Que es GTD y como funciona

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Una pequeña guía para aquellos que han oído hablar de GTD, pero no tienen idea de cómo utilizar esta técnica que mejora la productividad.

¿Qué es GTD?

GTD (Getting Things Done) es un sistema de trabajo productivo y el libro del mismo nombre del entrenador de negocios David Allen. El objetivo principal es tener tiempo para hacer lo necesario, pero dedicar más tiempo a lo que te da placer.

Getting Things Done se traduce a menudo al ruso como "poner las cosas en orden", aunque sería más exacto "poner las cosas en el final". De acuerdo, es más importante no agrupar las tareas en listas, sino completarlas. Para hacer esto, necesita hacer listas, establecer prioridades y elaborar un cronograma.

¿Y por qué es necesario?

Si trabaja con los principios de GTD, le resultará más fácil gestionar sus asuntos. Después de todo, la principal ventaja de esta técnica es que la información sobre todas tus tareas se concentra en un solo lugar para que puedas pasar de un caso a otro sin dudarlo.

¿Cuál es la diferencia entre un GTD y una lista de tareas pendientes?

En la lista, generalmente registramos solo las tareas más importantes, y no escribimos las tareas menores menos significativas. Y en vano. Se desplazan en su cabeza, lo distraen de su trabajo y su eficiencia disminuye. Uno de los principios fundamentales de GTD es capturar absolutamente todo. Para que pueda descargar su cerebro y utilizar todos sus recursos para el trabajo.

¿Es este sistema exactamente el adecuado para mí?

GTD es relevante para personas de diferentes profesiones, edades y estatus social. David Allen, quien formuló los principios del sistema, impartió cursos para astronautas de la ISS, músicos de rock y ejecutivos de grandes empresas.

Como dijo David Allen en una entrevista con Lifehacker, un sistema puede ser igualmente eficaz o igualmente inútil tanto para un adolescente como para el director ejecutivo de una gran empresa. Necesitas tener cierta mentalidad, amar la sistematización y la planificación.

Bien, entonces, ¿qué necesitas hacer exactamente?

No hay reglas estrictas en el sistema GTD. Pero existen principios básicos de trabajo:

1. Recopile información y registre todo. Anote tareas, ideas, tareas repetitivas en un cuaderno o aplicación. En este caso, la lista debe estar siempre al alcance de la mano para que no pueda decir: "Agregaré esto más tarde". Incluso la cosa más pequeña e insignificante debe escribirse si no lo está haciendo en este momento.
2. Escribe explicaciones. No debe haber tareas como "Prepararse para las vacaciones". Divida los casos importantes en acciones específicas factibles (envíe tal y tal documento al centro de visas, compre una toalla y gafas de sol, descargue mapas en su teléfono). Con una lista regular de tareas pendientes, pasamos más tiempo descifrando que completando. Y sí, si puedes delegar, delega.
3. Priorizar. Para cada elemento de la lista, especifique una fecha específica y una fecha de vencimiento. Agregue recordatorios si es necesario. De hecho, esto funciona tanto con la lista como con el calendario. En esta etapa, debe estar seguro de que definitivamente no se olvidará de nada.
4. Actualice sus listas. Las listas de tareas pendientes rápidamente se vuelven obsoletas: algo pierde su relevancia, algo se traslada al futuro. El sistema debería funcionar para ti. Por eso, asegúrate de tener siempre una lista de acciones específicas para que puedas ponerte manos a la obra sin demora.
5. Tomar acción. Cuando todo esté organizado, podrás empezar a llevar a cabo tus planes. Elija un caso de la categoría que necesita, vea qué acciones específicas se requieren de usted y comience. De esta forma puedes implementar grandes proyectos.

¿Es necesario registrar todas las cosas en una lista?

No, es mejor componer varios, pero guárdelos en un solo lugar. Por ejemplo, mantenga algunas listas para cada proyecto de trabajo, listas de tareas pendientes, listas de tareas pendientes, listas de tareas pendientes, listas de ideas y posibles proyectos en el futuro, lo que pueda imaginar.

¿Hay herramientas especiales?

Desde aplicaciones y servicios web, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, cualquier cuaderno o archivo normal en Google Docs servirá. Si está acostumbrado a tomar notas en papel, puede usarlo.

Hay ventiladores del sistema de archivos. Se crea una carpeta compartida en el escritorio, se crean varias carpetas temáticas en ella y cada una contiene las listas correspondientes y los materiales necesarios.

En general, elija lo que le resulte más conveniente.

El requisito principal: la herramienta debe estar siempre a tu alcance para que puedas transferir la tarea de tu cabeza al papel o a una aplicación. Por ejemplo, cuando tu jefe se te acerca y te asigna una nueva tarea, y en este momento estás trabajando en otra cosa.

¿Cómo puede sacar más provecho de GTD?

Cualquier sistema de productividad no funcionará si se aplica a ciegas. Para sacarle el máximo partido, personalízala a tu gusto y todo saldrá bien.

Y sí, ningún sistema puede hacer todo por usted, así que no se deje llevar por las listas, no se olvide de actuar. GTD es una herramienta que te ayuda a deshacerte del estrés y no olvidar nada. Pero la forma en que use su tiempo depende de usted.

Necesitas intentar. ¿Qué más leer sobre este tema?

Por supuesto, los libros de David Allen: ayudan tanto a principiantes como a usuarios experimentados a sentir la filosofía de GTD, aplicarla en el trabajo y en la vida personal, aprender a usarla en la práctica.

• “Cómo poner las cosas en orden. El arte de la productividad sin estrés”.
• “Cómo mantener las cosas en orden. Principios de una vida plena y sin estrés”.
• “Cómo poner las cosas en orden rápidamente. 52 Principios de la eficiencia sin estrés”.

Y finalmente, para citar una declaración muy precisa de David Allen:

Tu mente está destinada a crear ideas, no a almacenarlas.

Así que use GTD, presente grandes ideas y asegúrese de darles vida.