Cómo utilizar Gmail de forma eficaz: 25 consejos

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2024-01-13 01:16

Incluso si trabaja con Google Mail todos los días, es probable que no conozca todas sus capacidades. Aquí hay 25 consejos para usar Gmail de manera efectiva que facilitarán muchas tareas y le ahorrarán tiempo.

1. Por dónde empezar

Cambiar el fondo

En lugar de ver el fondo blanco habitual de Gmail, condimente su bandeja de entrada con algo llamativo. Simplemente seleccione la sección "Temas" en la configuración en la esquina superior derecha para establecer un nuevo fondo de las opciones propuestas, o cargue su propia imagen.

Alternativamente, puede experimentar con la configuración de la interfaz. En el modo "Espacioso" tendrá mucho espacio libre, y "Compacto" es bueno cuando necesita colocar tantos mensajes en la pantalla como sea posible.

Agregar amigos (y mensajes)

Para agregar sus contactos y mensajes antiguos al sistema (no importa si está usando Gmail por primera vez o si crea una cuenta adicional), vaya a "Configuración" → "Cuentas e importación" y seleccione el enlace "Importar correo y contactos ". Esto le permitirá agregar sus datos desde otros buzones de correo.

Hacer que Gmail se parezca a Outlook

En Configuración → Laboratorio, habilite la función Panel de vista previa para ver el texto completo de los mensajes a la derecha, al igual que en Outlook. El hábito es una segunda naturaleza, por lo que si ha trabajado con el correo electrónico corporativo toda su vida y ahora está tratando de sentirse cómodo con Gmail, Viewport le facilitará la transición.

Una vez habilitado, verá diferentes opciones de visualización en el menú desplegable a la izquierda de la configuración.

Enfócate en lo esencial

Gmail puede decidir qué mensajes son más importantes para usted. Inteligente, ¿eh? En Configuración → Bandeja de entrada, seleccione Seguimiento de la actividad de mi correo electrónico … para que Gmail analice sus mensajes.

También puede seleccionar la función "Incluir marcadores" o "Ignorar filtros" (discutiremos más sobre los filtros a continuación) y cambiar el tipo de carpeta para que los mensajes importantes se muestren en la parte superior. Luego, en el menú "Configuración" → "General" en la sección "Notificaciones de escritorio" (si está utilizando el navegador Chrome, Firefox o Safari), puede seleccionar la opción "Habilitar notificaciones de correos electrónicos importantes".

Deshazte del hilo de letras

Hay dos tipos de personas: las que aman la función Chaining y las que la odian con el poder de mil soles. Si pertenece al segundo grupo, vaya a la sección "Configuración" → "General" y desactive las "Cadenas de letras".

2. Mantener el orden

Archivar todo

Gmail permite archivar mensajes en lugar de eliminarlos. Esto se hace para que no tenga que preocuparse por la disponibilidad de espacio libre y limpiar constantemente su cajón. Si desea archivar un mensaje, ábralo y haga clic en el segundo icono de la izquierda (un cuadro con una flecha apuntando hacia abajo). El mensaje lo estará esperando en la pestaña Todos en la barra lateral izquierda.

Mantenga un registro de su archivo

No importa cuánto espacio proporcione Gmail para el almacenamiento gratuito de archivos, estamos en 2016 y la gente envía cada vez más archivos adjuntos. Si ha alcanzado su límite de memoria, es hora de deshacerse de algunos de los mensajes. Haga clic en la flecha en el cuadro de búsqueda, marque el elemento "Hay archivos adjuntos", seleccione el tamaño de 10 MB y haga clic en el botón con una lupa. Esto le mostrará todos los mensajes de más de 10 MB. Marque la casilla de las cartas que definitivamente ya no necesita y envíelas a la papelera.

Responder y archivar

¿Por qué dejar un correo electrónico en su bandeja de entrada cuando ya lo ha respondido? Utilice la función "Enviar y archivar" para evitar abarrotar sus mensajes entrantes mientras espera una respuesta a su carta. Vaya a "Configuración" → "General" y seleccione "Mostrar botón" Enviar y archivar "en respuesta". Ahora puede responder de la forma habitual, acumulando mensajes en su bandeja de entrada si así lo desea, o archivar inmediatamente los correos electrónicos innecesarios al responder.

Usa etiquetas y filtros

Puede agregar una etiqueta a cada mensaje. Aparecerán nuevos accesos directos en la barra lateral izquierda. Simplemente abra la letra y haga clic en el ícono "Etiquetas"; es el segundo desde la derecha. Ahora cree un nuevo acceso directo o seleccione uno existente (por cierto, puede arrastrar el acceso directo desde la barra lateral a su mensaje).

Haga clic en el botón "Más" y seleccione "Filtrar correos electrónicos similares" y luego "Crear un filtro basado en esta consulta". Puede escribir un artículo aparte sobre los filtros de Gmail, por lo que consulte la sección "" para obtener más detalles.

Compre espacio de almacenamiento adicional

Si está completamente cansado de meterse con el problema de almacenar archivos, puede gastar dinero en espacio adicional. Desplácese hacia abajo en la página de mensajes y en la esquina inferior izquierda verá cuánto espacio le queda, así como el enlace "Administrar".

Si tiene casi el 100% del espacio disponible ocupado, siga el enlace. El plan de 100 GB cuesta 139 rublos por mes, y el espacio adicional se puede usar no solo para Gmail, sino también en Google Drive y Google Photos, si los usa.

3. Tómatelo en serio

Cambiar el modo de visualización de los correos electrónicos en la página

Intente aumentar la cantidad de mensajes por página a 100, de modo que pueda ver toda la gama de letras de un vistazo. Vaya a Configuración → General → Tamaño máximo de página. Allí también puede optar por mostrar 10, 15, 20, 25 y 50 mensajes por página.

Distribuye todo por color

Puede marcar un mensaje como importante muy rápidamente, pero diferentes mensajes pueden tener diferentes grados de importancia. Vaya a Configuración → General → Estrellas y seleccione Todas las estrellas. Ahora, si hace clic en la estrella, marcando la letra, cambiará de color con cada clic. Esto le ayudará a ordenar sus mensajes importantes por su contenido.

Convierta los mensajes en listas de tareas pendientes

Lo más probable es que ya piense en su bandeja de entrada como una enorme lista de tareas pendientes. Entonces, ¿por qué no convertir sus correos electrónicos en tareas que pueda tachar? Haga clic en el botón "Más" en la conversación activa y seleccione "Agregar a tareas". Este hilo ahora aparecerá en Tareas de Google junto con un enlace a la publicación original.

Realizar un seguimiento de la cantidad de mensajes no leídos

En la sección "Configuración" → "Laboratorio", habilite la función "Icono de mensajes no leídos". Si tú, como cualquier persona normal, tienes la pestaña de correo abierta todo el día, siempre verás cuántos mensajes no leídos te quedan. Esto es por si te falta estrés.

Trabajar sin conexión

Si utiliza el navegador Google Chrome, tiene la oportunidad de trabajar en el correo sin conexión. Por supuesto, no podrá enviar ni recibir mensajes nuevos, pero puede mover cartas de carpeta en carpeta y crear borradores. Para habilitar esta función, vaya a Configuración → Fuera de línea.

Dar acceso a su cuenta a una secretaria

Si aún no puede hacer frente a las cartas, puede transmitir todo este horror a su secretaria. Para hacer esto, vaya a "Configuración" → "Cuentas e importación", seleccione "Otorgar acceso a su cuenta" y agregue otros usuarios de Google. No tendrán derecho a cambiar su configuración y contraseña, pero podrán leer, archivar mensajes y, por supuesto, responderlos. La carta estará firmada con su nombre y el de su secretaria entre paréntesis para evitar confusiones.

4. Controla el factor humano

Bloquear direcciones

Algunos no entienden las pistas en absoluto. Afortunadamente, puede bloquear a cualquier persona (o sitio web) con solo un par de clics. Después de recibir un mensaje de alguien que le gustaría agregar a la lista negra, haga clic en la flecha en la esquina superior derecha y seleccione la función "Bloquear usuario".

Ahora todos los mensajes de esta dirección irán directamente al correo no deseado.

Encuentra letras antiguas

¿Quiere encontrar rápidamente todos los mensajes de un amigo a la vez? Simplemente coloque el cursor sobre el nombre del remitente, ya sea desde la bandeja de entrada o desde una letra específica, y aparecerá una tarjeta de contacto. Luego haga clic en el enlace "Conversaciones" para ver todos los mensajes de ese contacto.

Cancelar mensajes mal enviados

Todos hemos enviado cartas por accidente a la dirección incorrecta en algún momento. Afortunadamente, en Gmail, simplemente puede deshacer el envío. Vaya a la sección "Configuración" → "General" y habilite la función "Deshacer envío". Aquí también puede seleccionar el período de tiempo para cancelar el envío: de 5 a 30 segundos. La próxima vez que envíe un mensaje, verá "Cancelar" en la parte superior.

Omitir mensajes grupales

Puede salir fácilmente del hilo de mensajes grupales haciendo clic en el botón Más y seleccionando Ignorar. Ahora omitirá todos los mensajes excepto aquellos en los que sea el único destinatario de la carta.

Si desea volver al mensaje grupal, ingrese la consulta está: silenciado en el cuadro de búsqueda, por lo que verá todos los hilos ignorados. Luego, elija No ignorar en el menú Más. A menos, por supuesto, que no sienta pena por sí mismo en absoluto.

5. Ahorre tiempo

Cree nuevas cuentas sobre la marcha

Supongamos que desea filtrar los mensajes con mucho cuidado o, por ejemplo, crear una cuenta adicional para los servicios que ya utilizan su cuenta principal de Gmail. En este caso, puede crear una dirección de correo virtual asociada con la dirección principal simplemente agregando “+ cualquier palabra” antes del símbolo @ mientras escribe. Por ejemplo, "su dirección es [email protected]" para compras en línea.

Todos los mensajes de respuesta irán a su dirección principal de Gmail.

Envía mensajes mientras duermes

Haga que sus clientes y compañeros de trabajo piensen que es un adicto al trabajo maníaco programándolos para que envíen mensajes por la noche utilizando una extensión disponible para Chrome, Safari y Firefox. Con la versión gratuita, puede enviar hasta 10 mensajes por mes.

Además, esta extensión convertirá tus correos electrónicos en recordatorios y no los mostrará en tu bandeja de entrada hasta que estés listo para responderlos. Esto es ideal para crear la apariencia de una bandeja de entrada vacía el viernes por la noche.

Responda automáticamente solicitudes duplicadas

Si los clientes molestos lo inundan con el mismo tipo de solicitudes, no es necesario que escriba la misma respuesta una y otra vez. Simplemente active la función "Plantillas de respuesta" en la sección "Configuración" → "Laboratorio". La próxima vez que imprima una respuesta, guárdela como plantilla y no dude en enviarla a todas las mismas solicitudes.

6. Haga clic en menos

Dale un respiro a tu ratón

Casi todo en Gmail se puede hacer usando el teclado. Los atajos de teclado básicos funcionan de forma predeterminada, pero no olvide ir a Configuración → General y habilitar la función Atajos de teclado. Guarde sus cambios y luego haga clic en el signo de interrogación para ver posibles atajos de teclado.

Deje de revisar otros buzones de correo

En la sección "Configuración" → "Cuentas e importación", haga clic en el enlace "Agregar su cuenta de correo POP3" y Gmail descargará su correo de otros buzones de correo. Luego configure el envío de mensajes: puede responder tanto desde su dirección de Gmail como desde otras direcciones de correo electrónico.