6 formas de finalizar una reunión lo antes posible y obtener resultados

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Necesita saber cómo organizar reuniones bien y de manera eficiente. Esto no es tan fácil como podría parecer a primera vista. Pero si aprende a establecer el momento adecuado, a utilizar el entorno y a establecer objetivos con claridad, podrá realizar reuniones de forma rápida y eficaz.

Asegúrate de que el objetivo sea claro

En lugar de decir: "Reunamos a toda la oficina a las 11 am", pregúntese: "¿Qué queremos lograr?".

Es absolutamente necesario que sepa por qué está organizando esta reunión:

• generar una idea;
• tomar una decisión;
• para completar un trato;
• para responder preguntas sobre los próximos cambios.

Quizás te convenga:

• escuchar las quejas de los empleados (¿debería hacerse en un formato de reunión de grupo?);
• volver a discutir lo que ya se ha decidido;
• hacer algo que se pueda discutir o resolver por teléfono o correo electrónico.

No tengas grandes reuniones

Utilice la gran "regla de las dos pizzas" y no invite a demasiadas personas a la reunión. Es necesario crear un equipo, cada persona en la que esté en su lugar. Por lo tanto, la reunión debe contar con la mayor cantidad de personas que pueda alimentar a dos pizzas.

El punto no es solo alimentar a todos los que asistieron a la reunión. Grandes grupos de personas no pueden tomar decisiones de manera eficaz. Incluso hay un concepto. Ocurre en grandes grupos de personas, cuando los individuos no pueden expresar su propia opinión por temor a la condena de colegas y líderes. Los grupos pequeños son más convenientes desde este punto de vista. Por tanto, son más eficaces.

Primero el tiempo, luego el temporizador

Los que llegan tarde son muy molestos y distraen. Enséñeles a llegar a tiempo.

Si no valoran su tiempo, tampoco valorarán el tiempo de los demás.

Haga esto de la siguiente manera.

Establezca una hora de reunión para, digamos, 08:48. Sorprendentemente, este movimiento funcionará y la gente comenzará a llegar a tiempo. En cuanto a los que llegan tarde, es necesario enseñarles a pagar por ello. Y no dinero. Dejemos, por ejemplo, cantar. Las sanciones como estas funcionan mucho mejor que las sanciones monetarias. Dentro de un mes olvidarás cómo suena el canto de tus subordinados.

Y, por supuesto, entrénate para configurar un temporizador. Para cada ponente, en su caso, y para toda la reunión en general. De esta forma la reunión no se prolongará y sabrá lo que ha gastado cada minuto.

Las sillas deben estar bien

La forma en que las personas se sientan en la sala también es de gran importancia:

• sentarse en círculo es útil para la cooperación, la discusión, la toma de decisiones en general;
• sentarse en filas es útil si necesita estimular la competencia y el deseo de competir con colegas.

Si necesita tener una reunión rápida y altamente productiva, saque todas las sillas de la sala. Numerosos estudios muestran que cuanto más tiempo estamos de pie, más nerviosos nos ponemos. Quiero tomarlo de inmediato y tomar una decisión lo antes posible. Además, estar de pie por un tiempo puede ser bueno para la salud.

Quitar computadoras portátiles y teléfonos

De lo contrario, estará constantemente distraído. Tanto usted como sus compañeros de trabajo deben hacer lo que hayan planeado y finalizar la reunión lo antes posible. Así que deja de mirar la pantalla de tu teléfono inteligente. En su lugar, saque un bolígrafo y una hoja de papel. La información es mucho más fácil de recordar.

La agenda no fue creada "para mostrar"

Realmente tienes que trabajar en ello. La mayoría de las reuniones son improductivas porque la agenda se discute sin cesar. Intente formular la agenda en forma de pregunta en lugar de plantear el problema.

No "discutir el contenido del video", sino "¿cuándo estará listo el contenido del video?"

Cuando se hace una pregunta, automáticamente comienzan a buscar una respuesta. Así es como funciona.