Cómo ser productivo en espacios abiertos

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Un pirata informático descubrió cómo detener las batallas de la oficina cuando para algunos está mal ventilado, mientras que otros están soplando, minimizan el ruido y convierten el espacio abierto en un lugar agradable en el que trabajar con eficacia.

Por qué el espacio abierto es malo

Las oficinas de espacio abierto se conocen desde los días de los ingenieros de Henry Ford y siguen siendo uno de los tipos de planificación más populares. Numerosos estudios demuestran que este formato ha dejado de ser útil: la eficiencia del trabajo es menor que en las oficinas tipo armario, y los empleados se cansan más rápido y lo hacen peor.

Los principales problemas con los espacios abiertos:

1. El ruido que hacen las personas y la maquinaria.
2. El riesgo de propagar la infección si uno de los compañeros "responsables" llega a la oficina enfermo.
3. No alcanzar el estado de flujo de trabajo debido a frecuentes interrupciones y reuniones.

Si trabaja mejor por la mañana o por la noche, cuando la mayoría de sus compañeros no están en el trabajo, y en dos horas hace lo que no hizo en las otras seis, eche un vistazo más de cerca a nuestras recomendaciones.

Saliendo de la oficina

Horas de trabajo flexibles

Si el formato de su trabajo lo permite, utilice un horario flexible. Es mejor y más conveniente para algunos trabajar por la mañana, cuando la mayoría de sus colegas aún no están en el trabajo, mientras que otros se despiertan al final de la tarde.

Sigue tus biorritmos.

Puede ser difícil llegar a un acuerdo sobre ese horario con sus superiores, pero al menos vale la pena intentarlo. Si la tarea se completa, ¿qué diferencia hace en qué período de tiempo?

La práctica de la editorial donde trabajé ha demostrado la efectividad de este enfoque. Solo los empleados que estaban vinculados al servicio al cliente y los vendedores tenían un comienzo y un final claros de la jornada laboral. Los departamentos editorial, de promoción y otros comenzaron a trabajar formalmente a las 10:00, pero incluso dentro de un departamento había distinciones para búhos y alondras.

Transición a remoto parcial

La experiencia de 37Signals, una empresa que se compone casi en su totalidad de empleados remotos, ha demostrado que es importante que las personas trabajen de manera eficaz para cruzar más de cuatro horas al día en línea. Durante las otras cuatro horas, la gente trabajó en su propio horario.

Esto permitió a la compañía con sede en EE. UU. Reunir en su equipo a programadores de Hong Kong, Rusia, Dinamarca, Suecia y varias ciudades de EE. UU. Puede leer más sobre esto en el libro “Remote. La oficina es opcional”, escribieron los propietarios de la empresa Jason Fried y David Hensson.

No le sugerimos que salga de la oficina y se cambie por completo al trabajo a distancia, ya que ese horario será muy difícil de coordinar con su jefe.

Pero, por ejemplo, antes de la entrega de un proyecto o antes de algún plazo responsable, es muy posible acordar un par de días de trabajo desde casa para poder concentrarse al máximo en la tarea en cuestión.

Si la presencia en la oficina sigue siendo necesaria

Negociamos con compañeros

Una de las cosas más molestas son las conversaciones no comerciales, que son escuchadas por todos los colegas que están cerca. Lleve las discusiones a una sala de conferencias o cocina.

La cita de reuniones y discusión de otros momentos de trabajo, información sobre la cual concierne solo a una parte de las personas, se transfiere al correo electrónico, Skype, Telegram o cualquier otro mensajero conveniente para la mayoría de los empleados.

En las oficinas que tienen un horario de trabajo flexible, todavía hay un comienzo prescrito de la jornada laboral. Acuerda que pasadas las 9 am, todos los que ingresaron después no saludarán a toda la sala y no distraerán a los compañeros que ya trabajan.

Establezca como regla cambiar su teléfono al modo silencioso y salir de la habitación cuando reciba una llamada.

No vengas a trabajar enfermo y así no pongas en riesgo a tus compañeros.

Los científicos daneses llevaron a cabo un estudio de 2.403 empleados que trabajaban en diferentes tipos de oficinas y llegaron a la conclusión de que las personas que trabajan en espacios abiertos se enferman un 62% más a menudo que los empleados que tienen una cuenta personal.

Establezca un horario para la transmisión, entonces evitará la insatisfacción que golpea a alguien nuevamente. Salir al pasillo y estirarse durante 10 minutos es bueno tanto para la vista como para la productividad.

Si estas reglas se detallan en las políticas de la empresa y en las descripciones de puestos, nadie se ofenderá cuando se las recuerde con tacto.

Comprar auriculares con cancelación de ruido

Deshágase del zumbido intrusivo con los auriculares con cancelación de ruido. Es de dos tipos: activo y pasivo.

La cancelación pasiva de ruido se logra bloqueando los sonidos externos con almohadillas o tapones densos para los oídos. Y aquí, al elegir una receta única, no hay. Es necesario medir muchos pares para elegir lo que será cómodo específicamente para usted y le gustará el sonido.

Los auriculares con cancelación activa de ruido son más efectivos para amortiguar los sonidos extraños, pero también son mucho más caros. Su principio de funcionamiento se basa en el hecho de que se instala un micrófono adicional en los auriculares, que capta los ruidos externos y los reproduce en antifase.

El zumbido rítmico de las computadoras, la ventilación y las impresoras desaparecerá por completo tan pronto como se ponga los auriculares. Para dejar de oír y conversaciones, bastará con poner la música adecuada.

Para algunas personas, el uso de auriculares con cancelación activa de ruido puede causar mareos o dolor de cabeza. Y el punto aquí no está en la calidad del rendimiento de los auriculares en sí, sino en las características anatómicas de una persona en particular y su aparato vestibular.

Para no desperdiciar su dinero, pida a sus amigos que tengan estos auriculares que los tomen prestados por un par de días, o pregunte en la tienda sobre las opciones de devolución antes de comprarlos si los auriculares no funcionan para usted.

De acuerdo con la Ley de Protección al Consumidor y el artículo 502 del Código Civil, puede devolver un producto de buena calidad a la tienda dentro de los 14 días posteriores a la fecha de compra. Pero la tienda puede insistir en que estos auriculares son artículos técnicamente complejos que no se pueden devolver ni cambiar.

Estamos comprometidos en la reurbanización

Mire críticamente el diseño del lugar en el que está trabajando. ¿Tiene un espacio dedicado para la cocina y qué es: una habitación separada, una valla o una mesa en el medio de la habitación con una tetera y una cafetera?

La cafetera y otros electrodomésticos ruidosos deben aislarse tanto como sea posible de la habitación principal. Si hay una cerca separada, intente negociar cómo llevarla al techo y separar la cocina del área común con una puerta.

Las impresoras y refrigeradores deben ubicarse lo más lejos posible de los lugares de trabajo.

La oficina debe dividirse en áreas ruidosas y tranquilas. Reunir a los especialistas en marketing y a los programadores es una mala idea para ambos departamentos.

Organice su lugar de trabajo de tal manera que le resulte agradable estar allí, porque pasamos la mayor parte del día en el trabajo. Un lugar de trabajo cómodo es un equilibrio entre la apertura y el espacio personal. Puede cercarse de sus colegas con flores, una partición o un casillero sin salir del espacio común.

Ahorramos tiempo

El peligro del espacio abierto es que todos los empleados están casi a distancia. Entonces, la ventaja de tal diseño se convierte en una maldición, porque estás constantemente distraído. Al mismo tiempo, lo que puede ser una tarea urgente e importante para su colega resulta no ser urgente ni importante para usted.

Al hacer citas, adhiérase a la regla de destacar a los participantes obligatorios y opcionales, al final de la reunión de planificación, envíe a todos un protocolo con las decisiones finales y los plazos para completar las tareas.

Reserva un tiempo que solo será tuyo para completar tus tareas, cuando ninguno de tus compañeros te distraiga con sus preguntas. Notifique a sus colegas con anticipación que se está preparando para una fecha límite importante para todo el equipo, así que pídales que no lo molesten en un día u hora determinados.

Trabajar en un espacio abierto es una serie de compromisos. Inicie los cambios con usted mismo y con su entorno inmediato, luego, gradualmente, el resto de sus colegas se pondrán al día con los nuevos estándares. Incluso si no es un gerente, sino un empleado común, puede mejorar la vida de su oficina. Basta con tomar una posición activa y promover sus ideas.