Funciones de Microsoft Word que querrá aplicar en su trabajo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Resulta que la gente lleva años trabajando en Word, pero no conoce sus características básicas o no sigue las innovaciones. ¡Es hora de ponerse al día!

Algunas palabras sobre por qué me comprometí a describir las funciones nada únicas de Microsoft Word. El artículo maduró en mi cabeza lentamente. Una y otra vez tuve que describir las capacidades del mismo editor a mis colegas y seres queridos. Su visión descarada, sorpresa por lo que vieron, me impulsó a escribir este material. Espero que usted también aprenda algo nuevo por sí mismo.

Todos los siguientes consejos funcionan en Word 2013. Recomiendo encarecidamente pasar a esta generación particular del programa si ha pospuesto la transición por algún motivo.

1. Empiece a escribir en cualquier lugar

La función Hacer clic para escribir no es nueva, pero no todo el mundo ha oído hablar de ella. A menudo hay que observar cómo una persona hace clic en el botón "Enter" muchas veces para llegar al final de la página y, por ejemplo, ingresar allí la letra ejecutora.

Un doble clic del mouse puede reemplazar una docena de pulsaciones de teclas.

Mueva el cursor sobre la ubicación de impresión deseada y haga un par de clics rápidos con el mouse. Word en sí colocará nuevas líneas, tabulaciones y serifas para el lugar que le indicó. Esto es claramente visible al mirar las marcas de formato ocultas.

2. Traduce de inmediato

Pregúntele a su vecino qué traductor prefiere y lo más probable es que escuche sobre Google, Yandex, PROMT, pero difícilmente sobre Bing. Por alguna razón, el traductor de marca de Microsoft no es muy popular en nuestra área. Y en vano, porque la calidad de su trabajo es suficiente para las necesidades diarias. Por supuesto, Office proporciona una traducción rápida de texto con Bing. Recomiendo probarlo.

Es muy posible que deje de correr entre el navegador y Word, copiando y pegando oraciones sin cesar.

Hay varias docenas de idiomas y tres métodos de traducción para elegir. Puede encontrarlos en la pestaña "Revisar".

3. Utilice kerning

Los diseñadores saben bien qué es el kerning y, a menudo, lo utilizan cuando escriben textos. En términos simples, el kerning es responsable del espaciado (distancia) entre letras según su forma. Cambiar esta configuración puede reducir o expandir la misma palabra, oración o párrafo en comparación con el estado estándar. He visto cómo la gente empezó a borrar parte del texto o, a la inversa, a "verter agua" sólo para encajarlo en un determinado marco. El kerning resuelve estos problemas de una manera más sofisticada. Por supuesto, jugar duro con él daña la vista, pero las manipulaciones menores pueden ser apropiadas.

Cambiar el kerning será útil cuando se utilizan fuentes grandes, por ejemplo, al preparar las portadas de libros, artículos e informes.

Presione la combinación Ctrl + D para abrir el cuadro de diálogo "Fuente", vaya a la segunda pestaña "Avanzado". Aquí es donde puedes jugar con el kerning. Y un poco más sobre el tema. De paso, quiero presentarte un interesante juego de navegador en el que debes adivinar cuál es el mejor kerning para leer. ¡Disfrutar!

4. Aplicar texto oculto

¿Puede un documento de Word en blanco pesar decenas o cientos de megabytes? ¡Sí! Y para muchos, la mente se nubla. Las personas no ven una sola palabra frente a sus ojos, pero no pueden entender por qué el archivo es tan grande. ¿Virus malignos o piratas informáticos dañinos? No. Se trata de información oculta. Estos pueden ser gráficos, imágenes y texto.

Al igual que los caracteres no imprimibles, los datos ocultos no se muestran en la pantalla ni se imprimen, pero siguen siendo parte del documento.

Con texto oculto, puede:

• Ocultar información confidencial temporalmente.
• Deje comentarios o proporcione respuestas a preguntas que no deben mezclarse con el texto principal.
• Imprima varias versiones del mismo documento, ocultando alternativamente diferentes partes del mismo. En este caso, ¡no tiene que meterse con varias copias del archivo!

Seleccione parte o todo el texto, presione Ctrl + D y coloque una marca de verificación delante de la opción "Oculto". El fragmento desaparece y está disponible para su visualización solo en la visualización de caracteres no imprimibles. Para mayor claridad, los datos ocultos están subrayados con una línea de puntos negros.

5. Utilice la función "Inspector de documentos" antes de guardar

¿Old Word no puede abrir el archivo o se muestra incorrectamente? ¡Familiar para todos y para todos! Este tipo de problemas a mi alrededor ocurren con una regularidad aterradora, porque muchas organizaciones y personas todavía trabajan en Office 2003. Por lo tanto, antes de enviar y / o guardar un documento, vale la pena verificar su compatibilidad con versiones anteriores de Word. El "Inspector de documentos" es responsable de esto.

También sabe cómo ejecutar una verificación de legibilidad para personas con discapacidades y, lo que es más importante, encontrar propiedades y datos ocultos en un documento.

Por ejemplo, la función detecta la presencia de macros, documentos incrustados, contenido invisible y otros elementos de archivo potencialmente problemáticos.

6. Editar PDF

La abundancia de opciones no siempre es beneficiosa. Trabajar con PDF es un excelente ejemplo de esto. A veces, las personas ya se pierden al elegir la herramienta con la que quieren procesar el archivo PDF. Aquí está el clásico Adobe Reader, y el Foxit Reader alternativo, y cualquier navegador más o menos moderno, y muchos más servicios en línea. Sin embargo, uno de los métodos más exitosos se encuentra en la superficie: este es el héroe de nuestro artículo.

Word 2013 no solo se abre, sino que también permite editar el contenido de un documento PDF.

El editor convierte texto, tablas, listas, gráficos y otros elementos en un archivo DOCX, conservando el formato del original con la mayor precisión posible. Cabe señalar que resulta muy, muy digno. También puede agregar archivos PDF a un documento de Word como un objeto incrustable. En este caso, solo se mostrará la primera página del PDF o el icono de enlace del archivo.

7. Insertar video

No es ningún secreto que la visualización prolongada de texto sin formato reduce rápidamente la atención y conduce a una pérdida de interés en el lector. Por eso, casi todos los estudiantes, oradores y oficinistas diluyen las líneas con diagramas, tablas, gráficos y otros trucos visuales. Sin embargo, solo unos pocos están adoptando una herramienta mucho más poderosa: el video.

Word puede incrustar videos de búsqueda de Bing en un documento, agregar videos de YouTube e incrustar códigos de varios sitios web.

Y no se preocupe por el tamaño del archivo final. El documento no guarda el video en sí, sino que solo crea su enlace de forma visual. Por supuesto, se requiere una conexión a Internet para ver.

8. Trabajar juntos en el documento y comentar las modificaciones

¿Recuerda las palabras del clásico: "Lo que uno no hace, lo haremos juntos"? Son relevantes para este día. Pero no todo el mundo sabe cómo organizar correctamente el trabajo conjunto. Desafortunadamente, todavía es posible ver cómo una persona resalta un fragmento de texto con cualquier color, después de él, entre paréntesis, agrega su revisión u objeciones y devuelve el documento. En esos momentos, comienza una contracción nerviosa del párpado. La última edición de Word le permite anotar y editar cómodamente un archivo público. ¡Esto debería usarse!

Word 2013 permite responder a los comentarios de otras personas, lo que convierte al editor en una gran herramienta para la discusión en el trabajo en grupo.

Dedique unos minutos a explorar la pestaña Revisar, comparta sus nuevas habilidades con sus compañeros y sentirá la facilidad de trabajar juntos.

9. Simplifique su trabajo con tablas

Déjame adivinar, ¿sigues insertando filas y columnas de la tabla haciendo clic con el botón derecho y navegando hasta el elemento de menú correspondiente? ¡Es mucho más fácil!

Coloque el cursor justo arriba / abajo (izquierda / derecha) donde planea agregar una fila o columna. Word sugerirá rápidamente que se amplíe la tabla.

Por cierto, la última versión del editor tiene varias funciones nuevas para el diseño de tablas. Actualice sus conocimientos.

10. Combinar partes del documento en bloques

Para ser honesto, hay algunos empleados que están listos para pasar más de 100 páginas de un documento solo para matar el tiempo. Si desea navegar rápidamente por archivos grandes, debe dominar varios atajos de teclado para una navegación ultrarrápida o estructurar sus trabajos correctamente.

El uso de títulos de diferentes niveles le permite contraer elementos del documento en los que no está trabajando actualmente.

Coloque el cursor junto al encabezado y el programa le pedirá que contraiga el contenido del bloque. Por lo tanto, incluso las obras más enormes pueden caber en solo un par de páginas.

¿No encontraste nada interesante para ti? Por si acaso, lea el artículo de Lifehacker sobre 20 secretos de palabras para facilitar su trabajo. O da tu consejo en los comentarios.