7 errores en la lista de tareas pendientes que dificultan su productividad

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Según los expertos, estas actividades deben evitarse para aprovechar al máximo la lista de tareas pendientes.

1. Haz una lista por la mañana

Parece natural escribir planes para el día a primera hora de la mañana. Sin embargo, ya es demasiado tarde. Eso dice Eileen Roth, autora de Organization for Dummies. “Si haces una lista de tareas por la mañana, ya las 8:00 tienes una cita en el otro lado de la ciudad, es poco probable que tengas tiempo para ello”, dice.

Haga una lista al final del día. Esto le permitirá dejar atrás sus asuntos laborales y descansar en paz. “Vas a casa del trabajo y ya no piensas en la lista de cosas por hacer, porque ya la has elaborado y sabes lo que tendrás que hacer mañana. Tu mente finalmente puede descansar”, dice Eileen.

2. Demasiadas tareas para enumerar

Si su lista de tareas puede tardar semanas o meses en completarse, se está preparando para el fracaso por adelantado. Esto te hará sentir abrumado.

Según Kyra Bobinet, autora de Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology y Design Thinking para una vida consciente, saludable y significativa, tres tareas son el número ideal para una lista. “Nuestro cerebro percibe información que se agrupa en tres partes”, dice. "Empiece por hacer una lista de las tres cosas más importantes".

La mayoría de las personas ni siquiera se dan cuenta de las pocas horas verdaderamente productivas que hay en un día.

“Nuestra fortaleza mental es un recurso mucho más limitado que el tiempo. Solo tenemos de 3 a 6 horas al día en las que podemos trabajar duro”, dice Christina Willner, creadora de la lista de tareas pendientes Amazing Marvin, aplicaciones de productividad.

Además, muchos no se dan cuenta de cuánto tiempo puede llevar completar determinadas tareas. Esta es la razón por la que las listas de tareas pendientes demasiado largas son ineficaces. Vilner aconseja anotar el tiempo estimado para completarlo junto a cada tarea. Realice un seguimiento de este tiempo para realizar cálculos más precisos en el futuro.

3. Incluya sueños o metas muy grandes en su lista de tareas pendientes

Los objetivos ambiciosos, como escribir un libro o escalar el Monte Everest, no deberían estar en su lista de tareas pendientes. En su lugar, colóquelos en una lista de deseos separada.

La lista de tareas debe contener planes claros.

Si necesita terminar un proyecto grande, debe dividirlo en varias tareas pequeñas y alcanzables y solo entonces escribirlas en la lista. Así lo aconseja Paula Rizzo, autora de Pensamiento en listas: cómo utilizar listas para ser más productivo, exitoso y menos ansioso.

Mirar una lista extensa de todos sus objetivos lo hará sentirse abrumado. Además, no estará satisfecho con el hecho de que no puede completar todos los planes escritos. De hecho, algunos de ellos requieren bastante tiempo y esfuerzo.

4. Evalúe cada tarea por igual

La entrenadora de productividad Nancy Gaines sostiene que la lista de tareas debe ser una lista de prioridades. “Traiga solo aquellas cosas que hagan avanzar su carrera o negocio”, dice Gaines. - Si esto no es una prioridad, entonces no debería estar en la lista. Solo te distraerá.

Ella recomienda seguir el sistema “3-3-3” al hacer la lista: Tache las tres tareas menos importantes de la lista, delegue tres tareas que no valgan su tiempo y complete las tres tareas principales.

5. Establezca metas vagas

Si las tareas de la lista están formuladas de manera vaga, en el futuro tendrá que pensar en cómo realizarlas e incluso recordar lo que significan. Por lo tanto, se debe prestar la debida atención a la elaboración de la lista.

“Dedique un poco más de tiempo a planificar y haga su lista de tareas lo más específica posible”, aconseja Maura Thomas, autora de Secrets of Personal Productivity. Por ejemplo, en lugar de escribir un "informe de gastos", escriba "introduzca datos en una hoja de cálculo".

Evite palabras vagas como "planificar", "implementar" o "desarrollar". "Si tiene poco tiempo y busca la palabra" desarrollar "en la lista, probablemente querrá saltarse este punto", dice Mora. "Guarde esas palabras para su gran lista de proyectos".

6. Utilice la misma lista hasta completar todas las tareas

“El problema es que cada día trae algo nuevo. Por lo tanto, lo que ha estado haciendo hoy no necesariamente tendrá que hacerlo mañana. Y sus planes para el mañana pueden cambiar incluso antes de que termine este”, dice Eileen Roth. Por lo tanto, debe crear una nueva lista de tareas pendientes todos los días.

7. No ates la lista a tu calendario

Si la lista y el calendario no están vinculados entre sí y contienen tareas diferentes, difícilmente podrá completarlas todas. “En este caso, no tendrá tiempo para completar las tareas de la lista. A menos que tenga que sacrificar el sueño, los fines de semana, las vacaciones o el tiempo que le gustaría pasar con su familia”, advierte Katie Mazzocco, autora de Productividad revolucionaria: Cómo maximizar el tiempo, el impacto y los ingresos al administrar una pequeña empresa.

Trate de reservar siempre tiempo en su calendario para completar las tareas de la lista.