¿Qué es un error de programación y cómo estimar adecuadamente los plazos?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Seis formas en las que puede hacerlo en el trabajo y en su vida diaria.

¿Qué es el error de planificación?

Durante los últimos tres años, he pintado cinco habitaciones de mi casa. Empecé con el dormitorio y planeé arreglarlo en una semana. Sin embargo, el toque final se dio solo un mes después.

¿Crees que, habiendo empezado la segunda habitación, tengo previsto un mes para pintarla? Pero no. Estaba seguro: como ya había llenado mi mano, definitivamente terminaría el fin de semana, como máximo, el siguiente. Pero me tomó un mes de nuevo. Como con cada una de las otras habitaciones. Además de la cocina, tardó aún más.

Cada vez, preparándome para pintar otra habitación, esperaba que en una semana o dos todo estaría listo. La experiencia me dijo que nunca lo haría en menos de un mes. Sin embargo, fue difícil renunciar a la confianza de que esta vez definitivamente las cosas irán más rápido.

Este exceso de confianza que nos hace subestimar el tiempo que necesitamos para resolver problemas tiene un nombre: error de planificación. Este concepto fue introducido a finales de los 70 por los psicólogos Daniel Kahneman y Amos Tversky.

Los científicos explicaron que, al planificar, las personas a menudo ignoran sus experiencias pasadas. En mi caso, fue el hecho de que me tomó un mes pintar la habitación cada vez. Por lo general, nos enfocamos solo en la tarea que tenemos por delante: esta habitación es pequeña, lo que significa que no llevará mucho tiempo pintarla.

Daniel Kahneman habla de esto en detalle en el libro Think Slow … Decide Fast. Argumenta que los errores de planificación suelen estar relacionados con dos cosas:

1. No consideramos cuánto tiempo nos llevó completar tareas similares en el pasado.
2. Asumimos que no enfrentaremos complicaciones que provoquen retrasos.

¿A qué conduce un error de cálculo del tiempo?

Según el Project Management Institute, poco más de la mitad de todos los proyectos se completan según lo programado.

Pero una cosa es subestimar la cantidad de tiempo que se necesita para pintar una habitación (solo te dará un pequeño inconveniente). Otra muy distinta es cometer el mismo error al evaluar tareas y proyectos de trabajo. Aquí las consecuencias pueden ser mucho más graves.

En el mejor de los casos, esto hará que usted o su equipo tengan que trabajar horas extra. En el peor de los casos, por falta de presupuesto, pequeñas ganancias, insatisfacción con los jefes y los clientes.

Cómo evaluar las tareas correctamente

Tienes que dejar de planificar, confiando en una intuición. Es mejor utilizar técnicas especiales.

1. Aprovechar la experiencia previa

Los psicólogos Kahneman y Tversky recomiendan: antes de comenzar a trabajar, no solo debe evaluar lo que se debe hacer, sino también estimar cuánto tiempo se dedica generalmente a tales tareas.

Por ejemplo, necesita crear una nueva función para una aplicación móvil: averigüe cuánto tiempo pasó su equipo en una tarea similar. Si desea escribir una publicación de blog de 4.000 palabras, busque datos sobre cuántas horas o días tomó la última vez.

Si trabaja solo, la forma más sencilla de recopilar esta información es utilizar una aplicación de seguimiento del tiempo. Aplíquelo con diferentes tipos de tareas y luego use informes listos para usar.

Para las actividades en equipo, el software de gestión de proyectos es útil. La mayoría de ellos utiliza varios métodos para recopilar datos, por ejemplo, teniendo en cuenta el tiempo de trabajo real y creando un diagrama de Gantt.

2. Pídale a otra persona que califique su tarea

En 1994, la revista de la Asociación Americana de Psicología "Personalidad y Psicología Social" publicó los resultados de cinco estudios realizados por Roger Buhler, Dale Griffin y Michael Ross.

Confirmaron que la gente suele cometer el error de planificación descrito por Kahneman y Tversky. Pero algo más salió a la luz: a menudo juzgamos mal los costos de nuestras propias tareas, pero podemos predecir bastante bien cuánto tiempo le tomará a otra persona.

Los investigadores pidieron a los participantes del estudio que adivinaran cuánto tardaría otra persona en completar una determinada tarea. Al responder, se refirieron más a menudo a la experiencia existente. E incluso cuando él no estaba allí, sus valoraciones eran mucho más racionales que las conclusiones de quienes se suponía que iban a realizar la tarea.

Esto se debe a que generalmente somos muy optimistas acerca de nuestras habilidades. Y mucho más objetivo cuando se trata de otra persona. Entonces, en lugar de intentar evaluar las tareas usted mismo, pídale a un amigo o colega que lo haga por usted.

3. Cree un intervalo de tiempo y tenga en cuenta la posibilidad de retrasos

Hay cosas famosas conocidas, cosas que sabemos que las conocemos. También hay incógnitas conocidas, cosas que sabemos que no sabemos. Pero todavía hay incógnitas desconocidas: estas son cosas que no conocemos, que no las conocemos.

Donald Rumsfeld político estadounidense

Esta cita a menudo se hace referencia en la gestión de proyectos. Para explicar las incógnitas desconocidas de las que habla Rumsfeld, los ejecutivos utilizan lo que llaman un cono de incertidumbre. Está diseñado para mostrar el intervalo de tiempo que puede requerir una tarea.

Cuando empiezas a trabajar en un proyecto, todavía sabes poco sobre él. Por lo tanto, el tiempo real que se tarda en completarlo puede variar mucho del pronóstico. Crees que el trabajo llevará dos días, pero en realidad puede que sean ocho. O solo unas horas.

Pero a medida que avanza el proceso, este rango se reduce. Sin embargo, solo puede decir exactamente cuánto tiempo necesita al final, cuando se completa el proyecto.

Aún así, el cono de incertidumbre permite una estimación más precisa. Si no sabe mucho sobre un proyecto próximo, divida el tiempo de ejecución estimado por cuatro para encontrar el extremo inferior del rango y multiplíquelo por el mismo para determinar el límite superior. El resultado será, por ejemplo, de 1 a 16 días.

Si un rango tan grande no le conviene, use solo el límite superior para la contabilidad; entonces, presumiblemente, el trabajo tomará 16 días. Este no es el número más exacto, pero lo más probable es que esté más cerca de la realidad que su predicción original.

4. Califica el problema en tres puntos

Este método te ayudará a ser más objetivo. Para cada tarea, debe realizar una evaluación:

• mejor guión;
• peor de los casos;
• escenario más probable.

Lo más probable es que el primer número coincida con su predicción original. La evaluación del escenario más probable puede basarse en los datos empíricos que tenga. Y al evaluar lo peor, debe considerar cuánto tiempo tomará si las cosas salen mal.

Con tres números, calcule el promedio. Por ejemplo, si el mejor escenario es tres días, lo probable es cinco días y el peor es nueve, simplemente sume: 3 + 5 + 9 = 17. Luego divida ese número por tres. Resulta en promedio 5, 67 días: este es su pronóstico del tiempo requerido.

5. Calcule la tasa de error

Steve Pavlina, autor del Curso de desarrollo personal para personas inteligentes, recomienda calcular el coeficiente de qué tan equivocado está en su planificación. En el futuro, este número se puede utilizar para todas sus tareas.

Dé una estimación del tiempo para varias tareas que necesita realizar en un futuro próximo. Escriba sus suposiciones. Después de terminar el trabajo, observe cuánto gastó al final.

Suma todos los horarios programados. Haz lo mismo con el actual. Ahora divida todo el tiempo real por la estimación original: obtendrá la proporción que desee.

Por ejemplo, estima que le llevará 12 horas completar varias tareas. Al final, gastamos 15. Tasa de error: 15/12 = 1,25, lo que significa que las tareas le llevaron un 25% más de lo previsto.

Ahora, multiplique siempre sus estimaciones iniciales por el factor de error resultante, y serán más precisas.

6. Realice una evaluación en los momentos más improductivos del día

El analista estadounidense y autor de literatura empresarial Daniel Pink en su libro Timehacking. Cómo la ciencia nos ayuda a hacer todo a tiempo”se sumergió en la investigación sobre nuestros cronotipos: los relojes internos.

Estudió cómo afectan cómo nos sentimos a lo largo del día. Y descubrí que los cronotipos no solo controlan nuestra actividad física y mental, sino que también determinan a qué hora del día somos más creativos y cuándo somos propensos a tener pensamientos positivos y negativos.

Pink cita una investigación de Scott Golder y Michael Macy, quienes analizaron el estado de ánimo de las personas en Twitter. Descubrieron que las publicaciones de los usuarios no suelen ser muy positivas durante los períodos de baja productividad.

Para la mayoría de las personas, esta disminución se produce a la mitad del día, justo después del almuerzo. Según Golder y Macy, es poco probable que esté de buen humor durante este tiempo. Esto puede ayudarlo a evitar el exceso de confianza y el optimismo y, como resultado, planificar de manera más efectiva.

Por lo tanto, la esencia del último método es evaluar las tareas mientras se encuentra en una disminución de la productividad. Esto es aproximadamente seis horas después de despertarse. Pero puede esperar hasta que llegue la sensación de dispersión y fatiga.

Con base en los resultados del trabajo, verifique si se ha acercado a la realidad planificando su tiempo de esta manera.

La mera comprensión del error de planificación le ayudará a evaluar correctamente las tareas. Es posible que no pueda controlar su tendencia a sobreestimar sus propias habilidades. Pero si se da cuenta de cómo afecta el optimismo excesivo y trata de reducir esta influencia, será mucho mejor en la gestión de su tiempo.