Cómo no asustar a los clientes y socios: malos hábitos al escribir correos electrónicos

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Algunos errores que cometemos al redactar correos electrónicos no pasan desapercibidos para el destinatario. Para no mostrarte como un laico, echa un vistazo a los más rudos.

En el trabajo, muchas personas son literalmente atacadas por una gran cantidad de correos electrónicos que deben ser respondidos. Naturalmente, es muy difícil hacer frente a tal volumen de tareas y hacerlo de manera competente. Sin embargo, hay errores que realmente deberían evitarse.

No es necesario dominar las reglas básicas de la etiqueta del correo electrónico para convertir sus cartas en obras maestras de ficción. Esto es absolutamente inútil. Pero si puede deshacerse de los hábitos que indican falta de profesionalismo, su negocio irá mucho mejor.

¿Cuáles son los errores más comunes al escribir mensajes de correo electrónico?

1. Abuso de la marca "Urgente"

Si actúas como el niño de la parábola que gritó “¡Lobos! ¡Lobos!”, Y poner la marca de“Urgente”en todas las letras seguidas, luego muy pronto los destinatarios dejarán de tomarte en serio. Cuando realmente necesite una respuesta urgente, nadie prestará atención a esta nota.

2. Informalidad excesiva

La elección del estilo de comunicación depende de la calidad de la relación entre usted y el interlocutor. La informalidad excesiva indica una falta de profesionalismo.

Trate de tener cuidado con los signos de exclamación, los emoticonos, el texto en color, las fuentes elegantes, la jerga de Internet y las siglas. Definitivamente no le ayudarán a dar forma a la imagen de un trabajador experimentado.

Además, preste atención al hecho de que algunas personas no entienden bien las siglas. Elija el tono de comunicación con los extranjeros y otras generaciones con especial cuidado.

Recuerde, una carta comercial debe ser fácil de leer. Para ello, utilice las fuentes Arial, Calibri o Times New Roman, estableciendo el tamaño en 10 o 12 unidades. Cuando se trata de color, el negro es la mejor opción.

3. Tono de comunicación demasiado frío

Al mismo tiempo, el destinatario no debe sentir que se está comunicando con el robot. Algunos correos electrónicos de personas reales parecen estar respondiendo mensajes automáticos.

Si puede ver su personalidad y su entusiasmo en su carta, ayudará a formar una imagen positiva de usted como interlocutor comercial en el destinatario. Lo principal es no exagerar.

4. Uso indebido de "Responder a todos"

Los mensajes de correo electrónico no están destinados a ser una conversación agradable. Si está respondiendo a un mensaje que ha reenviado a un grupo de personas, antes de hacer clic en el botón "Enviar a todos", asegúrese de que su respuesta sea realmente interesante y que todos en este grupo lo necesiten.

5. Reenviar un mensaje sin la aprobación del remitente

Es molesto por decir lo menos. O puede socavar significativamente su credibilidad.

No importa lo que publiques. Es posible que desee enviar un mensaje de su jefe a un cliente que mencione a ese cliente. O no puede resistir la tentación de incluir a su colega en la cadena de destinatarios de un correo electrónico que contiene información personal. En cualquier caso, no debe hacer esto sin el permiso del remitente.

6. Envío de copias en papel carbón ocultas de cartas

Cuando envía a alguien una copia ciega de una carta, el interlocutor piensa: "¿Y a quién más le envió esa copia?" Esto crea desconfianza y crea la sensación de que estás ocultando algo.

Si desea reenviar un correo electrónico a alguien que no debería estar en el reenviador, simplemente copie y pegue el texto que desea en un mensaje nuevo separado.

7. Redacción inexacta del tema

Si ingresa algo como "Este soy yo", "Hola" o "Para su información" en el campo "Asunto", esto no le da al destinatario ninguna idea sobre el contenido de la carta. Como resultado, es muy probable que su mensaje ni siquiera sea leído.

Si está realizando correspondencia comercial, el tema de su carta debe ser breve, conciso y preciso. Si el destinatario comprende de inmediato lo que le está escribiendo, lo más probable es que lea su carta y la responda más rápido.

8. Uso indebido de mensajes privados

Las bromas, las historias conmovedoras y las citas motivadoras son a veces muy apropiadas. Pero en grandes cantidades, cansan rápidamente al destinatario. No bombardees las bandejas de entrada de tus compañeros de trabajo con mensajes sin sentido, incluso si lo haces con las mejores intenciones. Tarde o temprano, los destinatarios simplemente comenzarán a eliminar esas cartas sin leerlas.

9. Respuestas aproximadas

Resista la tentación de expresar una ira justa hacia el destinatario en su carta, incluso si se merece tal reacción. Incluso si ha estado esperando su paquete durante un par de meses. Simplemente no lo hagas. La gente siempre recuerda ser grosera y esto afectará gravemente la imagen de su empresa.

En su lugar, escriba el mensaje que tenía la intención de enviar al destinatario que le hizo enojar y déjelo en su carpeta Borradores durante un par de días. Luego edítelo y elimine cualquier expresión grosera. De esta forma podrás demostrar tu profesionalismo.

10. Familiaridad

Si conoces muy bien al destinatario del mensaje, a veces puedes permitirte un par de buenos cumplidos. Pero si se trata de su socio comercial o cliente, mantenga un tono de comunicación educado y discreto. Completar una carta como "¡Hasta pronto!" en este caso sería inapropiado.

11. Usar una dirección de correo electrónico ridícula

Las direcciones pretenciosas, vulgares o francamente ridículas atraerán la atención negativa de los destinatarios de sus mensajes. Si no puede separarse de su buzón de correo [email protected], cree una cuenta separada para la correspondencia comercial.

12. Una gran cantidad de errores tipográficos

Enviar mensajes desde su teléfono no lo exime de su obligación de revisar sus correos electrónicos en busca de errores. Si comete más de un error tipográfico por letra, se mostrará que no está en su mejor lado. Si necesita enviar un mensaje sobre la marcha, es muy importante que lo revise detenidamente antes de enviarlo.

13. Envío de mensajes temprano en la mañana

A veces, cuando se levanta temprano y se siente lo suficientemente productivo, se siente tentado a deshacerse de su correspondencia comercial lo antes posible. Sin embargo, la mayoría de los destinatarios prestan atención al momento de enviar la carta. Si envía un mensaje a las tres de la mañana, en el mejor de los casos se le considerará un adicto al trabajo y, en el peor, no como una persona completamente sana.

Si encuentra inspiración en medio de la noche, simplemente guarde la carta en borradores y envíela durante el horario comercial.

14. Redactar cartas demasiado largas

La mayoría de las personas simplemente escanean los mensajes sin leer el texto. Considere esto al escribir su carta. Los grandes bloques de texto dificultan la lectura, así que divida su mensaje en pequeños párrafos.

Utilice listas. Harán que su carta sea aún más legible. Además, puede resaltar las partes más importantes de su mensaje en cursiva o negrita.

Evita estos errores y así podrás formarte una buena impresión de ti mismo, lo que sin duda contribuirá a tu carrera.