12 consejos de expertos para ayudarte a mantener el rumbo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

El exceso de trabajo es un síntoma de una mala planificación.

La reputación de alguien que siempre hace el trabajo a tiempo vale mucho. Pero no surge por sí solo, solo porque te esfuerzas mucho, no duermes lo suficiente y, en general, trabajas como un caballo. Todo lo anterior son medidas extremas para alguien que no sabe planificar.

A continuación, se incluyen algunos principios clave que lo ayudarán a administrar la carga de trabajo y completar su proyecto a tiempo.

1. Tenga en cuenta que no cumplir con los plazos es siempre una elección personal

Hay áreas en las que casi la única forma de conseguir un buen proyecto es mentirle al cliente que va a hacer frente a la tarea más rápido que sus competidores. Pero recuerde que trabajar en una industria así es únicamente su elección. Y si se hace, entonces vale la pena aceptar que inevitablemente se incumplirán los plazos y tendrá que lidiar con la ansiedad y otras emociones desagradables.

2. Considere la posibilidad de cambio

Dado que todo se reduce a una elección personal, considere una industria diferente, una en la que se esperan y aprecian los plazos. En él, puede obtener la satisfacción de cumplir sus promesas y beneficiar a las personas.

3. No establezca plazos falsos

La tentación es grande, porque una fecha límite anticipada parece un buen incentivo: todos los miembros del equipo completarán con precisión sus tareas antes de que llegue la fecha límite real. Pero la gente es diferente. Uno escuchará sus palabras y realmente hará todo a tiempo. Y el otro considerará la fecha que especificó como solo una recomendación.

Una medida más eficaz es explicar a los empleados desde el principio qué significa exactamente la fecha límite y cuáles serán las consecuencias si todos juntos la rompen. Y la fecha límite falsa es algo así como la famosa historia de un niño que grita inútilmente: "¡Lobos!" Cuando fue realmente atacado, nadie vino a ayudarlo.

4. Deja algo de tiempo

No haga promesas a socios y clientes basadas en plazos internos. Es probable que un proyecto que no tiene tiempo de sobra se retrase. No es posible, pero seguro. Cuanto más largo sea el período entre la finalización del proyecto y la entrega al cliente, mayor será la probabilidad de que cumpla con el plazo.

5. Aprecia el esfuerzo que dedicas

Hacer algo justo a tiempo es más caro que hacer lo mismo en un formato "cuando funcione". Y si no está incumpliendo los plazos, trátelo como un valor que debería incluirse en su pago. Luego, use el dinero que ganó para asegurarse de no perderse la próxima fecha límite.

6. Dígase el problema principal

Para cumplir con los plazos, necesita un enfoque sistemático para planificar y avanzar paso a paso. Si está constantemente tomando atajos o agotado antes de la fecha de vencimiento del proyecto, lo más probable es que tenga un problema de planificación sistémica. Y necesita ser abordado.

7. Revise la tarea si es necesario

Realizar el trabajo acordado solo parcialmente, solo para cumplir con el plazo, es obviamente un movimiento perdedor. Es mucho más competente estar en contacto constante con el cliente y, si es necesario, revisar los términos de referencia juntos eliminando o agregando bloques separados. "Ahora haremos esto, pero esto será en la próxima versión" es un mensaje perfectamente aceptable. Especialmente cuando la gente espera recibir el producto a tiempo.

8. Divida el plazo global en varios locales

Si tiene un proyecto grande y ramificado, no es aconsejable establecer una fecha límite única: definitivamente no llegará a tiempo. Es mejor dividir el plazo total en 10-15 intermedios. Esto le permitirá comprender cómo avanza el negocio y reaccionar ante los retrasos locales antes de que sea demasiado tarde.

9. No espere tomar cantidad

El concepto mítico de "mes-hombre" es una trampa seria. Nueve personas, incluso con grandes esfuerzos, no podrán tener ni dar a luz a un niño en un mes. No siempre será posible acelerar un proyecto contratando más empleados.

Si resuelve el problema de los plazos de esta manera, lo más probable es que no llegue a tiempo. Considere una alternativa: tenga un número suficiente de personas en cualquier etapa del proyecto, y estas etapas se mueven en paralelo, si es posible.

10. Si se puede decidir algo con anticipación, hágalo

Cuando solo necesita una persona para aprobar cada etapa de un proyecto, es poco probable que pueda ejecutar varios procesos en paralelo. Pero si se elabora de antemano una especificación estricta, se aprobarán muchas cosas antes del inicio del proyecto.

11. Separe los negocios de las emociones

Cuando se habla de acercarse a una fecha límite, la discusión a menudo se reduce a cuestiones de confianza, vergüenza y aprecio por los esfuerzos de cada persona. Para que tales discusiones sean efectivas, es mejor comprender las complejidades sistémicas y confiar en datos reales, en lugar de emociones.

12. No guardes silencio sobre los problemas

Tales dificultades no se resolverán por sí solas. En el mundo actual lleno de mensajería instantánea y otras opciones de conectividad, no existe una única razón técnica por la que un gerente no pueda conocer el progreso de un proyecto y los problemas que surgen al igual que el equipo.