilidades y destrezas. Esto conduce a resultados de calidad.

¿Cuál es el problema con las tareas pequeñas? Nos estamos ahogando en "aguas poco profundas".

Las personas que suelen trabajar los fines de semana y las noches sienten que están haciendo mucho menos que las que se despiden del trabajo a las cinco de la tarde. Esto se debe a que trabajan mucho, pero la importancia de las tareas que realizan no es muy grande.

Es poco probable que alguien se convierta en director ejecutivo solo porque respondió a todos los correos electrónicos o asistió a una reunión menor innecesaria. Sí, la ejecución escrupulosa de incluso las tareas pequeñas evitará que te despidan, pero solo podrás desarrollarte cuando las tareas a gran escala se conviertan en tu principal prioridad.

Disponer de tiempo para dedicarlo exclusivamente a tareas prioritarias. ¿Cómo iniciar este difícil negocio?

Lo principal es dejar de revisar su correo electrónico a primera hora de la mañana.

Tim Ferris, autor superventas de Cómo trabajar 4 horas a la semana

Trate de no revisar su correo electrónico en las primeras dos horas después de despertarse. Incluso es difícil para algunas personas imaginar esto, seguramente tendrán preguntas como: “¿Cómo puedo hacer esto? Definitivamente necesito revisar mi correo, de lo contrario no podré ir al trabajo . Le sorprenderá saber que en la mayoría de los casos este no es el caso en absoluto.

Sí, tal vez debería ingresar a su correo electrónico y recopilar información que le permita completar la tarea al 100%. Pero primero puede completarlo en un 80 o 90%, y solo luego rastrear sus cartas para obtener información adicional. Por lo tanto, se salvará por la mañana de información innecesaria y extraña, a la que definitivamente cambiará su atención, y podrá dedicarse exclusivamente al trabajo.

Entonces, ¿cómo unimos todo lo anterior? Curiosamente, solo para resumir.

Cal nos dio cinco buenos consejos:

1. Las listas de tareas pendientes son malas. Haga un horario para usted.
2. Suponga que va a irse a casa a las 5:30 pm y luego planifique las cosas que debe hacer antes de esa hora.
3. Haga un plan para la semana actual.
4. Haga menos tareas, pero hágalo con pasión.
5. Preste menos atención a las tareas pequeñas, concéntrese en una prioridad más alta.

Ahora, las palabras "horario" y "planes" le suenan frías y no comprende los beneficios específicos que le brindarán. Pero una vez que los hace parte de su vida, se da cuenta de que tiene tiempo libre para la familia y los amigos. Además, harás cosas de las que puedas estar orgulloso.

Cal Newport

El trabajo intelectual es en realidad un trabajo magistral. Pero no es tan difícil como parece: no estás haciendo tallado en madera, sino trabajando con información. Desarrollas ideas. Tienes que separar el trigo de la paja y, a veces, crear ideas a partir de la materia prima. Si comienzas a mirar este proceso desde la perspectiva de un maestro, te volverás más feliz, más satisfecho con tu trabajo y, por supuesto, más exitoso en tu vida profesional.

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