Cómo dejar de sufrir al acercarse los plazos

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Paradoja: si tiene miedo de no poder completar el trabajo a tiempo, acorte el plazo.

Los plazos son una de las causas más comunes de estrés en el lugar de trabajo, según una encuesta de CareerCast.

Pero si dejas de aceptar los plazos de forma negativa, te ahorrarás muchos nervios. A continuación, presentamos algunos trucos efectivos para que pueda comenzar a trabajar más rápido.

1. Establezca varias fechas en lugar de una

Los economistas Dan Ariely y Klaus Wertenbroch llevaron a cabo una investigación para averiguar cómo gestionan las personas la planificación de sus tareas y evitar la postergación. Los sujetos se dividieron en tres grupos, se les dio trabajo a todos, se dividieron en tres tareas y se establecieron diferentes marcos de tiempo:

1. El primer grupo recibió instrucciones de completar una tarea por semana e informar el progreso cada 7 días.
2. El segundo grupo recibió tres semanas para todas las asignaciones.
3. El tercer grupo estableció plazos a su propia discreción.

Como resultado, el primer grupo, que se vio obligado a informar sobre las asignaciones semanalmente, hizo un trabajo mucho mejor: la gente cometió menos errores y cumplió los plazos con mayor precisión.

Las investigaciones muestran que la mejor manera de establecer las fechas límite más realistas y menos estresantes es dividir los proyectos grandes en tareas más pequeñas, con una fecha límite diferente para cada una.

Por ejemplo, la tarea de “enviar un proyecto al cliente antes del 15 de agosto” puede ser bastante estresante para usted, parece demasiado abrumador. Pero las opciones "hacer un boceto antes del 1 de julio", "hacer un diseño antes del 15 de julio", "crear un prototipo antes del 31 de julio" parecen mucho más simples y accesibles: tiene fechas límite específicas y acciones específicas que deben tomarse.

Además, programar líneas de tiempo de manera uniforme le permite sentir el progreso, lo que lo motiva aún más. Un ejemplo del reino animal: el psicólogo Clark Hull investigó cómo las ratas navegan por los laberintos en busca de comida. Descubrió que los animales que ya habían encontrado una recompensa se esforzaban más en continuar la búsqueda. Hull llamó a este comportamiento la hipótesis del gradiente objetivo.

Si observa visualmente el progreso en el trabajo, obtiene un incentivo adicional para no relajar sus esfuerzos. En pocas palabras, a medida que tacha más y más elementos a medida que avanza en su lista de tareas pendientes, se motiva a terminar el trabajo antes. Hay una gran cantidad de administradores de tareas que le permiten realizar un seguimiento del progreso; elija cualquiera.

2. Encuentra tu nivel de estrés ideal

Estamos acostumbrados a pensar que el estrés es algo inequívocamente malo e, idealmente, debería evitarse de todas las formas posibles. Pero no es así. En pequeñas cantidades, el estrés puede motivarnos.

La Ley Yerkes-Dodson, formulada por los psicólogos Robert Yerkes y John Dodson en 1908, establece que cuanto más estresada mentalmente está una persona, más eficientemente trabaja. Pero después de alcanzar un cierto umbral de este estado, la productividad disminuye y la persona se da por vencida.

Cuando estamos estresados, la adrenalina sube en el cuerpo, lo que nos pone más alerta, agudiza nuestros sentidos y nos da fuerzas. El estrés es un tipo de dopaje que nos da un impulso temporal a la energía tanto física como mental.

¿Cómo elegir su nivel de estrés ideal?

• Los proyectos complejos requieren un bajo nivel de tensión. Ellos mismos causan emoción, no es necesario que termine más allá de eso.
• Los problemas de dificultad moderada requieren niveles moderados de estrés.
• Un nivel alto es ideal para tareas simples que lo motivan a hacerlo bien.

Establezca plazos breves para las tareas sencillas, no las posponga para más adelante. Acercarse a la fecha límite aumentará su nivel de estrés, lo estimulará.

3. Reducir los plazos por adelantado

Si tiene dificultades para cumplir con la fecha límite pero tiene problemas de motivación, establecer fechas límite más cortas puede ayudar.

En un estudio publicado en la revista Consumer Research en 2018, los experimentadores pidieron a varias personas que completaran una encuesta. A un grupo se le dio una semana para esto, al segundo, dos semanas.

¿Adivina qué grupo completó la encuesta a tiempo? El que tiene menos tiempo.

En otro experimento, los mismos investigadores le dieron a un grupo de estudiantes una opción: completar una tarea más urgente y recibir tres chocolates, o hacer un trabajo menos ardiente y recibir cinco chocolates como recompensa. Y la mayoría de los alumnos prefirió la primera opción, aunque la recompensa allí fue menor.

Los investigadores concluyeron que existe el llamado efecto de urgencia: estamos interesados en completar las tareas pronto, incluso si obtenemos menos beneficios de ello. Los asuntos urgentes, como escriben los experimentadores, tienen un gran atractivo.

Asumir una tarea con una fecha límite larga no es fácil, porque creemos que esas tareas son más difíciles porque requieren más tiempo. Tendemos a posponer las cosas que consideramos que requieren mucho tiempo, pero establecer plazos más cortos nos motiva a hacer el trabajo lo más rápido posible.

4. Comparta sus objetivos y su progreso con sus colegas

En 2015, la Asociación Estadounidense de Desarrollo del Talento (ATD) realizó un estudio y descubrió que si informa su progreso en el trabajo a otra persona (jefe, colega o simplemente un amigo), sus posibilidades de completar lo que comenzó aumentan en un 65%. También aumentan en un 95% si realiza informes periódicos sobre sus logros al equipo.

Estos hallazgos son consistentes con la investigación de Dan Ariely y Klaus Wertenbroch, a quienes mencionamos anteriormente. Descubrieron que los empleados a los que otras personas les asignaron fechas límite completaron las tareas de manera más rápida y eficiente que aquellos que planificaron su propio tiempo.

Deje que otra persona establezca los plazos por usted, sígalos e informe sobre el progreso. Si no tiene un líder, busque un socio que lo controle.

5. Convierta el cumplimiento de las fechas límite en un juego

En su charla TED, el psicólogo Mihai Csikszentmihalyi describió el flujo como el secreto de la felicidad. El flujo es un estado en el que estás tan concentrado y apasionado por tu trabajo que ni siquiera te das cuenta de cómo pasa el tiempo.

Cuando estamos en un estado de cambio (también llamado período de máxima eficiencia cognitiva), incluso nuestra actividad cerebral cambia. En la corteza prefrontal, aumenta la concentración de hemoglobina oxigenada y aumenta la eficiencia del cerebro. Cuando nos aburrimos, esto no sucede y nos resulta más difícil concentrarnos en la tarea que tenemos entre manos.

Por eso, vale la pena aplicar el principio de gamificación, especialmente a aquellos casos que te parezcan poco interesantes. Las tareas aburridas no favorecen el cumplimiento de los plazos. Al convertir su trabajo en un juego, lo hará más divertido y aumentará su motivación para terminar todo a tiempo.

Hay muchas formas de gamificar las tareas aburridas. Por ejemplo, puede competir con sus compañeros para despertar el espíritu de emoción. O instale alguna aplicación especializada (por ejemplo, Habitica) que le dará un logro por cada tarea completada.

Pruebe todos estos métodos y la fecha límite que se acerca ya no le causará pánico.