El diagrama de Gantt es una herramienta para aquellos a los que no les gusta perder los plazos

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2024-01-15 16:42

Verás qué hacer y por qué, y no te olvidarás de nada.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es una herramienta de planificación y gestión de tareas que fue inventada por el ingeniero estadounidense Henry Gantt. Parece barras horizontales ubicadas entre dos ejes: la lista de tareas verticalmente y las fechas horizontalmente.

El diagrama muestra no solo las tareas en sí, sino también su secuencia. Esto le permite no olvidarse de nada y hacer todo de manera oportuna.

Quien necesita un diagrama

Si eres un fanático de la planificación y te encantan los gráficos bonitos, el diagrama de Gantt es para ti. Ella ayudará tanto con el lanzamiento de una tienda en línea como en la preparación de un evento a gran escala. En la vida cotidiana, el diagrama es útil para planificar una boda, renovar o construir una casa, viajar o prepararse para una sesión.

Por ejemplo, un profesional independiente con un diagrama de Gantt estará seguro de que puede asumir otro proyecto. Y la novia, mirando el horario, no se preocupará de que no esté haciendo nada.

En los negocios, un diagrama de Gantt ayuda a todos. El contratista sabe exactamente qué debe hacerse, para qué y cuándo, su jefe controla los plazos y el cliente está tranquilo si ve en qué etapa se encuentra el proceso.

La herramienta también será útil para la presentación de proyectos. El cliente o el jefe verá el volumen y el tiempo del trabajo y comprenderá por qué el diseño del sitio web, por ejemplo, toma tres meses y no una semana.

Cómo empezar con un diagrama de Gantt

En primer lugar, debe crear una tabla con los datos de origen. Puede hacer esto en cualquier lugar: incluso en una hoja de papel, al menos inmediatamente en el programa para construir un diagrama.

La tabla necesita tres tipos de datos: el nombre de la tarea, la fecha de inicio y la duración, o la fecha de finalización prevista de la tarea. Considere el cronograma, los recursos y el presupuesto del proyecto para proporcionar una fecha de finalización realista.

Por ejemplo, digamos que ustedes dos deciden redecorar su dormitorio. La tabla se verá así:

Si la reparación la realiza un equipo de trabajo, el momento de cada tarea será diferente.

Dónde y cómo construir un diagrama de Gantt

Hay programas en los que es necesario crear un diagrama en varias etapas. Y hay herramientas especializadas en las que basta con hacer clic en un par de iconos.

La elección de la herramienta depende de la escala y el valor del proyecto. Si está haciendo un diagrama por sí mismo, puede usar soluciones gratuitas o versiones de prueba de programas. Para las grandes empresas que trabajan con proyectos costosos, los programas profesionales son más adecuados.

1. Microsoft Excel

• Precio: 5.199 rublos por una PC o suscripción con licencia de 269 rublos por mes.
• Periodo libre: 1 mes.

Uno de los programas más populares para trabajar con tablas y gráficos. Puede utilizar una plantilla para crear gráficos una y otra vez.

Microsoft Excel →

2. LibreOffice Calc

Precio: está libre.

Un análogo de MS Excel de The Document Foundation, una empresa sin fines de lucro.

Para crear un diagrama de Gantt, cree una tabla con datos de origen. Ingrese los nombres de las tareas, sus fechas de inicio y la duración en días en las tres columnas.

Luego seleccione el rango con valores (no necesita seleccionar los nombres de las columnas) e inicie el asistente de gráficos usando el icono apropiado o mediante el menú "Insertar" → "Gráfico".

Seleccione un gráfico de barras apiladas. Terminará con un diagrama de orden inverso.

Para voltear un eje vertical, haga clic en él y seleccione "Formato de eje …". Luego, en la pestaña "Escala", haga clic en "Invertir".

Para mostrar las fechas en el eje horizontal, haga clic en él y seleccione "Formato de eje …". En la pestaña Números, busque el formato de fecha que desee. Luego, en la pestaña "Escala", desmarque las casillas de verificación "Automático" para los elementos "Máximo", "Mínimo" e "Intervalo principal".

En los campos que aparecen, complete los valores:

1. Mínimo es la fecha de inicio de la primera tarea.
2. Máximo es la fecha de finalización de la última tarea.
3. Intervalo principal. Si las tareas son a corto plazo, entonces se necesita un pequeño intervalo (1) para que las fechas exactas de inicio y finalización sean visibles en el gráfico. Y si las tareas y el proyecto en sí son a largo plazo, entonces es mejor elegir un intervalo más grande para que el cronograma no resulte demasiado largo.

Para facilitar la lectura, en la pestaña Título de las opciones del eje Y, establezca la Orientación del texto en 90 grados.

Para mantener solo la visualización de los datos de duración, haga clic con el botón derecho en el color de las líneas innecesarias y seleccione Dar formato a serie de datos. En la pestaña "Áreas", seleccione "Ninguna" en el menú desplegable. Tendrá un diagrama de Gantt muy básico.

LibreOffice Calc →

3. Microsoft Project

• Precio: desde 1.875 rublos por mes.
• Periodo libre: 1 mes.

Un producto especializado de Microsoft para la gestión de proyectos. Está integrado con herramientas conocidas de Microsoft como Excel, PowerPoint e incluso Skype for Business. Hay complementos adicionales.

Adecuado para empresas medianas y grandes que desean no solo visualizar datos, sino también administrar completamente proyectos, carteras de proyectos y recursos.

La plantilla de diagrama está integrada en el programa, por lo que necesita un mínimo de esfuerzo.

Proyecto de Microsoft →

4. OnlyOffice

• Precio: desde 60 rublos por mes.
• Periodo libre: 1 mes.

Software de gestión de proyectos. Al registrarse, se encuentran disponibles las funciones de CRM, servidor de correo, trabajo con documentos, chat corporativo y blog.

El diagrama se crea automáticamente después de ingresar todas las tareas en la estructura del proyecto. Las dependencias y los plazos se pueden establecer directamente en el gráfico arrastrando y soltando tareas con el mouse. La interfaz es intuitiva, hay consejos.

OnlyOffice →

5. Smartsheet

• Precio: desde $ 14 por mes.
• Periodo libre: 1 mes.

La herramienta está mejorada para gestionar la colaboración. Puede utilizar plantillas para proyectos y tareas recurrentes. Existe integración con aplicaciones de oficina de Microsoft, Google y otros.

Adecuado para grandes empresas con proyectos de gran envergadura y autónomos dispuestos a sumarse a proyectos ajenos.

Crear un proyecto es como crear una lista de tareas en tablas. Puede importar tablas de sus documentos. El diagrama de Gantt se crea haciendo clic en el icono correspondiente en la sección "Vistas".

La interfaz está rusificada, pero las instrucciones en video están en inglés.

Smartsheet →

6. GanttPRO

• Precio: desde 6, 5 dólares al mes.
• Periodo libre: 14 dias.

Puede crear múltiples espacios de trabajo y administrar diferentes equipos de proyectos. Puede editar tareas, sus fechas límite y dependencias directamente en el diagrama arrastrando y soltando elementos con el mouse.

Existe gestión de recursos, cronograma de trabajo de los artistas intérpretes o ejecutantes, tarifas por hora y costos del proyecto. Puede proporcionar acceso por referencia o exportar el diagrama para presentarlo al cliente.

Al crear un proyecto, el programa ofrecerá completar un breve cuestionario sobre su empresa para encontrar una plantilla adecuada. Luego, puede editar la plantilla o crear la suya propia.

GanttPRO →

7. Comindware

• Precio: desde 300 rublos por mes.
• Periodo libre: a solicitud del gerente.

Comindware es adecuado para empresas medianas y grandes. El programa le permite administrar proyectos, recursos, procesos comerciales. Los procesos comerciales se pueden integrar directamente en los proyectos. Tiene su propia red social corporativa. Puede importar archivos de tablas, transferir proyectos y tareas desde MS Project.

Comindware →

8. "Hojas de cálculo de Google"

Precio: está libre.

El Asistente para gráficos de Google Sheets no ayudará aquí. Pero hay una solución: el formato condicional.

Después de ingresar los datos iniciales en la tabla a la derecha, coloque las fechas del proyecto.

Seleccione el área de celdas entre los datos originales y las fechas. Allí se construirá un diagrama. Haga clic con el botón derecho y seleccione Formato condicional.

En el menú Formato de celdas, elija Su fórmula e ingrese = Y (E $ 1 = $ B2). E1 es la primera celda de las fechas del proyecto. C2: celda con el final de la primera tarea. B2: celda con el comienzo de la primera tarea.

El diagrama de Gantt está listo. Puede cambiar fechas y agregar nuevas tareas. Solo recuerde ajustar el área de formato condicional según sea necesario.