¿Qué es kaizen y cómo ayuda a las personas y a las empresas a convertirse en mejores personas?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Un enfoque japonés de la productividad y la mejora continua.

Que es Kaizen

Esta es la filosofía empresarial japonesa de What is Kaizen / Investopedia, que le permite construir y organizar el trabajo en la empresa. La palabra "kaizen" tiene varios significados, el principal es la mejora continua.

Kaizen en sí no ofrece una estrategia por turnos lista para usar que se pueda seguir para que las cosas vayan bien. Tampoco existe un manual de instrucciones universal para kaizen. Más bien, es un conjunto de ideas y principios sobre los que basarse.

El postulado básico del kaizen es algo así: pequeños pasos en las direcciones correctas te ayudan a conseguir mucho.

Esto significa que para lograr resultados impresionantes, no se necesitan innovaciones fundamentales, sino un trabajo lento y gradual, pero diario.

Se cree que Kaizen fue introducido por primera vez por Toyota Production System / Toyota en Toyota después de la Segunda Guerra Mundial. Y esto ayudó a restaurar la producción, depurar los flujos de trabajo y aumentar las ganancias. Por tanto, este sistema se utiliza principalmente en empresas e industrias. Aunque el kaizen personal también es posible en principio.

¿Cuáles son los elementos del kaizen?

Dado que no existe una "biblia" oficial de kaizen, existe cierta confusión en las descripciones de este enfoque.

Por ejemplo, en la web del Instituto Kaizen (sí, hay uno) el autor del libro “Kaizen. La clave de la estrategia japonesa para el éxito”Masaaki Imai le da a la Definición de Kaizen / Instituto Kaizen cinco elementos que también se denominan el núcleo de Kaizen.

1. Conozca a su cliente. Esto significa que debe representar claramente el retrato de la persona a la que brinda servicios o vende bienes: sus valores, deseos, necesidades y dolores.
2. Deshazte de la basura. Kaizen está estrechamente relacionado con los conceptos de desperdicio cero y fabricación ajustada. Sin embargo, este principio se puede entender de manera más amplia: esforzarse por no usar nada superfluo en el trabajo, tomar solo lo que realmente se necesita, destruir los desechos físicos e informativos.
3. Vaya a "producción". El original usa la palabra gemba, que se puede traducir del japonés como "el lugar donde se realiza el trabajo". La esencia de este elemento de kaizen es que el líder debe tener una buena comprensión de los procesos de trabajo y dedicar todos sus esfuerzos a introducir cambios en primer lugar allí.
4. Confíe en los hechos. En estadísticas, cambios en indicadores significativos y números específicos, y no en sus propios sentimientos.
5. Inspire a su equipo. En este caso, estamos hablando de establecer metas específicas para las personas y ayudarlas a avanzar hacia ellas.

En diferentes fuentes, hay varios principios más asociados con kaizen.

1. Recopile las opiniones de los empleados. Kaizen asume que cada miembro del equipo necesita ser escuchado si tienen algo que decir. Pueden intercambiar ideas juntos, hacer entrevistas individuales o crear un buzón de sugerencias. Las ideas que se le ocurran a la gente deben ser consideradas e implementadas lentamente si valen la pena.
2. Abandona el perfeccionismo. Es mejor un trabajo cotidiano relajado que tratar de hacer todo sin problemas.
3. Busque la raíz del problema. Las dificultades y los problemas no se pueden dar por sentados. Debe preguntarse al menos cinco veces por qué sucede esto para llegar al fondo y encontrar una solución.
4. Evite el status quo. Esto significa que es necesario luchar no por la estabilidad y el equilibrio, sino por un desarrollo continuo.
5. Mantenga la disciplina personal. Cada miembro del equipo debe seguir las reglas de administración del tiempo y trabajar en sí mismo.
6. Desarrolle el espíritu de equipo. Las personas de la empresa deben tener objetivos, valores y principios comunes y claros. Inspira, motiva, ayuda a todos a moverse en la misma dirección y trabajar en armonía.

Finalmente, el tercer conjunto de principios kaizen se refiere a la manufactura esbelta. Consta de cinco S:

• Seiri (clasificando). Clasifique herramientas de trabajo, enfoques y tareas, identifique lo que realmente no se necesita.
• Seiton (sistematización). Mantenga su área de trabajo en orden, encuentre una posición bien definida para cada herramienta y objeto. Y no importa tanto si trabaja en la máquina, en el caballete o en la oficina en la mesa.
• Seiso (limpieza). El lugar de trabajo debe estar limpio. Quítelo al final de cada día.
• Seiketsu (estandarización). Siga los tres pasos anteriores al automatismo y conviértalos en el estándar.
• Shitsuke (mejora). Compruebe qué tan eficiente es el sistema. Solucione problemas y mejore los flujos de trabajo.

Cómo implementar cambios usando kaizen

Este sistema fomenta encarecidamente el enfoque ¿Qué es Kaizen / Investopedia? PDCA (Planificar - Hacer - Verificar - Actuar) o, como también se le llama, el ciclo de gestión Deming - Shewhart. De la abreviatura se desprende claramente que consta de cuatro etapas:

1. Plan. El cambio no debe ser espontáneo, siempre es necesario analizar primero la situación y diseñar una estrategia.
2. Tomar acción. En el caso de kaizen, esto significa intentar implementar alguna pequeña mejora.
3. Echale un vistazo. Debe estudiar cómo el paso anterior afectó el desempeño de la empresa o los resultados personales, comparar los indicadores, hablar con colegas que se ven afectados por los cambios.
4. Correcto. Si es necesario, debe eliminar los problemas que han surgido, cambiar ligeramente el enfoque o abandonar por completo las mejoras si no funcionaron.

Cómo ser más productivo con Kaizen

Inicialmente, esta filosofía está dirigida a empresas y grandes industrias, pero sus principios funcionan bien M. F. Suárez-Barraza, J. Ramis-Pujol, S. Mi Dahlgaard-Park. Cambiar la calidad de vida a través del enfoque Personal Kaizen: Un estudio cualitativo / International Journal of Quality and Service Sciences y para cada individuo.

El escritor Robert Maurer, autor de Paso a paso hacia el logro. El método Kaizen”, y la bloguera Cómo aplicar Kaizen en su vida personal / Medium, Gail Kurzer-Myers, ofrecen varias ideas sobre cómo introducir el Kaizen en la vida cotidiana.

1. Fíjese pequeñas metas

“Lanzar su propio negocio” o “comenzar a ganar el doble” suena como algo aterrador y abrumador. Pero dividir esos grandes objetivos en muchos más pequeños lo hace mucho más fácil y claro.

Por ejemplo: “recolecta ideas para tu negocio”, “estudia el mercado y la competencia”, “calcula costos”, “elabora un plan de negocios”. Cuanto más puedas aplastar este enorme bloque, mejor.

Este enfoque puede que ya le resulte familiar: en la gestión del tiempo clásica se le llama "comerse un elefante en pedazos".

2. Hágase pequeñas preguntas

Instrucciones como "Empiece a hacer yoga todas las mañanas" son malas. Pero las preguntas adecuadas ayudan a encontrar la motivación y entenderse a sí mismo:

• ¿Qué me falta para hacer yoga todas las mañanas?
• ¿Qué puedo comprar para hacer la tarea más fácil y agradable, tal vez una alfombra nueva y ropa bonita y cómoda?
• ¿Qué pequeños pasos me ayudarán a desarrollar este hábito: recolectar ropa y una alfombra por la noche, leer un par de artículos sobre los beneficios del yoga, acostarme temprano?

3. Da pequeños pasos

Robert Maurer da un buen ejemplo en su libro. El médico intentó persuadir al paciente de que hiciera ejercicio regularmente durante 30 a 60 minutos al día. El paciente claramente no estaba entusiasmado con la idea. Luego se le pidió que simplemente marchara frente al televisor durante solo 1 minuto todas las noches. Y lo consiguió bastante bien. Una vez que ese "entrenamiento" se convirtió en un hábito, la paciente aumentó gradualmente el tiempo y la dificultad del ejercicio y, por lo tanto, hizo del deporte una parte de su vida.

Así que los pequeños pasos son la clave para los grandes cambios.

4. Deshazte de la basura

Y en todos los sentidos de la palabra. Deseche los papeles innecesarios, los cepillos rotos y las licuadoras rotas. Elimina los programas que no usas. Elimina las pérdidas de tiempo y cambia los hábitos destructivos. Trabaje con actitudes y pensamientos que lo agoten y arruinen su estado de ánimo.

5. Mantenga su área de trabajo limpia y ordenada

Cada cosa tiene su lugar. Disciplina, ayuda a sintonizar el trabajo y organizar los pensamientos.

6. Mejora cada día

La idea principal del kaizen es que el cambio debe ocurrir todos los días. Aunque pequeño, no siempre se nota.

Caminar 10 pasos más de lo habitual, aprender dos palabras en inglés en lugar de una, leer algunas páginas de un libro, pasar 5 minutos menos de tiempo en su teléfono que ayer: todo esto es importante y, en última instancia, conducirá a buenos resultados.

Este artículo se publicó por primera vez en enero de 2013. En agosto de 2021, actualizamos el texto.