Cómo agrupar las tareas correctamente para estar al día con todo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Aumente la productividad ordenando su lista de tareas.

Todo el mundo sabe desde hace mucho tiempo que la multitarea no es tan buena: nos impide centrarnos de forma eficaz en una sola cosa.

El caso es que cambiar de una tarea a otra lleva mucho tiempo, esto lo confirman los estudios de Multitarea: costes de cambio. Las personas trabajan de forma más eficaz cuando entran en un estado de flujo: totalmente centradas en una actividad, sin distraerse con nada más.

Desafortunadamente, no siempre es posible captar el flujo, porque estamos constantemente inundados con un montón de cosas diferentes que requieren nuestra atención. Sin embargo, hay un truco que le permite minimizar la pérdida de tiempo y energía al cambiar entre diferentes actividades. Se llama agrupación de tareas.

La esencia de esta técnica es la siguiente: combina tareas del mismo tipo en los denominados paquetes y luego las realiza de forma masiva. Es simple.

¿Por qué es útil agrupar tareas?

Es más fácil hacer las cosas en un orden aleatorio: no tiene que preocuparse por la planificación, la priorización y otras cosas aburridas. Recordaste algo y lo hiciste. Y luego pasamos a la siguiente tarea.

Sin embargo, este enfoque no es muy útil para su capacidad de concentración. Según el estudio The True Cost Of Multi-Tasking, publicado en Psychology Today, una persona pierde hasta un 40% de su productividad cuando cambia entre tareas no relacionadas.

En otras palabras, si primero escribe un informe, luego comienza a responder correos electrónicos, luego clasifica los documentos en papel y luego vuelve al informe nuevamente, luego cada vez que pierde el tiempo concentrándose en una nueva tarea que no es como la anterior. Tom DeMarco, autor de The Human Factors: Successful Projects and Teams, afirma que este "cambio de marcha" puede tardar hasta 15 minutos o más.

Las tareas de agrupación por lotes facilitan el paso de una actividad a otra. Cuanto más similares sean sus tareas, más fácil será, después de terminar una, asumir la siguiente.

Cómo utilizar el procesamiento por lotes

1. Crea una lista de tareas pendientes

Primero, escriba lo que pretende hacer en una lista simple, línea por línea. Puede hacerlo en papel o utilizar numerosas aplicaciones de gestión de tareas. Lo principal es arreglar todo. Es ideal reservar algo de tiempo para planificar todos los días (o al menos una vez a la semana).

2. Divida las tareas en categorías

Ahora que la lista está lista, divida todos sus elementos en categorías. Pueden ser diferentes, elija lo que desee. Lo principal es que es conveniente y visual.

Por ejemplo, recopile tareas como "Responder a correos electrónicos" o "Llamar a colegas" en la sección "Negociaciones" y "Escribir un artículo" y "Realizar modificaciones" en la sección "Texto". Cree categorías separadas para tareas domésticas, tareas laborales, compras y más. Será más fácil navegar en una lista tan ordenada.

Otra opción es recopilar las tareas en paquetes según el lugar donde se deben realizar. Por ejemplo, vincule todas las compras a la ubicación "Supermercado" y las tareas laborales a la ubicación "Oficina", etc. De esta manera, si se encuentra cerca de una tienda, puede buscar en su lista de tareas y ver inmediatamente todas las compras que necesita.

3. Bloquea el tiempo

El procesamiento por lotes de tareas funciona muy bien junto con la llamada técnica de bloqueo de tiempo. Una vez que haya dividido la lista en categorías, asigne una hora específica del día para cada categoría. Y agrega el bloque correspondiente a tu calendario. Durante un bloque de tiempo, haga solo cosas de una categoría e ignore las demás.

Otra opción es vincular la popular técnica Pomodoro al procesamiento por lotes de tareas. Durante 25 minutos se dedica a tareas ininterrumpidas de un paquete. Luego descansa 5 minutos. Luego repita el ciclo con otro grupo de casos.

4. Considere su productividad máxima

Decida a qué hora del día es más productivo. La mayoría de la gente tiene esta mañana, pero también hay noctámbulos a los que les resulta más fácil concentrarse en la oscuridad. Encuentre su pico de productividad e intente completar tareas de las categorías de mayor prioridad dentro de él.

5. Elimina distracciones

Cuando comience a realizar el siguiente grupo de tareas, asegúrese de que no le moleste una notificación accidental o una llamada telefónica. Puede reservar un tiempo especial para revisar su teléfono inteligente. Mientras aborda las tareas de una categoría, no piense en el resto.

Qué tareas se pueden agrupar

De hecho, en general, cualquiera. Scott Young, escritor, programador, emprendedor y gran fanático del procesamiento por lotes, da algunos ejemplos:

• Correo electrónico. Tim Ferris, autor de Cómo trabajar 4 horas a la semana, a veces recibe 300 correos electrónicos por hora. Y, a pesar de tal volumen, las responde solo una vez al día, especialmente reservando tiempo solo para esto.
• Leer. Leer algo intermedio es casi inútil, ya que de todos modos no recordarás mucho. Determine mejor por sí mismo cuándo es más conveniente para usted tomar la información con cuidado y reserve este tiempo para leer.
• Llamadas telefónicas. Escriba los nombres de las personas a las que necesita llamar y sus números de teléfono en una lista. Luego llame a todos los candidatos de la lista a la vez. En primer lugar, no volverá a distraerse con las conversaciones telefónicas. En segundo lugar, podrá elegir el momento del día en que la gente está menos ocupada y podrá hablar con usted.
• Recreación y entretenimiento. Transfiera todo el entretenimiento (películas, juegos de computadora, paseos) al final del día. Esto te motivará a terminar el trabajo lo antes posible, y te resultará más fácil relajarte sabiendo que todo para hoy ya se ha rehecho.
• Viajes de compras. Antes de salir de casa, reúna todas las tareas, compras y recados en un montón y complételas de una vez. Por ejemplo, puede visitar un supermercado, una oficina de correos y una tintorería al mismo tiempo. Ahorre no solo tiempo, sino también gasolina.
• Correspondencia en redes sociales. Tómese una hora por la noche para charlar en línea. Y el resto del tiempo, mantenga las notificaciones de los clientes de redes sociales desactivadas.
• Cocinando comida. Lo más probable es que constantemente no tengas tiempo suficiente para cocinar algo todos los días. Afortunadamente, la civilización nos ha presentado una unidad como un horno de microondas. Reserve de 1 a 2 días para preparar la comida para la próxima semana y luego simplemente vuelva a calentarla.
• Reparar. Reúnanse por fin y hagan todas esas pequeñas tareas de la casa que han estado esperando entre bastidores durante tanto tiempo. Reemplace las bombillas quemadas, arregle el pomo de la puerta y el grifo que gotea.
• Reflexiones. ¿Piensas todo el tiempo, tratas de planificar algo, resuelves algunos problemas, pero nada te sale bien? Scott Young aconseja incluso pensar en hacer en un momento estrictamente definido. Adquiera el hábito de planificar de 2 a 3 horas a la semana lo que hará a continuación y las metas que desea alcanzar.

Sí, y además, las tareas por lotes también son una tarea. Por lo tanto, reserve un momento especial, preferiblemente por la noche, para distribuir los artículos de su lista para mañana.