10 consejos para facilitar el trabajo con archivos en Dropbox

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Aprenda a recuperar documentos eliminados, encontrar rápidamente carpetas importantes y cargar escaneos directamente en la nube.

Dropbox hace tiempo que dejó de ser un simple servicio en la nube para convertirse en un verdadero ecosistema de colaboración en proyectos. Pero todavía se basa en el almacenamiento de archivos, cuyas capacidades se expanden constantemente. Úsalos al máximo.

1. Comparte archivos al instante

Anteriormente, Dropbox tenía un sistema separado para cargar archivos: tenía que usar una carpeta pública dedicada. Ahora es mucho más fácil.

Pase el mouse sobre el archivo y haga clic en "Compartir"; esto le dará la oportunidad de crear un enlace. Cualquiera que tenga el enlace podrá ver este archivo. Y si va a trabajar en un documento o carpeta con otras personas, agréguelos a través de la misma ventana usando nombres o direcciones de correo electrónico.

2. Recuperar archivos borrados

Si elimina accidentalmente un archivo de Dropbox, puede restaurarlo sin ningún problema dentro de los 30 días. Y con una suscripción a Dropbox Professional, esto aumentará a 120 días.

Abra la sección "Archivos" y haga clic en "Archivos eliminados" a la izquierda. Marque los elementos que desee y haga clic en el botón azul "Restaurar" a la derecha.

3. Revertir a versiones anteriores de archivos

Los escritores y editores apreciarán esta función. Le permite restaurar versiones anteriores de documentos.

Haga clic en los tres puntos a la derecha del archivo y seleccione Historial de versiones. Verá una lista de todas las opciones y podrá averiguar cuándo y quién realizó los cambios. Coloca el cursor sobre la versión que quieras y haz clic en "Restaurar" a la derecha.

4. Solicitar archivos

Puede pedirle a cualquier persona que agregue archivos a su almacenamiento, incluso a alguien que no tenga una cuenta de Dropbox. En el panel izquierdo, abra Solicitudes de archivo y haga clic en Crear solicitud de archivo.

En la primera línea, escriba exactamente lo que necesita y, en la segunda, seleccione una carpeta. Después de eso, todo lo que queda es enviar el enlace al usuario deseado.

5. Marque los archivos y carpetas importantes para un acceso rápido

Si almacena muchos archivos en Dropbox, probablemente deban organizarse. Marque los elementos que más desea y haga clic en el botón "Estrella" a la derecha. Ahora aparecerán en la parte superior de la pantalla en la página de inicio.

6. Guarde los archivos para acceder a ellos sin conexión

En las aplicaciones móviles de Dropbox, incluso con una cuenta básica, puede guardar archivos para usarlos sin conexión. Para poder guardar carpetas, necesita una suscripción a Dropbox Professional.

Haga clic en los tres puntos junto al archivo y seleccione Acceso automático. modo . Ahora se puede utilizar a través de la aplicación incluso sin acceso a la Web.

7. Ahorre espacio en su computadora con sincronización selectiva

Para evitar que los archivos grandes de la nube ocupen espacio en su computadora, habilite la sincronización selectiva en el cliente de Dropbox PC. Esto le permitirá guardar solo ciertas carpetas en su disco duro, y no todo el contenido de su cuenta.

Para habilitar la función, abra la configuración de la aplicación y en la pestaña "Sincronización", haga clic en el botón correspondiente. Luego, marque las casillas de las carpetas que desea sincronizar con su computadora y haga clic en "Actualizar".

8. Cree enlaces de descarga directa

Cuando compartes algo, el enlace abrirá primero el sitio web de Dropbox antes de que puedas descargar el archivo. Esta limitación se puede eludir: basta con reemplazar dl = 0 en el enlace con dl = 1. Ahora, después de hacer clic en él, el archivo comenzará a descargarse de inmediato.

9. Proteja los archivos con la verificación en dos pasos y el código de acceso

Si algo secreto está almacenado en la nube, entonces la cuenta debe estar protegida. Active la verificación en dos pasos para que el servicio requiera una clave de seguridad además de la contraseña. Para hacer esto, vaya a la configuración y abra la pestaña "Seguridad".

Puede activar un código de acceso de cuatro dígitos en su teléfono, que deberá ingresar cada vez que ingrese a la aplicación. La opción se encuentra en la configuración, en la categoría Funciones avanzadas.

10. Cargue escaneos de documentos directamente a Dropbox

Puede escanear documentos directamente desde la aplicación móvil de Dropbox. Simplemente haga clic en el signo más en la parte inferior de la pantalla y seleccione el elemento apropiado. Podrás componer la imagen, elegir el formato, así como la carpeta en la que irá el archivo.

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