Cómo no interrumpir los planes y cumplir con los plazos

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Recuerde el error de planificación y no sea demasiado optimista acerca de sus opciones.

Si alguna vez no se preparó a tiempo o no completó la tarea a tiempo, es muy posible que se haya convertido en víctima de un error de planificación. Este es uno de los sesgos cognitivos más comunes. Cometemos este error a pesar de que sabemos que tomó más tiempo en el pasado. Esto se debe a que somos demasiado optimistas acerca de nuestras capacidades y subestimamos la probabilidad de circunstancias imprevistas.

Por ejemplo, una casa solo se construirá a tiempo si las entregas no se retrasan, los trabajadores no se toman tiempo libre y el clima es perfecto. Siempre existe la posibilidad de que algo salga mal. Solemos olvidarnos de ello y fijar plazos imposibles. Pero si recuerda este error de pensamiento, puede evitar consecuencias negativas. El bloguero Thomas Oppon dijo lo que se debe hacer para esto.

1. Resista la tentación de ocuparse únicamente de asuntos urgentes

Las distracciones y las pequeñas tareas urgentes socavan la concentración durante casi media hora, y la productividad se ve afectada por esto. Por lo tanto, su éxito depende de la capacidad de distinguir entre tareas urgentes e importantes.

Lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante.

Los asuntos urgentes requieren atención inmediata. Por lo general, se trata de llamadas telefónicas, reuniones, tareas con fechas límite. Los importantes ayudan a alcanzar metas a largo plazo y a realizar proyectos serios. Desafortunadamente, generalmente los posponemos para más tarde y nos ocupamos de asuntos urgentes. Da una sensación de productividad, pero realmente no nos estamos acercando a nuestros principales objetivos.

Limite el tiempo que dedica a tareas urgentes sin importancia, como analizar el correo, y céntrese en las cosas importantes.

2. Divida las grandes tareas en pequeños pasos

Cuantos más puntos tenga su proyecto, más posibilidades tendrá de que algo salga mal. Considere todos los pasos y cree un plan de acción paso a paso. Luego, establezca fechas límite. Asigne media hora o una hora para completar un paso. Si la tarea es demasiado grande y la hora no es suficiente, divídala en otras más pequeñas.

Estos plazos tan ajustados te obligarán a buscar la forma más productiva de trabajar para llegar a tiempo. Cuando termine, mire sus resultados. Seguramente hay tareas que no se pueden completar más rápido, y viceversa, tareas en las que el tiempo se puede reducir aún más. Piense y realice los cambios necesarios en su horario.

3. Use un temporizador de tomate

Realice un seguimiento de la cantidad de tiempo que dedica a determinadas tareas. Esto le ayudará a tener una idea realista y a superar cualquier exceso de optimismo en la planificación. La técnica del tomate funciona bien para rastrear.

Según ella, es necesario trabajar intensamente durante 20, 30 o 40 minutos y luego tomar un breve descanso. Los intervalos están separados entre sí por un temporizador. Esta técnica le ayuda a dividir las tareas grandes y complejas en pasos manejables. Una vez que comience un intervalo, querrá terminar el trabajo sin distraerse con nada más.

4. Tenga cuidado con los que invaden su tiempo

Proteja su tiempo de trabajo. No digas más a menudo. Luego, puede concentrarse en sus propias tareas y proyectos en lugar de simplemente responder a las solicitudes de otras personas.

Cuando dices que sí a los demás, asegúrate de no decirte que no a ti mismo.

Escritor Paulo Coelho

No se deje atrapar por cosas para las que no tiene tiempo. Es difícil negarse, pero debe aprenderlo por el bien de su propia concentración y tranquilidad.

conclusiones

Nos sentimos abrumados por los errores de planificación. Pero si detecta y soluciona el problema a tiempo, no le hará mucho daño al suyo. Por lo tanto, no confíe en una idea subjetiva de cuánto tiempo tomará algo. Mide y compara. Recuerde cómo sus planes coincidieron con la situación real la última vez:

• ¿Qué salió bien y qué salió mal?
• ¿Qué puedes hacer diferente la próxima vez?

Realice un seguimiento de su progreso y tome decisiones basadas en estos datos.