50 consejos de oro para mejorar la productividad

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Aprenda a administrar su tiempo, trabajar de manera eficiente y descansar adecuadamente.

Planificación

1. Establezca metas correctamente

Para lograr un objetivo, primero debe formularlo correctamente. Utilice un sistema SMART: los objetivos deben ser específicos y medibles, realistas y alcanzables, significativos para usted y tener plazos claros.

2. Centrarse en el proceso

Establezca metas basadas en el proceso, no en el resultado. "Convertirse en bailarina" es una tarea que no tiene éxito. Es difícil abordarlo, porque no está claro por dónde empezar. Fíjese la meta de “inscribirse en un baile e ir a clases tres veces por semana”, será más efectivo. Al menos comprenderá si está listo para pasar años entrenando por el bien de sus sueños o no.

3. Usa la técnica GTD

GTD (Getting Things Done) es un sistema para el trabajo productivo del coach empresarial David Allen. Su principal objetivo es completar todos los casos disponibles y al mismo tiempo descargar el cerebro de la planificación sin fin. La esencia de la técnica es escribir absolutamente todas las tareas utilizando listas diferentes y actualizarlas constantemente. Por lo tanto, incluso las tareas más pequeñas y aparentemente sin importancia no lo dejarán atónito ni lo distraerán del trabajo. Y el progreso de su implementación siempre estará frente a sus ojos.

4. Comprenda la diferencia entre estar ocupado y ser eficiente

Puede que estés constantemente ocupado, pero eso no significa que seas productivo. Considere cuán útiles son sus acciones, cómo se relacionan con su trabajo y si hay tareas en su plan que no lo acercan a su objetivo. Si los hay, excluirlos.

5. Utilice calendarios en lugar de listas de tareas pendientes

Programar las cosas correctamente en su calendario lo ayudará a distinguir la intención de hacer algo del compromiso de comenzar una tarea específica en un momento determinado. Hace que sea más fácil distribuir cosas durante una semana y un mes y encontrar rápidamente tiempo libre para cambiar algo en su horario.

6. Olvídate de la multitarea

Puede hacer varias cosas al mismo tiempo, pero es poco probable que obtenga buenos resultados. Numerosos estudios han demostrado que la multitarea reduce la eficiencia del trabajo. Solo obtienes una sensación de satisfacción, que no dura mucho y es reemplazada por el agotamiento. Adquiera el hábito de realizar tareas secuencialmente y su eficiencia solo aumentará.

7. Priorizar

La matriz del 34 ° Presidente de Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, ayudará a asignar correctamente las tareas según su prioridad. Todas las tareas solo deben dividirse en cuatro grupos:

1. Importante y urgente.
2. Importante y no urgente.
3. Sin importancia y urgente.
4. Sin importancia y sin urgencia.

De modo que verá lo que debe solucionarse de inmediato, lo que debe transmitir a los demás y lo que no es necesario hacer en absoluto.

8. Reducir la lista de responsabilidades importantes a tres

No intente llenar el horario de su día solo con tareas difíciles, no está lejos del agotamiento o el agotamiento profesional. Y no es necesario hablar de productividad. Realice no más de tres tareas esenciales al día, alterne con otras simples y encuentre tiempo para descansar.

9. Fíjese fechas límite

Si está acostumbrado a posponer las cosas importantes para más tarde y luego hacer todo con prisa, establezca sus propios plazos personales. Por ejemplo, su jefe le pide que envíe dos informes grandes el viernes; configure uno para el miércoles.

10. Dedique una hora al día a cosas que no sean urgentes

Atascarse en la rutina de las tareas urgentes diarias y posponer interminablemente otras tareas importantes y no urgentes es muy fácil. Pero nunca puedes llegar a ellos de esa manera. No espere tener un día más libre algún día. Si quieres terminar de leer un libro, tómate un tiempo para leerlo todos los días. Si sueña con convertirse en un artista famoso, practique el dibujo a diario.

Motivación

11. No tenga miedo de cometer errores

El miedo a hacer algo con poca frecuencia hace que te quedes quieto y no hagas nada en absoluto. Aprenda a percibir los errores como un impulso para el desarrollo. Cuando fracase, piense por qué falló y cierre la brecha en sus conocimientos y habilidades. Con el tiempo, incluso se sentirá agradecido por sus errores.

12. Pide criticarte

No se juzgue a sí mismo con dureza, invite a alguien a evaluar objetivamente su trabajo. Pídale comentarios a su jefe. Por un deseo sincero de ver sus errores y mejorar su desempeño, no será reprendido. Bueno, los elogios te ayudarán a inspirarte y seguir avanzando.

13. Mejora tus habilidades

Es imposible seguir siendo productivo durante mucho tiempo sin un aprendizaje y una autoeducación constantes. Tarde o temprano te aburrirás o llegarás al techo en tu profesión. Por lo tanto, esfuércese por aprender cosas nuevas todo el tiempo: asuma tareas inusuales y no renuncie a proyectos interesantes.

14. Evite los quejumbrosos, pesimistas y alarmistas

Las personas tienden a volverse adictas a las emociones de los demás. Si alguien en su entorno repite constantemente lo mal que está todo, un día la depresión se apoderará de usted. El pánico de un colega, cuyos plazos se agotan cada semana, definitivamente se extenderá a usted. Por lo tanto, vete, deja de comunicarte y rompe la relación, no dejes que tu estado de ánimo se estropee.

15. Rodéate de gente inteligente

El círculo social afecta nuestro desarrollo. Rodéate de mentores y personas interesantes; deja que te motiven e inspiren constantemente, lo que te obligará a esforzarte por alcanzar su nivel. Asiste a seminarios y conferencias especializados, únete a comunidades profesionales y haz nuevas amistades.

16. No sigas los éxitos de otras personas

Demasiada obsesión por los logros de los demás solo nos obstaculiza. Deja de estar celoso de un amigo que abrió tu propio negocio o de un compañero de clase que gana con éxito en su pasatiempo. Desconéctese de espiar la vida de los demás y continúe logrando su objetivo.

17. Obtenga ayuda

No espere hacer un gran trabajo solo. Si necesitas ayuda, pídela. Asumir una tarea difícil y llevarla a cabo usted mismo no es motivo de orgullo, sino más bien estupidez. Comprenda que está trabajando para obtener un resultado y, por ello, no descuide la experiencia y los consejos de los demás.

18. Cree su propio método de productividad

No siga ciegamente todas las técnicas de administración del tiempo, consejos de relajación y consejos para ahorrar tiempo. Analiza lo que realmente te está ayudando y descarta lo que no te está haciendo ningún bien. Su objetivo es ser eficaz, no romper el récord de las herramientas de productividad más utilizadas.

Concentración

19. Libera tu cerebro de los problemas cotidianos

Arma un armario de cápsulas para que no pienses en qué ponerte en la oficina por la mañana. Establezca un horario para la limpieza y las tareas del hogar. Vaya de compras los fines de semana y cree un menú para la semana. Cuando todas las tareas del hogar están resueltas y planificadas, usted se concentra en el trabajo.

20. Encuentra tu actividad máxima

Alguien aconseja hacer tareas complejas al comienzo de la jornada laboral y dejar pequeñas tareas para la noche. Pero este método no es adecuado para búhos o aquellos que necesitan acelerar. Por lo tanto, determine los períodos en los que puede trabajar de manera más eficiente y programe las tareas que consumen mucho tiempo durante este tiempo. Para identificarlos, basta con anotar el nivel de concentración durante el día durante varias semanas. O use una calculadora de productividad dedicada.

21. No pospongas las cosas que te ponen nervioso

Ya sea que esté preocupado por una llamada importante o tenga miedo de aclarar algo con su jefe, no se demore. Resuelva tareas aterradoras de inmediato, incluso si pensar en ellas lo preocupa. Porque son estos pensamientos los que distraen del trabajo y reducen la concentración. Cuanto más rápido lo hagas, más rápido te calmarás.

22. Tomar notas a mano

Las ideas interesantes que visitan accidentalmente la cabeza tienden a olvidarse de inmediato. A veces nos perdemos en nuestros pensamientos al abrir la aplicación de grabación en nuestro teléfono inteligente. Y a veces nos distraemos con otra cosa: mensajes, noticias y redes sociales. Por lo tanto, escríbalo en papel; las notas escritas a mano también le ayudarán a recordar mejor la información. Compre un pequeño cuaderno de bocetos en el que pueda apuntar rápidamente algunas palabras o un bloque de pegatinas y téngalos a mano.

23. Establecer recordatorios

La necesidad de hacer algo en un momento determinado crea una ansiedad interior que distrae del trabajo principal. Además, es posible que ni siquiera se sienta el miedo subconsciente de olvidarse de algún asunto. Por lo tanto, establezca recordatorios sonoros de cosas vinculadas a un momento específico. Esto te liberará de las constantes miradas al reloj y del nerviosismo innecesario.

24. Mantenga ordenado su lugar de trabajo

Todos los días, cuando termine el trabajo, ponga las cosas en orden sobre la mesa: clasifique las notas, coloque los documentos, lave la taza. Por cierto, el escritorio de la computadora también cuenta. Cierre todas las pestañas innecesarias, elimine los archivos temporales.

25. Cuidado con la iluminación

Los científicos han demostrado que la iluminación tiene un efecto profundo en nuestra productividad. La luz de la oficina debe estar lo más cerca posible de la luz natural del día, ni cálida ni demasiado fría. El valor óptimo es de 4.500-5.000 K. Al final de la jornada laboral, puede cambiar a una luz cálida para relajarse y prepararse para el descanso.

Ejecutando tareas

26. Corre sprints

Probablemente hayas oído hablar de la técnica Pomodoro: organizar el trabajo en segmentos de 25 minutos con descansos de 5 minutos. Puede que este período de tiempo no le convenga, pero lo principal está en su esencia. Designe para sí mismo períodos cortos de concentración total, de 20 minutos a una hora, en los que no se distraiga con nada en absoluto, y tome descansos en el medio.

Usar aplicaciones:

27. No se apresure a realizar nuevas asignaciones

No deje su negocio sin terminar debido a una tarea repentina o la solicitud de alguien. Por supuesto, es importante establecer prioridades: si una nueva tarea es más importante y debe realizarse lo antes posible, tómese una distracción y sacrifique la actualidad. Si no, posponga. Incluso si te preguntan mucho.

28. Visualiza

La visualización le ayudará a ahorrar tiempo, memorizar mejor la información, comprender un tema nuevo y tomar una decisión informada. Utilice diferentes técnicas: etiquete las tareas por categoría, dibuje gráficos, tablas y mapas mentales.

29. Deja las tareas sin terminar

Tómese su tiempo para completar tareas grandes y complejas a la vez. Confíe en el efecto Zeigarnik. Su esencia es que el cerebro recuerda mejor las acciones inconclusas y subconscientemente sigue pensando en ellas. Si le aterroriza una tarea difícil, comience y posponga; mientras hace otras cosas, pueden surgir muchas ideas interesantes a la mente.

30. Empiece poco a poco

Si no puede comenzar con una tarea, reserve solo 10 minutos para ella. Lo más probable es que te involucres y sigas trabajando. Bueno, si no, al menos empieza. Y al mismo tiempo, compruebe usted mismo la eficacia del punto anterior.

Ahorrar tiempo

31. Descubra dónde pasa su tiempo

Prueba un experimento: intenta anotar absolutamente todo durante una semana, incluso los casos más pequeños y la cantidad de tiempo dedicado a cada uno de ellos. Finalmente, analice la lista resultante.

32. Rechazar llamadas

Trate de hablar menos por teléfono. Realizar una llamada requiere más tiempo que escribir y leer un mensaje. Además, no todo el mundo viene a la mente para advertir sobre él, lo que significa que puede distraerse del trabajo de repente y en el momento equivocado. Si aún necesita hacer una llamada importante, prográmela y agréguela a su lista de tareas para que pueda asignar tiempo claramente para otras tareas.

33. Deshabilitar alertas

Desactive las notificaciones de aplicaciones, mensajería, redes sociales y correo. No ocupan mucho tiempo, pero distraen mucho y pueden arrastrarlo a un viaje por Internet. Si no puede deshacerse de la tentación de revisar sus mensajes, deje notificaciones sobre ellos solo de contactos importantes.

34. Revise su correo electrónico por la tarde

Elimine la revisión del correo electrónico de la mañana para no distraerse de las tareas ya programadas y no adaptarse a la rutina diaria de otra persona. Si está acostumbrado a responder de inmediato y no puede resistirse a enviar mensajes de texto, la conversación puede prolongarse durante todo el día. No mantenga abierta la pestaña de su navegador, use plantillas para responder rápidamente a los mensajes.

35. Limpia tu bandeja de entrada

Esfuércese por asegurarse de que solo los importantes permanezcan entre los mensajes no leídos. Elimine el spam innecesario de inmediato y cree un buzón de correo separado para el correo personal y las suscripciones interesantes. Para que no tenga que mirar el correo durante mucho tiempo y buscar entre todas las cartas que realmente se necesitan.

36. Aprenda a mecanografiar

Cuando se trabaja en una computadora, la mecanografía táctil es un importante ahorro de tiempo. La habilidad se puede aprender utilizando servicios en línea,,. Lo principal es dedicar tiempo a esta actividad todos los días.

37. Usa teclas de acceso rápido

Las teclas de acceso rápido están diseñadas para un trabajo rápido. Recuerde sus combinaciones, simplifican enormemente el uso de una computadora y programas individuales.

38. Guarde los archivos directamente en la carpeta deseada

Al descargar o crear un documento, inmediatamente asígnele un nombre y envíelo a la carpeta deseada. Puede que no tenga tiempo, pero al final es mucho más rápido y fácil que luego verificar y ordenar todas las descargas en su computadora o rastrillar archivos en el almacenamiento en la nube.

39. No pongas excusas

Simplemente no pierdas tu tiempo en eso. Poner excusas es improductivo, poco profesional y molesto. Es mejor admitir firmemente su error y comenzar a corregirlo de inmediato.

Recreación

40. Siga una dieta informativa

Los enormes flujos de información cargan el sistema nervioso e interfieren con la relajación. Según las estadísticas, cada persona pasa alrededor de 2, 7 horas al día solo en la televisión. Agregue a esto Internet y las redes sociales. Los sitios, canales y comunidades de noticias compiten sin descanso por nuestra atención, a menudo hablando de lo mismo. Por lo tanto, no es necesario que dediques tiempo a verlos; aún así conocerás noticias importantes.

41. Tómese descansos largos

Si tiene una tarea difícil que requiere mucha concentración, desconéctese del trabajo durante al menos media hora. Levántese de su escritorio y realice alguna actividad física.

42. Escuchar música

Las investigaciones muestran que la música aumenta la productividad, la creatividad y el estado de ánimo en general. Si le resulta difícil concentrarse con ella, escuche a sus artistas favoritos en el medio.

43. Salga más a menudo

Preferiblemente durante la jornada laboral. El aire viciado en la oficina reduce la productividad, provoca dolores de cabeza y estrés. Los científicos incluso han acuñado el término síndrome del edificio enfermo, una condición en la que las personas experimentan síntomas dolorosos debido a la mala ventilación, iluminación y calefacción de los edificios. Y aunque su oficina puede estar saludable, a su cuerpo aún le gustará más el aire fresco.

44. Planifique su noche y fin de semana con anticipación

Decida de antemano cómo pasará sus vacaciones e intente llenarlo con sus cosas favoritas. Acostarse sin rumbo fijo en el sofá solo conducirá a una fatiga aún mayor, y anticipará un fin de semana interesante y funcionará mejor.

45. No pienses en el trabajo un día a la semana

Prométete no tocar tu trabajo en el día libre ni pensar en ello en absoluto. Incluso si tiene una reunión importante o un asunto pendiente. Recuerda que también tienes otra vida: dedícale este día por completo.

46. Tómate un descanso

Si va a trabajar con regularidad, no se tome un tiempo libre para asuntos familiares todas las semanas, y rara vez se ausenta por enfermedad, tómese un día libre así. Pase un día más en casa después de completar un proyecto importante o antes de una presentación. Permítase reiniciar sin esperar el fin de semana.

Salud

47. Vive en un horario

No tome la rutina diaria como un marco estricto en el que debe conducir. Solo establezca una hora para acostarse, despertarse y comer. Y trata de seguirlo todos los días. Siempre te sentirás activo, no sufrirás somnolencia ni ataques repentinos de hambre que interfieran con la concentración.

48. No uses alcohol como una forma de relajarte

Evite beber antes de acostarse, incluso si le resulta difícil relajarse después de un duro día de trabajo. El alcohol realmente puede ayudarlo a conciliar el sueño, pero después de unas horas comenzará a actuar de manera negativa, y esto está plagado de despertares frecuentes por la mañana, somnolencia durante el día y pérdida de concentración.

49. Come más a menudo

Un almuerzo abundante sobrecarga el cuerpo: pone toda su fuerza en digerir los alimentos, por lo que se vuelve difícil concentrarse en completar las tareas. Si siente sueño después de la cena, divida su porción habitual en dos comidas.

En lugar de comidas pesadas, incluya alimentos que mejoren el enfoque y la concentración en su dieta: verduras, hierbas, pescado graso, nueces y chocolate amargo. Y no se apoye en el café: en grandes cantidades no vigoriza, sino que produce el efecto contrario.

50. Practica deportes

El ejercicio no solo mejora la salud, sino que también mejora la atención, la concentración y la velocidad del cerebro. También aumentan la autoestima y los hacen más resistentes a situaciones estresantes. Esta es una gran ventaja para la productividad, así que haga al menos algo de ejercicio.

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