20 técnicas efectivas de gestión del tiempo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Organiza tu vida para no perder ni un minuto.

1. Regla 1-3-5

Sus horas de trabajo durante el día son limitadas y la regla 1-3-5 le permite gastarlas de la manera más inteligente. Su esencia es la siguiente: en un día solo puedes hacer una tarea grande, tres medianas y cinco pequeñas. Son nueve casos en total, ni más ni menos. La regla ayudará a limpiar gradualmente los escombros, llegar a tiempo y no trabajar en exceso.

2. La regla de tres

Para aquellos que no están en sintonía con los números o no pueden hacer nueve cosas al día, Chris Bailey, autor de My Productive Year, ideó la regla de tres. Dice que hacer las tres cosas más importantes todos los días es suficiente para ser productivo.

En lugar de dispersar su energía y atención en un par de docenas de elementos en una lista de verificación, simplemente elija las tres tareas más importantes del día y concéntrese en ellas. Seleccione tres más al día siguiente, y así sucesivamente. Esto te mantendrá enfocado. La misma regla se puede aplicar para establecer metas para la semana, el mes o el año.

3. Método 10 minutos

¿Tiene una tarea que no quiere comenzar? Dite a ti mismo: "Solo haré esto durante 10 minutos y luego iré a descansar un poco". Lo más probable es que durante este tiempo se vea atraído al trabajo y ya no pueda detenerse.

4. Pomodoro

Este sistema fue inventado por Francesco Cirillo para facilitarle la preparación para los exámenes. Ayuda a concentrarse en las personas que se distraen con facilidad. También es una buena forma de controlar cuánto tiempo dedica a un trabajo en particular.

Así es como funciona Pomodoro: tomas un temporizador y lo pones en 25 minutos. Después de eso, concéntrate en tu trabajo. Cuando terminen los 25 minutos, descansa 5 minutos y luego vuelve a hacerlo. Después de cuatro ciclos, tendrás un gran descanso durante media hora.

5. Método 90/30

El método 90/30 es utilizado por el escritor y bloguero Tony Schwartz, el cofundador de Buffer Leo Widrich, el crítico literario Benjamin Che Kai Wai y el empresario Thomas Oppong.

Su esencia es la siguiente: trabajas duro durante 90 minutos, luego descansas media hora y luego repites el ciclo. En este caso, los primeros 90 minutos los dedicas a la tarea más importante que tienes que hacer en el día, y los siguientes segmentos los dedicas a cosas menos importantes.

Según una investigación de The Enchanted World of Sleep del especialista de Yale Peretz Lafee, 90 minutos es el momento óptimo para que una persona se concentre de manera efectiva en una tarea. Y media hora es suficiente para un descanso completo, lo cual es confirmado por la investigación de Sueño y Vigilia del neurofisiólogo Nathan Kleitman.

6. Método 52/17

Esta es una versión privada del método anterior. No es diferente excepto en números: trabajas 52 minutos y luego descansas 17 minutos. Según el experimento La regla de los 52 y 17: Es aleatorio, pero aumenta su productividad, realizado por el servicio de empleo The Muse utilizando la aplicación DeskTime, estos períodos de tiempo lo ayudan a mantenerse productivo y evitar el exceso de trabajo. Por lo tanto, use el método 52/17 si siente que no tiene la fuerza para trabajar durante 90 minutos seguidos.

7. Comiendo ranas

El método fue inventado por Eat That Frog: Brian Tracy explica la verdad sobre las ranas, el orador motivacional y autor de autoayuda Brian Tracy. Él llama "ranas" a las tareas difíciles y desagradables que debes completar, a pesar de tu desgana. Haz una cosa bien desde el comienzo del día: cómete la rana. Y entonces será más fácil para ti: tirarás esta piedra de tu alma y te asegurarás de buen humor durante todo el día.

8. Bloques de tiempo

Una cosa desagradable de las listas de tareas pendientes es que no te dan una idea de cuánto tiempo lleva una tarea. “Comprar pan” e “Informe final” ocupan una línea en la lista, pero estas tareas son incomparables en complejidad e importancia.

Un calendario es mucho mejor que una lista de tareas pendientes: te permite controlar visualmente el tiempo. Ves un bloque grande y te das cuenta de que la tarea no es fácil. Por lo tanto, pruebe la técnica de los "bloques de tiempo": colóquelos en el calendario y asigne tiempo para cada uno de acuerdo con la complejidad de la tarea. Y mientras realiza esta o aquella tarea, no se distraiga con los demás.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) es un sistema de productividad inventado por el entrenador de negocios David Allen. Sus principios fundamentales son los siguientes:

1. Escriba todas sus acciones e ideas en un solo lugar, la llamada Bandeja de entrada.
2. Ordene el contenido de su bandeja de entrada periódicamente priorizando y cronometrando las tareas. Coloque las notas en carpetas según su contenido: "Trabajo", "Hogar", "Compras", etc.
3. Realice revisiones: deseche las notas innecesarias, tache los casos completados, mueva los materiales que han perdido su relevancia para el archivo.
4. Cuando todo esté planeado, proceda con la ejecución. Tareas que se pueden completar en un par de minutos, resuélvalas inmediatamente. Otros se pueden delegar o colocar en un calendario.

Puede descubrir todas las complejidades de GTD en nuestra guía.

10. ZTD

Leo Babauta, autor del blog de productividad Zenhabits, cree que el sistema GTD de David Allen es muy complejo y requiere demasiado esfuerzo. Ofrece su sistema Zen to Done. Para seguirlo, debe desarrollar 10 hábitos simples.

1. Recopile toda la información en la bandeja de entrada.
2. Procese todos los registros sin dejarlos en un segundo plano.
3. Planifique sus principales objetivos para cada día y sus mayores objetivos para la semana.
4. Concéntrese en una sola cosa a la vez, sin dispersar su atención.
5. Cree listas de tareas sencillas y breves.
6. Organice sus notas en categorías según su contenido, como en el GTD original.
7. Revise sus notas con regularidad y elimine las cosas innecesarias.
8. Simplificar. Reduzca la lista de sus tareas y objetivos, escriba breve y claro.
9. Para sintonizar con el trabajo, mantenga una determinada rutina diaria en todo momento.
10. Haz lo que realmente quieras hacer.

11. Kanban

Método de productividad japonés que le ayuda a realizar un seguimiento de lo que está haciendo, lo que ya ha hecho y lo que debe hacerse en el futuro. Kanban visualiza visualmente el flujo de trabajo.

Usted toma un tablero de calcomanías (o se registra en un administrador de tareas pendientes como Trello) y dibuja tres columnas en él: Para hacer, Hacer, Listo. Luego, escriba sus asuntos en notas adhesivas y colóquelos en la columna correspondiente según lo que esté haciendo y lo que ya haya hecho.

12. La regla de los dos minutos

Esta regla es una parte integral de GTD, pero puede usarse incluso si no eres un fanático de la técnica de Allen. Si la tarea toma menos de dos minutos, hágalo inmediatamente. Así que descarga su cerebro, porque ya no tiene que recordar este caso.

13. Bandeja de entrada cero

Zero Inbox fue inventado por el escritor y experto en rendimiento Merlin Mann, y funciona bien con GTD. Mann lo aplicó a los correos electrónicos, pero puede manejar casos, documentos, notas y otra información de la misma manera. Como sugiere el nombre, el objetivo de esta técnica es mantener vacía la bandeja de entrada.

En el sistema GTD original, la Bandeja de entrada seguía acumulando un montón de entradas. Necesita tomarse un tiempo para ordenarlos, y es fácil pasar por alto algo importante en una bandeja de entrada llena. Mann recomienda desmontar el contenido tan pronto como llegue. Abre una bandeja de entrada y decide qué hacer con cada elemento: eliminar, delegar, responder, aplazar o completar. No lo cierre hasta que haya realizado una de las acciones especificadas con todos los elementos.

Además, los filtros automáticos en el correo, las carpetas inteligentes y los programas para clasificar documentos le ayudarán a ahorrar tiempo.

14. Fresco o Frito

Fresco o frito se traduce como "fresco o frito". Esta filosofía fue creada por Dominate Your Day With the “Fresh or Fried” Prioritization System por la bloguera Stephanie Lee. Según ella, cuando te despiertas por la mañana, tu cerebro está "fresco", pero a medida que avanza el día, se "fríe". Esto significa que debe determinar el momento de su pico de productividad y tener tiempo para hacer todas las cosas más importantes en un día durante este período. Así es como funciona.

1. Al final del día, cuando ya esté cansado, tómese 15 minutos para crear una lista de tareas para mañana.
2. Mueva las tareas más importantes al comienzo del día, a la sección Fresco. Las cosas que no te gustan se envían allí, las mismas "ranas". Deben hacerse mientras aún tenga fuerzas.
3. Las cosas menos urgentes, menos difíciles y más agradables van a la sección de Fritos, es decir, por la tarde, según su horario. Cargarán menos tu cerebro.
4. Siga su lista a la mañana siguiente. Luego redacta uno nuevo por la noche.

Stephanie recomienda FoF a las personas que descubren todas las noches que están completamente exhaustas, pero que no tuvieron tiempo, a pesar de que trabajaron todo el día.

15. Método Iceberg

Ramita Sethi, autora de Te enseñaré a ser rico, usa este método para guardar información para más adelante. Funciona así: guarda todos los correos electrónicos, notas, artículos, listas en un solo lugar, por ejemplo, en un servicio de toma de notas como Evernote o Notion, o como documentos. Luego distribuya estos materiales usando etiquetas, carpetas y categorías, como desee.

Revise esta información cada 4 a 6 semanas y considere si se puede aplicar en la práctica. Si algo es inútil, tírelo o archívelo. Esto le permite crear su propia base de conocimientos.

16. Enfoque automático

Autofocus fue inventado por el Autofocus Time Management System por el experto en rendimiento Mark Forster. Este sistema de planificación es adecuado para personas creativas que tienen dificultades para seguir GTD.

Escribe todas tus actividades en un cuaderno sin ningún orden. Luego, revise la lista, elija las que deben hacerse lo antes posible y clasifíquelas. Cuando las tareas urgentes estén resueltas, proceda con las que más le gusten ahora. Si no ha completado algo, muévalo al final de la lista, volverá a esto más tarde. Y repita estos pasos día tras día.

17. Matriz de Eisenhower

Este esquema fue creado por el presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower. La matriz tiene cuatro secciones para las tareas: no urgentes y no importantes, urgentes pero no importantes, importantes y no urgentes y urgentes e importantes. Divida sus tareas en secciones y podrá averiguar en qué dedica más tiempo y qué tareas deben recibir más atención.

18. Método 4D

4D fue inventado por Edward Ray, un consultor y escritor motivacional. El método está destinado a ayudar a las personas que se horrorizan al ver su lista de tareas pendientes y no saben cómo abordar todos los elementos acumulados.

Ray sostiene que solo necesita memorizar cuatro palabras para la letra D, y entonces no se desanimará frente a montañas de trabajo. Aquí están:

• Hacer: si se le ha asignado una tarea, es mejor hacerlo ahora y tacharla de la lista.
• Delegar: cuando no pueda o no tenga tiempo para ejecutar algo, pero tenga un asistente relativamente libre, transfiérale la tarea.
• Eliminar: algunas cosas no son tan importantes. Deséchelos eliminándolos permanentemente de la lista de tareas pendientes. Si tratan de imponerle responsabilidades innecesarias, aprenda a decir "no" cortésmente.
• Retraso: cuando una tarea es demasiado grande o no requiere ejecución inmediata, se puede posponer. Pero definitivamente debe establecer plazos claros para ella, de lo contrario, seguirá siendo un peso muerto.

Seleccione una tarea, realice una acción 4D con ella y luego pase a la siguiente.

19. Calendario

Por lo general, las personas que intentan ser productivas llevan un registro del tiempo que dedican a cosas importantes y se olvidan por completo de considerar los períodos en los que hacen tonterías. Este problema se resuelve mediante la técnica "Timing", que fue inventada por el experto en el campo de la gestión del tiempo Gleb Arkhangelsky. Le permite comprender dónde pasa su tiempo, le enseña a estar más atento a lo que está haciendo y a tener menos distracciones.

Tome un cuaderno y anote todas sus acciones y cuánto las hizo, con una precisión de 5 a 10 minutos. Registre momentos de trabajo, negociaciones, reuniones e incluso el tiempo que pasa en YouTube y en los juegos. Tómate un par de semanas para esto. Luego hojee el cuaderno, reconozca sus "cronófagos" a simple vista y saque conclusiones. Tal vez necesite ver videos menos divertidos, o pasar menos tiempo tomando café, o su enemigo son las llamadas telefónicas.

20. Método de Tim Ferriss

Timothy Ferriss es un gurú de la productividad que ideó su propio método de organización del trabajo de dos reglas. La primera es la regla 80/20, o el principio de Pareto, que establece que el 80% de nuestro trabajo se puede hacer en el 20% del tiempo. El 20% restante tomará el 80% del tiempo. La segunda es la ley de Parkinson: el trabajo ocupa todo el tiempo que se le asigna.

La implicación de esto, dice Ferriss, es que no tienes que esforzarte más para hacer todo, necesitas concentrarte mejor. Le permite trabajar con total dedicación solo el 20% del tiempo de trabajo, pero puede rehacer todas las cosas realmente importantes. Y el 80% restante se puede dedicar a una rutina simple para que pueda concentrarse en las tareas prioritarias y evitar el exceso de trabajo.