3 consejos para terminar siempre las reuniones a tiempo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Aprenda a sacar más provecho de sus reuniones acortándolas en solo 5 a 10 minutos.

Si hay varias citas para el día, una reunión larga puede interrumpir todos los planes. El empresario Patrick Ewers ofrece tres estrategias para evitar esto.

1. Antes de la reunión: acorte la duración de la reunión

La mayoría de las veces, las reuniones duran media hora o una hora. Es más conveniente ingresar dichos intervalos de tiempo en el calendario. Pero debido a esto, resulta que una reunión comienza inmediatamente después de otra. Como resultado, hay muchos inconvenientes.

Reemplace las reuniones de media hora con reuniones de 25 minutos y las reuniones por hora con reuniones de 50 minutos. Tendrás tiempo para hacer todo igual que antes. Pero entre dos reuniones seguidas, quedará poco tiempo para la preparación o la solución de problemas urgentes.

Para no ofender a ninguno de los participantes, avise de los cambios con antelación. Cuando programe una cita, solo mencione que sus reuniones ahora duran 25 o 50 minutos.

2. Durante la reunión: recuerde a la audiencia el propósito de la reunión y juntos resuman

Los primeros minutos de la reunión son sumamente importantes. Úselos para recordarles a todos por qué está aquí y cuánto tiempo durará la reunión. Mencione que tiene alrededor de 50 minutos para discutir todos los temas, y los últimos cinco se dedicarán a resumir. Entonces nadie se sorprenderá de que haya comenzado a cerrar la reunión después de 45 minutos. Lo más probable es que otros participantes incluso se lo agradezcan, porque de esta forma no solo ahorras tu tiempo, sino también el de ellos.

Establezca un recordatorio o, que sonará en 45 minutos, y coloque el teléfono sobre la mesa para que todos recuerden la hora y no se distraigan. Cuando suene la alarma, finalice la reunión, esté donde esté.

Si no ha tenido tiempo de resolver todos los problemas, en los cinco minutos restantes, programe una nueva reunión para el día siguiente. Y:

• repita quien hizo el compromiso;
• enumere brevemente los principales hallazgos;
• acordar los próximos pasos;
• Comparta algo positivo, como lo que disfrutó en esta reunión.

3. Después de la reunión: revise brevemente la reunión anterior y prepárese para la siguiente

Después de una reunión de 50 minutos, debería tener 10 minutos libres. Dedica los cinco primeros al análisis de los puntos principales del encuentro anterior, para no olvidar nada. Además, anote un borrador de carta para todos los participantes para recordarles sus compromisos. Esto aumentará el valor del tiempo invertido y, además, proporcionará algo aún más valioso: una sensación de finalización.

Dedique los segundos cinco minutos a prepararse para la próxima reunión. Si ya conoce a los miembros, recuerde:

• qué temas deben discutirse;
• qué tareas anteriores debían completarse;
• qué sabes de los participantes: sus intereses profesionales y personales.

Si no está familiarizado con la persona con la que se va a reunir, busque información sobre él: especifique el nombre y el cargo, vea los perfiles en las redes sociales. Y piense con qué frase comenzará la conversación.