Cómo delegar correctamente las tareas laborales

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Los órdenes categóricos, la falta de atención a los intereses de los empleados y la falta de gratitud no son el enfoque más eficaz para la distribución de tareas en el equipo.

Un buen líder no es el que carga con todo sobre sus propios hombros, sino el que es capaz de formar un equipo fuerte y eficaz y distribuir de manera competente las responsabilidades, incluidas las no planificadas.

La delegación, es decir, la delegación de tareas de un empleado a otro, ayuda a aumentar el nivel de compromiso en el equipo, y los gerentes que tienen éxito en esto, en promedio, aportan a sus empresas un 33% más de ingresos que otros.

Pero simplemente decir "haz esto" está mal. Un tono de orden, una tarea mal programada, una falta de explicación: todo esto puede causar rechazo y, como resultado, terminar sin el mejor resultado.

La experta de la Escuela de Negocios de Harvard, Lauren Landry, habló sobre las reglas que ayudarán a delegar de manera efectiva y mejorar el desempeño.

1. Evaluar las capacidades de los empleados

Hay tareas que no se pueden delegar. Por ejemplo, son parte integral de sus responsabilidades. O otro empleado no tiene los conocimientos ni las calificaciones para realizar tales tareas. O, por el contrario, son mucho más sencillos que los que suele hacer. Por ejemplo, pedirle a un gerente de ventas o auditor que encuentre un maestro para reparar una máquina de café de oficina sería, por decirlo suavemente, inapropiado.

En general, antes de confiarle algo a alguien, debes preguntarte:

• ¿Podrá una persona hacer frente a esta tarea? ¿Tiene suficiente tiempo o interferirá con sus otras responsabilidades?
• ¿El empleado tendrá suficientes conocimientos y habilidades? ¿O tienes que ponerlo al día durante tanto tiempo que sea más fácil hacerlo tú mismo o buscar otro especialista? Digamos que necesitas redactar un informe sobre el trabajo del equipo en un proyecto, pero el colega a quien quieres confiar esto nunca lo ha hecho en absoluto, lo que significa que el negocio se moverá lentamente, con un crujido, y es posible que tengo que rehacer todo.
• ¿Esta tarea ayudará al empleado a mejorar algunas habilidades, ganar experiencia? Esto es opcional, pero estaría bien.
• ¿Hay algún empleado que pueda manejarlo mejor?

2. Trate de adaptarse a los intereses y necesidades de todos

Por ejemplo, necesita organizar la formación de equipos para todo el equipo, pero no hay un empleado especial para esto. Pero hay una persona que es fuerte en comunicación y le gustaría adquirir experiencia en la organización de eventos, formación y gestión de personal. Puedes ofrecerle esta tarea.

O la empresa se queda temporalmente sin un especialista en SMM, pero hay alguien que está bien versado en los algoritmos de las redes sociales y no le importaría probar suerte en el marketing.

Por supuesto, esto no siempre es posible. Hay tareas aburridas que a nadie le gustan. Pero aún así, no será superfluo evaluar críticamente al equipo y pensar a quién podría beneficiar la nueva asignación.

3. Configure la tarea correctamente

Al dirigirse a un empleado, explique por qué quiere encomendarle la tarea, cómo puede ser útil para la empresa y para él personalmente. Asegúrese de elogiar y enumerar sus puntos fuertes que influyeron en su elección. Ser cortés.

Cuéntenos sobre la tarea en detalle. Tenga una meta clara y un cronograma. Proporcione todos los documentos requeridos y otra información. Sería muy bueno si todos los materiales necesarios son claros y estructurados, de modo que el empleado no tenga que pasar muchas horas averiguando qué es qué.

4. Proporcione una comunicación normal y un ambiente confortable

Hazle saber a la persona que siempre estás ahí para ayudar, sugerir y responder preguntas. Adviértele que si por alguna razón no cumple o no cumple con la fecha límite, podrá hablar contigo y juntos se les ocurrirá algo.

Pregúntele qué necesita para completar la tarea. Es posible que deba proporcionarle información adicional o, por ejemplo, liberarlo de los asuntos actuales.

Es importante ser amable, para que el empleado no dude en ponerse en contacto con usted si algo sale mal.

5. Sea seguro

Cuando completa una tarea usted mismo, tiene el control total de la situación. Si alguien más asume el trabajo, puede haber un millón de problemas que pueden resultar en malos resultados o en incumplimiento de los plazos.

Piense de antemano lo que hará en caso de un desarrollo desfavorable de los eventos. Esté preparado para asumir la tarea usted mismo o subcontratarla rápidamente a otra persona.

Trate de tratar estas situaciones no como un fracaso, sino como una experiencia que le ayudará a comprender mejor a su equipo, sus capacidades y el nivel de organización.

6. Sea paciente

Sí, hay cosas que son más rápidas para hacer por su cuenta que confiar en alguien y luego dedicar tiempo a responder preguntas y monitorear el resultado.

Es importante recordar que usted no es una orquesta humana y, para un trabajo eficaz, necesita desarrollar su equipo, brindar a los empleados la oportunidad de hacer algo nuevo, volverse más competentes, aprender, incluso de sus errores.

Esto significa que debe tener paciencia si alguien hace demasiadas preguntas o hace frente a una tarea más lento de lo esperado.

7. Dar y solicitar comentarios

Cuando termine la tarea, asegúrese de decirle al empleado cómo evalúa su trabajo: qué le gustó y qué está dispuesto a elogiarlo, qué puntos se podrían mejorar, qué se debe hacer para esto y qué buscar en el futuro.

Sea correcto. No jures, no levantes la voz, no devalúes ni critiques sin motivo. Asegúrese de comenzar con elogios y luego hable gentilmente sobre lo que necesita trabajar.

Si la tarea para la persona era nueva y difícil, pregúntele cómo trabajó en ella. Qué fue fácil y qué no, qué fue interesante y qué no le gustó en absoluto, cómo evalúa él mismo el resultado, qué le gustaría mejorar y cómo planea hacerlo.

8. No olvide dar las gracias

Y no solo uno a uno, sino también públicamente, especialmente si la tarea no fue fácil. Elogie a la persona frente a todo el equipo, dele un día libre adicional, marque como el mejor empleado, si la empresa lo practica.

Además, no debe apropiarse de los frutos del trabajo de otra persona. En lugar de decir "Yo organicé el trabajo en equipo" o "Yo preparé el informe", es mejor enfatizar que prepararon todo juntos y su colega ayudó mucho. Las personas aprecian ser reconocidas por sus méritos, haciéndolas más involucradas y leales a la empresa.