¿Por qué no cumplimos con los plazos y cómo detenerlos?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Si le entristece el hecho de que nunca tiene tiempo de enviar su trabajo a tiempo, lea este artículo con urgencia. Le explicamos por qué el incumplimiento de los plazos no es culpa suya y le informamos cómo seguir cumpliendo los plazos.

¡Me encantan los plazos! Especialmente el silbato con el que rompen.

Escritor Douglas Adams

Todos sabemos lo importante que es la planificación para un trabajo eficaz. A veces estamos literalmente obsesionados con él. Pero cuando llega el momento de comenzar a implementar la lista de tareas, comenzamos a posponerlas, aguantando hasta el último minuto, o incluso interrumpiendo por completo los plazos. Esto le pasa a todo el mundo en mayor o menor medida. Y hay una justificación para esto, que radica en las peculiaridades de nuestro pensamiento.

¿Por qué nos faltan los plazos?

Es posible que haya escuchado la historia de la Ópera de Sydney, que se planeó completar en 1963 con un costo de A $ 7 millones y finalmente se completó solo 10 años después, en 1973. Además, el diseño original del teatro ha sufrido numerosos cambios, y el edificio se ha vuelto más pequeño y, como resultado, ¡se gastaron 102 millones de dólares!

Los diseñadores han sido víctimas de un error generalizado: calcularon mal cuánto tiempo tomaría una tarea. Una y otra vez, tuvieron que retrasar los plazos y cambiar el plan de trabajo porque no tomaron en cuenta los problemas que afectaban la velocidad del proyecto.

Nuestro pensamiento está estructurado de tal manera que planificamos tanto tiempo y dinero como sea necesario si todo sale de acuerdo con el mejor escenario.

Pero inevitablemente hay obstáculos en el camino, como resultado de lo cual el volumen de trabajo aumenta rápidamente. Luego explicamos los plazos incumplidos por el hecho de que han surgido circunstancias imprevistas, y no por el hecho de que no pudimos tener en cuenta la posibilidad de su ocurrencia en la etapa de planificación.

¿Por qué necesitamos plazos de todos modos?

Los plazos estrictos no solo se rompen constantemente, sino que también generan mucho estrés para los participantes del proyecto, por lo que tal vez sea mejor rechazarlos. No. Muchas veces, tener una fecha límite es la única razón por la que un trabajo despega.

Anteriormente, la palabra fecha límite se usaba para describir la línea alrededor de la prisión, más allá de la cual los presos no podían interceder, ni de día ni de noche, so pena de recibir una bala de inmediato.

Ahora los plazos están asociados exclusivamente con el trabajo y su incumplimiento no amenaza la ejecución de todo el departamento. Pero la esencia sigue siendo la misma: la fecha límite es de vida o muerte para su productividad o proyecto.

El trabajo ocupa el tiempo asignado.

Ley de Parkinson

Cualquier tarea tomará el tiempo que le asigne. Es por eso que a veces nos preguntamos qué tan rápido podemos hacer algo. Por la misma razón, muchas veces nos encontramos al límite de posibilidades en los últimos minutos para terminar lo que se asignó durante varios días o incluso semanas.

Teniendo en cuenta la ley de Parkinson, entendemos que si no establecemos el plazo para completar la tarea, ¡lo haremos para siempre!

Cómo superar los constantes plazos

¿Cómo lidiar con una mala planificación y aprovechar la presencia de plazos? Será muy difícil, porque tendremos que luchar contra los errores sistemáticos de nuestro pensamiento. Pero saber cómo los plazos cambian nuestro comportamiento puede ayudarnos a ser más productivos.

Comienzo brillante

Cuando distribuya la carga de trabajo durante un mes, una semana, incluso un día antes, marque el comienzo del período lo más ajustado posible y descargue el resto del tiempo hasta la fecha límite tanto como sea posible.

Concéntrese primero en las tareas más difíciles, importantes y que requieren más tiempo del proyecto. Aún los estará haciendo más tiempo de lo esperado. Sé humilde. Pero gracias a su inicio activo, al final del período tendrá el tiempo que dedicará a resolver problemas no planificados y completar tareas.

En la víspera de la fecha límite, no tendrá que sumergirse de lleno en nuevas tareas complejas, encontrando trampas que aún no conoce.

Fecha límite adicional

Para usted, establezca una fecha límite un par de días antes que la real. Esto es lo que aconseja el comercializador Matthew Guay de Zapier. Ideal si no sabe cuánto tiempo tiene desde su fecha límite personal hasta la real: uno o tres días. Pero tal situación está mal presentada. Usted, por supuesto, aún recordará cuánto tiempo le queda, por lo que se necesitará fuerza de voluntad para no interrumpir sus plazos.

Piense en algún tipo de recompensa para usted si hace el trabajo en la fecha límite. Sin embargo, la satisfacción de las tareas completadas a tiempo será una buena recompensa.

Declaración pública

“Prometo solemnemente terminar el artículo a las cinco de la tarde”, no lo digas en tu cabeza, sino en voz alta a toda la oficina. Ahora ha entrado en juego tu autoestima. ¿Qué será más doloroso para usted: obligarse a trabajar activamente o no cumplir con los plazos y admitir en voz alta su fracaso?

La escritora Evelyn Waugh, al embarcarse en su nueva novela, Return to Brideshead, ha declarado públicamente: "Estoy comenzando un nuevo libro y lo escribiré en tres meses". No cumplió con el plazo y varias veces, nuevamente públicamente, pidió un aplazamiento del plazo. Sin embargo, terminó la novela con bastante rapidez, porque sabía que los lectores recuerdan su promesa y esperan que se cumpla.

Constantes recordatorios de la fecha límite que se acerca

Si empezamos a trabajar en un proyecto grande, el plazo suele ser bastante largo. La fecha límite se convierte en una especie de abstracción, en algún lugar, algún día. Cuanto más cerca esté, más claramente nos daremos cuenta exactamente de cuánto tiempo nos queda, y podremos comparar más adecuadamente su cantidad y la cantidad de trabajo restante.

Fíjese recordatorios regulares que lo traerán constantemente de regreso a la realidad, notificándole que el día X se acerca:

• la fecha de vencimiento vencerá en un mes;
• semana;
• tres días;
• día;
• 8 en punto.

Sí, es estresante, será molesto. ¿Pero tal vez esta sea la única forma de animarte?

Cualquier negocio siempre lleva más tiempo de lo esperado, incluso con la Ley de Hofstadter.

Ley de Hofstadter

Esta cómica ley recursiva de Douglas Hofstadter, Ph. D., habla de la imposibilidad de programar fechas límite. Los plazos están literalmente hechos para frustrarse. Sin embargo, esperamos que nuestros consejos lo ayuden a evitar llevar las cosas al límite, donde el incumplimiento constante de los plazos es extremadamente perjudicial para su reputación laboral y lo pone en un estado de estrés constante.