Cómo ser más productivo: 7 reglas principales

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Un entrenador de negocios le dice cómo desarrollar su propia estrategia y comenzar a lograr más gastando menos energía.

Mark Pettit ayuda a emprendedores y empresas a mejorar. Y a lo largo de los años de práctica, formuló siete reglas básicas de productividad.

1. Tenga una idea clara de lo que está sucediendo

Antes de comenzar a hacer planes, primero debe comprender dónde se encuentra ahora. Analiza tu trabajo desde el principio hasta el momento presente.

Esto le dará una idea real de lo que ya ha mejorado, lo que ya es realmente bueno y qué más desea cambiar. Para hacer esto, necesita hacer lo siguiente.

Especifica tus deseos

Sea claro acerca de sus objetivos de desempeño. ¿Entiende completamente lo que está haciendo y por qué y cuál debería ser el resultado ideal?

Una vez que se responda a estas preguntas, comprenderá qué mejoras específicas necesita. Cuando ve claramente el resultado frente a usted y está motivado para lograrlo, trabaja de manera más eficiente.

Piense en los cambios que espera

Es importante comprender cómo las mejoras específicas afectarán su negocio y su vida personal: es inspirador. De lo contrario, solo aceptará el cambio durante un breve período, después del cual volverá a sus viejos hábitos.

Para evitar que esto suceda, respóndete honestamente las siguientes preguntas.

• Estaras mas feliz?
• ¿Quieres trabajar menos y pasar más tiempo con tu familia? Si es así, ¿qué harás?
• ¿Es importante para usted formar un equipo eficaz? ¿Qué podrías lograr con ella?
• ¿Estás centrado en tu carrera?
• ¿Quieres viajar más?
• ¿Quieres sentirte más libre?
• ¿Está planeando ganar más dinero?

2. Concéntrese en sus puntos fuertes

Si prestamos más atención a nuestros talentos especiales, nos volvemos más felices y productivos. Al mismo tiempo, crece nuestra energía, autoconfianza y creatividad.

Toma una hoja de papel y escribe todo lo que haces bien. Piense en cuando se sintió confiado y logró resultados con los que estaba satisfecho. Ignore las debilidades: concéntrese solo en sus mejores cualidades y las fortalezas del equipo, si no está trabajando solo.

Recuerda que cada persona tiene sus propias fortalezas. Se complementan con las habilidades de otros y juntos pueden producir resultados increíblemente poderosos. Debe esforzarse por lograr esta simbiosis de eficiencia en su trabajo.

3. Delegar tareas

Según el principio de Pareto, el 80% del resultado se consigue gracias a solo el 20% de las acciones. Sin embargo, a menudo estamos tan ocupados con la rutina que no podemos hacernos cargo de las cosas más importantes, que constituyen este 20%. Y son precisamente lo que determina nuestra productividad.

Resalte sus tareas más importantes, tanto personales como profesionales. Niégate a hacer el resto.

Si tiene muchas cosas que no hace muy bien o que ni siquiera quiere hacer, confíelas a otra persona. Esto será mucho más efectivo. Si no puede terminar un proyecto, no se agote tratando de hacer todo usted mismo, solo pida ayuda.

En lugar de perder tiempo y energía, determine quién le será útil en qué situación. Delegue o subcontrate tres grandes tareas cada tres meses. Esto le ayudará a liberar tiempo y aumentar su productividad.

4. Organiza tu trabajo

Crea tu visión para un día productivo

Puede elegir su estrategia: simplemente reaccione a las tareas a medida que se presenten o planifique su día por dentro y por fuera. Pero tachar constantemente elementos en una lista de tareas pendientes no se trata de eficiencia. Debe tener una clara intención de pasar el día de manera productiva y prepararse para ello con anticipación.

Entonces, en lugar de hacer lo que "necesita", deténgase y decida lo que realmente quiere. Tus acciones deben estar enfocadas.

Establece tres tareas para el día

Muchas personas llevan un diario o hacen una lista de tareas de forma regular. Sin embargo, la mayoría de las personas todavía se enfrentan al siguiente problema. Una lista de tareas pendientes es simplemente una lista de tareas que las personas planean hacer o creen que deben realizarse. Al mismo tiempo, no está claro en cuál de ellos se debería trabajar en primer lugar y por qué.

Para mejorar la productividad, debe priorizar claramente. Elija y haga solo tres cosas clave al día, y tómese el tiempo más importante primero.

Trabaja en una tarea a la vez

No importa lo que digan los demás, es imposible trabajar con eficacia en varias cosas a la vez. Pasar de una actividad a otra requiere energía y disminuye la productividad. Y lo que nunca terminas puede ser estresante y generar sentimientos de culpa.

Por lo tanto, de las tres tareas principales del día, concéntrese solo en una.

pique

Trabaje por períodos cortos de tiempo para mantenerse productivo y concentrado.

Calcule cuánto tiempo llevará completar la tarea. Por ejemplo, si tarda 4 horas, puede utilizar el método 60–60–30. Trabaja durante una hora, luego descansa un par de minutos. Luego, otra hora y luego un largo descanso de 30 minutos. Y repita hasta que haga frente completamente a la tarea.

No te olvides de los descansos

Para que el esquema anterior funcione, no se debe descuidar el descanso.

Use aplicaciones dedicadas o simplemente configure un temporizador. Un reloj normal es mejor que un teléfono: nada te distraerá.

Durante los descansos, salga a caminar, coma refrigerios saludables o haga algo que lo mantenga con energía. Si siente que está completamente agotado y no puede recolectar, intente tomar una pequeña siesta.

Pronto notará que su concentración y productividad comienzan a aumentar, y usted mismo se vuelve más activo.

5. Administre su energía

Es importante mantener y desarrollar su fuerza física y mental. Entonces estará concentrado en su trabajo todos los días y podrá hacerlo de manera eficiente.

Dormir lo suficiente

Cuanto mejor duerma, más productivo será su trabajo. Si tiene falta de sueño y no puede levantarse de la cama por la mañana, intente introducir rituales nocturnos en su horario. Busque los que más le convengan personalmente.

Descanso a menudo

El fundador de Strategic Coach, Dan Sullivan, cree que hay dos formas de ver el mundo: a través del prisma del tiempo y el esfuerzo, o a través del prisma de los resultados.

Para aprovechar al máximo el combustible al menor costo, Sullivan sugiere tener "días libres" regulares. Son 24 horas durante las cuales no tienes que hacer nada relacionado con el trabajo. Durante este descanso, tendrá un buen descanso y recargará energías. Y luego puede usar toda su energía y creatividad para lograr los mejores resultados.

En lugar de pensar en su fin de semana como una recompensa, trátelo como un requisito previo para el éxito.

Dan Sullivan

Ten una Power Hour todas las mañanas

Dedíquese una hora y media a usted mismo: medite, haga ejercicio, lea, coma un desayuno saludable, haga una lista de agradecimiento y planifique las tres tareas importantes que realizará hoy.

Estos rituales matutinos lo motivan y lo preparan para un día productivo. Mezcle algunas tareas diferentes hasta que encuentre una combinación que funcione para usted.

No digas más a menudo

Olvídese de trabajar más y más duro. Deja de decir "sí" a esas personas, hechos y cosas que desperdician tu energía y no son útiles.

En cambio, dedique su tiempo y energía a las tareas que producen los mejores resultados y lo hacen más feliz.

La diferencia entre las personas exitosas y las altamente exitosas es que estas últimas le dicen que no a casi todos.

Warren Buffett empresario, inversor

Deja de luchar por la excelencia

Mucha gente se está preparando constantemente para la acción. Están esperando el momento adecuado para comenzar, solo entonces pueden hacer algo perfecto.

Un sentido de perfeccionismo habla en nosotros. Pero el problema es que ese momento deseado puede que nunca llegue.

Simplemente vaya y comience a trabajar, haga su mejor esfuerzo, y al final estará satisfecho.

6. Medir y analizar

La clave para un plan de productividad exitoso es el progreso medible.

Los objetivos vagos y compartidos no nos hacen sentir bien con el trabajo realizado. Cuando vemos visualmente nuestro progreso o logramos metas específicas, nos sentimos mucho más felices y confiados.

Y el seguimiento de su propio progreso asegura que no se mida a sí mismo con los logros de los demás. Después de todo, "la comparación es un ladrón de alegría", como dijo Theodore Roosevelt.

Establecer metas específicas

Escriba cinco cambios personales y profesionales que desea lograr durante los próximos tres meses. Elija lo que es más importante para usted y lo que puede marcar una gran diferencia en su vida.

Formule metas para que se pueda seguir el progreso. Haga esto todos los meses o incluso una semana.

Evaluar la efectividad

Su estrategia de productividad afectará inevitablemente sus tareas laborales. Por eso, antes de iniciar un nuevo proyecto, establezca criterios personales para su éxito. Luego analice el trabajo terminado para ver si cumple con estos criterios.

Escriba lo que ha mejorado porque es más productivo. Tenga en cuenta qué más se necesita hacer.

7. Simplifica

La clave para aumentar su productividad es la simplicidad. Y es mejor si es lo más sencillo posible.

Todos estamos rodeados de tantas complejidades que se vuelve difícil mantener todo bajo control y concentrarse en lo más importante. Esto se aplica tanto a la vida personal como a la profesional.

Un horario incontrolable, una bandeja de entrada desordenada, una enorme lista de tareas pendientes, un lío de pensamientos, falta de tiempo, un montón de fechas límite, lo que sea. Esto provoca fatiga y una sensación de círculo vicioso. Como resultado, experimentará fatiga y estrés constantes.

Así que trate de mantener su vida lo más simple posible. Libérese de las actividades improductivas que roban energía. Esto le permitirá concentrarse en lo que le brindará los mejores resultados, alegría y satisfacción.

Estas siete reglas son básicas, pero no es necesario tratar de seguirlas todas de inmediato. Pruebe uno o dos primero y vea cómo afecta su rendimiento. Lo principal es empezar.