¿Por qué fallan a menudo los sistemas GTD?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

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Si usa lo que cree que es el mejor sistema GTD, pero no ve los resultados, es poco probable que el problema esté en el sistema, sino más bien en la creencia de que una lista de tareas perfectamente estructurada le permitirá hacer 10 veces más trabajo que tus compañeros. Ningún método para aumentar la productividad es efectivo para usted hasta que comience a pensar de manera realista. Hablaremos de esto en el artículo.

Es imposible hacer "todo" en un día

Todos los días tienes muchas cosas que absolutamente necesitas hacer hoy. Pareces entender que es imposible hacer todo a la vez, pero sin embargo, con envidiable empeño, intentas demostrar lo contrario, lo que al final te lleva a la sensación de que llevas todo el día dando vueltas como una ardilla en una rueda, pero tú no he tenido tiempo de hacer nada. Evitar este sentimiento es fácil: debes establecer prioridades. Decida qué es lo que realmente se debe hacer hoy y qué puede esperar hasta mañana. Después de completar una pequeña lista de tareas en un día, sentirás un progreso, lo que significa que al día siguiente te pondrás manos a la obra con gran entusiasmo.

Probablemente ya hayas pensado que, de hecho, es difícil priorizar. No siempre es posible comprender qué negocio es más importante en la actualidad. En su video blog, el famoso bloguero Ze Frank da este consejo: escriba una lista de todas las cosas que deben completarse, luego comience a leer la lista desde el final, escuchando sus sentimientos internos. Si entiende que este punto es realmente importante, déjelo; si tiene la más mínima duda, táchelo sin piedad. Inicie las tareas restantes desde la primera de la lista.

Recuerda que hay 24 horas en un día, estás limitado por este tiempo. Habiendo planeado demasiado, por la noche se sentirá decepcionado porque nuevamente no tuvo tiempo. Por el contrario, es mejor fijarse un objetivo demasiado simple, con el que definitivamente se las arreglará. Y luego haz un trabajo adicional. Al final del día, te sentirás como un ganador, porque además de las cosas necesarias, lograste hacer otra cosa.

Olvídese de la multitarea y concéntrese en una sola cosa

Es muy difícil para una persona realizar múltiples tareas, pero sin embargo, a muchas personas les gusta hacerlo, porque así se sienten más activas y productivas. Cada cinco minutos, podemos interrumpir alguna actividad para contestar por teléfono o correo electrónico. La multitarea distrae enormemente nuestra atención y este es el motivo: cada vez, al cambiar su atención de una tarea a otra, volverá dolorosamente a la primera, recordando dónde la dejó.

En un mundo ideal, podríamos abandonar por completo la multitarea, pero en el mundo real aún surgen situaciones en las que es imposible evitarlo. En este caso, vale la pena hacer un compromiso, utilizando, por ejemplo, la técnica de "planificación de tomate", cuando te concentras exclusivamente en una tarea durante 25 minutos, sin permitirte distraerse.

Trabaje en una tarea y, después de 25 minutos, revise la lista y seleccione la siguiente que actualmente requiera su atención inmediata. Esto le permitirá realizar múltiples tareas pero permanecer concentrado en la tarea en cuestión.

Elija y aplique sabiamente los consejos de productividad

Hay muchos artículos escritos sobre el tema de la productividad y la eficiencia, nuevas técnicas y trucos están apareciendo sin cesar, pero ninguno de estos te ayudará a menos que resuelvas los problemas descritos anteriormente. E incluso habiéndolos resuelto, debe aprender a aplicar correctamente y en su lugar el sistema GTD.

Como ya se mencionó en una de nuestras publicaciones, si lo que haces es importante para ti, no necesitas sistemas, listas y recordatorios. No le resultará difícil tener en cuenta lo que debe hacer. Si el problema que está resolviendo es global, probablemente lo dividirá en partes escribiendo una lista de tareas pendientes, pero hágalo sin pensar: "¡Oh, estoy usando GTD!" Entonces, ¿para qué sirven los sistemas GTD y otros consejos de productividad? Para hacer las cosas rutinarias y aburridas a tiempo: pagar facturas, hacer llamadas, informar. Esto es lo que tú con toda tu alma sueñas posponer para el "mañana", que nunca llegará.

Sin embargo, cualquier sistema de productividad no debe aplicarse a ciegas, primero debe pensar en cómo puede "perfeccionarlo" usted mismo para aprovecharlo al máximo. Los sistemas GTD no son una varita mágica que se aplica mediante el estricto cumplimiento de las instrucciones, son una herramienta que debe perfeccionarse aprendiendo sobre usted y la forma en que trabaja para que se sienta satisfecho al final del día.