Cómo hacer un gráfico de trabajo en proyectos en Excel en 10 pasos

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Con las herramientas habituales del editor de hojas de cálculo de MS Excel más popular, puede elaborar un diagrama visual del trabajo en proyectos, que le ayudará a realizar un seguimiento de cómo avanza cada tarea y cuánto queda por hacer.

Si está administrando proyectos, es importante saber siempre cuántas tareas tiene y cuándo deben completarse. Y si elabora un diagrama visual, será más fácil explicar los puntos clave en la vida de los proyectos al equipo involucrado en el trabajo, así como a otras partes interesadas.

Los programas especiales se utilizan a menudo para administrar proyectos, pero también puede crear un horario claro y accesible en el conocido MS Excel.

El diagrama de trabajo del proyecto muestra cómo los eventos y las tareas se relacionan entre sí a lo largo del tiempo. Un diagrama bien diseñado refleja información importante sobre la ejecución de una tarea específica y el desarrollo del proyecto en su conjunto, lo que ayuda a ver el panorama general.

Para crear un gráfico de este tipo en MS Excel (versiones 2007 y posteriores), debe seguir solo 10 pasos.

¿Qué es qué en este diagrama? Los detalles clave se muestran con líneas de colores y tablas:

• línea del día actual: una línea vertical roja que muestra dónde se encuentra hoy;
• fechas límite de tareas: barras horizontales grises que muestran cuánto tiempo llevará completar cada tarea;
• preparación de las tareas: líneas horizontales verdes que muestran en qué etapa se está completando la tarea y cuánto queda por hacer.

En diferentes versiones de MS Excel, las acciones pueden diferir ligeramente, pero de una forma u otra el proceso será universal y cualquier usuario puede hacer frente a la programación.

Puede ver una instrucción en video detallada (en inglés), tomará media hora de su tiempo.

Paso 1. Empezando, piensa en el resultado

Para hacer frente a la tarea sin problemas, imprima o dibuje en una hoja de papel el horario como debe verse al final. Sostén la hoja de papel frente a ti para comparar cada paso con un patrón. El diagrama no necesita ser dibujado con cuidado, solo arregle la forma del diagrama y téngalo a mano, será un buen recordatorio.

Paso 2. Crea una tabla con datos

Para crear un gráfico, primero debe elaborar una tabla. En el ejemplo, el proyecto se divide en cuatro fases, cada una con tareas.

Forme una tabla debajo del gráfico. La fila 30 contiene los encabezados de las columnas.

Averigüemos qué significan los datos de la tabla:

• Fase: "Fase 1", "Fase 2", "Fase 3", "Fase 4" o "Hoy". Muestra a qué etapa del proyecto corresponde el evento.
• Tipo de: "Fase", "Tarea", "Hoy". Muestra el tipo de evento, delimitando tareas y fases de ejecución del proyecto.
• Fecha de inicio: fecha de inicio del evento.
• Evento: muestra el nombre del evento en el diagrama.
• Momento: muestra cuántos días se necesitan para completar la tarea.
• Porcentaje de preparación: muestra el grado de finalización de cada tarea y fase, 0% - la tarea no ha comenzado, 100% - completada. Este indicador para la categoría "Fase" no está relacionado con la finalización de tareas y se establece como una estimación. Para decidir en qué porcentaje se completa una fase, debe aplicar sus propias reglas.
• Listo en días: el período para el cual se alcanzó el indicador de disponibilidad de eventos en porcentaje. Para una tarea que tarda 10 días y está completa al 50%, esta cifra será de cinco días (10 días × 50%).
• Altura: el valor de altura es importante para la decoración porque determina qué tan alto o bajo se reflejará el evento en el mapa de programación. Puede especificar cualquier valor, pero es mejor tomar números pequeños cercanos a cero. El ejemplo usa un rango de +25 a -25. Si la altura es positiva, el evento se reflejará en el gráfico sobre el eje horizontal, si es negativo, debajo del eje.

Paso 3. Cree un gráfico con los ejes X e Y, agregue los primeros datos de la columna "Línea de tiempo"

Es hora de crear un gráfico para visualizar los datos del evento a partir de la tabla realizada en el paso anterior. Utilice un diagrama de dispersión con ejes X e Y porque le permite colocar libremente las coordenadas base en ambos ejes.

Sigue las instrucciones:

• Seleccione la pestaña "Insertar" en el menú principal.
• Luego seleccione "Gráficos" → "Dispersión" → "Dispersión con marcadores", aparecerá un gráfico vacío frente a usted.
• Enganche los bordes del gráfico y cambie el tamaño y el tamaño del gráfico para que el campo del gráfico cubra el rango de la celda B4 a la celda K26 (presione y mantenga presionada la tecla Alt para alinear el área del gráfico exactamente con los bordes de la celda).
• Haga clic con el botón derecho en el diagrama y seleccione el elemento de menú "Seleccionar datos".

Agregue una serie de datos al rango haciendo clic en el botón "Agregar" en el cuadro de diálogo que se abre.

1. Para cambiar el nombre "Nombre de la serie" ponga en el campo correspondiente el valor de la celda E30 "Fechas".
2. Para el valor del eje X, seleccione el campo apropiado y seleccione las celdas C33: C46 Fecha de inicio.
3. Para el valor del eje Y, seleccione el campo apropiado y seleccione las celdas H33: Altura H46.
4. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana de agregar datos.
5. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana de selección de datos.

Estos pasos nos darán un gráfico de dispersión simple con formato automático.

Hagamos que los marcadores de eventos sean verdes:

• Haga clic con el botón derecho en cualquier marcador de datos seleccionado, seleccione cambiar "Formato de serie de datos".
• En la lista que se abre a la izquierda, seleccione la pestaña "Parámetros de marcador", luego seleccione el tipo de marcador integrado "Cristal". Aumente el tamaño a 10 pt.
• En la pestaña Relleno de marcador, seleccione un relleno sólido. Cambia el color de relleno a verde.

Ahora tenemos un diagrama de dispersión que representa la línea de tiempo. Hasta ahora, los marcadores verdes solo muestran el inicio de las tareas.

Cambie el nombre del gráfico: haga doble clic en el campo de texto con el nombre e ingrese su nombre.

Volveremos a las opciones de tiempo en el paso 5, agregaremos barras horizontales a lo largo del eje X, pero por ahora continuaremos formateando el gráfico.

Paso 4. Poner en orden la apariencia del diagrama y agregar los nombres de los eventos

Nos deshacemos de lo que no necesitamos en el diagrama.

Eje Y … Oculte el eje vertical, porque no lleva carga de información. Seleccione un diagrama, en el menú principal de la pestaña "Trabajar con diagramas", seleccione "Diseño". Luego elija Ejes → Eje vertical principal → No mostrar.

Guías horizontales … También son inútiles. Seleccione el gráfico, en el menú principal, vaya a la pestaña Diseño, luego seleccione Cuadrícula → Líneas de cuadrícula horizontales a lo largo del eje principal → No mostrar.

Leyenda del gráfico … Luego lo reemplazaremos por uno más hermoso, pero por ahora desactívelo: "Diseño" → "Leyenda" → "No".

Finalmente, mostramos las etiquetas de datos para cada marcador. En el menú principal de la pestaña "Diseño", seleccione "Firmas de datos" → "Izquierda".

Cómo cambiar los datos en la firma del token

Ingresar datos sobre cada evento en el diagrama es largo y difícil, porque debe seleccionar cada marcador por separado y cambiarle el nombre.

Pero este proceso se puede acelerar cuatro veces:

• Haga clic en el título del primer marcador (esquina superior izquierda del gráfico) para seleccionar todos los valores a la vez. ¡No haga clic en el marcador verde, esto seleccionará otros objetos!
• Haga clic nuevamente en el título del marcador para editar el nombre único.
• En el campo de entrada de la fórmula, escriba el símbolo =.
• Haga clic en la celda D33, contiene el evento "Fase 1", presione Entrar.
• Repita los primeros cuatro pasos para las etiquetas restantes para cada marcador.

Cómo fijar áreas

Es útil anclar las regiones en la línea 28 para que siempre pueda ver el diagrama mientras trabaja en el documento. Las primeras 27 líneas permanecerán frente a sus ojos, incluso si se desplaza por el resto de las líneas.

Para congelar áreas:

• Seleccione la celda A28.
• Seleccione la pestaña "Ver" del menú principal.
• Elija Ventana → Congelar áreas.
• Seleccione "Congelar áreas" en el menú desplegable.

Aparecerá una línea horizontal negra sobre la línea 28. Todo lo anterior ahora está acoplado y solo las líneas inferiores se moverán al desplazarse.

Paso 5. Agregue barras de error para mostrar líneas de tiempo para convertir el gráfico en un horario visual

Las barras de error horizontales en el diagrama mostrarán cuánto tiempo lleva completar cada tarea. Para hacerlos:

• Resalta el gráfico.
• En el menú principal de Herramientas de gráficos, seleccione la pestaña Diseño.
• En la lista desplegable de la esquina superior izquierda (área de trazado), seleccione la serie de datos "Línea de tiempo".
• En la pestaña Diseño, seleccione Barras de error → Configuración avanzada de barras de error. Se abrirá un cuadro de diálogo.
• En la lista desplegable de la esquina superior izquierda, seleccione las barras de error del eje X para formatear el gráfico.
• En el cuadro de diálogo para cambiar las barras horizontales, seleccione la casilla de verificación del pin Más. Estilo final → Sin punto.
• En la lista "Valor de error", seleccione el elemento "Personalizado" y haga clic en el botón "Especificar valor". En la nueva ventana "Configuración de la barra de error" que se abre, especifique el "Valor de error positivo", para ello coloque el cursor en el campo correspondiente y seleccione el rango de celdas de E33 a E74. Haga clic en Aceptar.

Ahora las líneas grises se extienden desde los marcadores verdes hacia la derecha, muestran cuánto tiempo necesita dedicar a esta o aquella tarea. Deben formatearse para mayor claridad:

• En la ventana Formato de barras de error, vaya a la pestaña Color de línea. Seleccione Línea continua. Haz que el relleno sea gris.
• En la pestaña Tipo de línea, aumente el ancho de la línea a 4 puntos.

Para navegar mejor por el diagrama, dibuje líneas verticales finas desde los marcadores. Para ello, en la lista desplegable de la esquina superior izquierda, seleccione "Barras de error a lo largo del eje Y". El cuadro de diálogo muestra barras de error verticales. Seleccione la dirección Menos, Estilo final → Sin punto, Cantidad de error → Valor relativo, ingrese 100% en este campo. Elija usted mismo el color y el grosor de las líneas.

Paso 6. Agregue el valor de preparación al gráfico

Es hora de agregar una serie de datos al gráfico que muestra el porcentaje de la tarea completada.

Si una tarea tarda 10 días y se completa al 50%, la barra de finalización estará medio llena. Esta es una medida de seguimiento del trabajo y no incluye fines de semana ni festivos. Para agregar nueva información a la tabla, siga las instrucciones a continuación.

• Haga clic con el botón derecho en el área del gráfico y seleccione "Seleccionar datos" en el menú contextual.
• Haga clic en el botón "Agregar", en la ventana que aparece, defina el "Nombre de fila" seleccionando la celda G30. El rango de datos para los ejes X e Y es el mismo que en el paso 3.
• Aparecerán marcadores rojos en el diagrama, que ocultarán los verdes.

Paso 7. Dar formato a las nuevas métricas de datos

Para que el gráfico se refleje con el mismo estilo y los datos no se superpongan, formateamos los marcadores:

• En la lista desplegable de la esquina superior izquierda, seleccione "Fila lista". Inmediatamente debajo de la lista desplegable hay un botón "Formato del fragmento seleccionado". Haga clic en él, se abrirá un cuadro de diálogo.
• Cambie los parámetros del marcador. Seleccione el tipo de forma "Cristal", establezca el tamaño en 10 pt y seleccione un relleno verde sólido para el marcador. Cierre el cuadro de diálogo.
• Sin eliminar la selección de marcadores, en el menú principal de la pestaña "Diseño", haga clic en el botón "Etiquetas de datos", seleccione el elemento "No mostrar" en el menú que aparece.

Paso 8. Agregue barras de error para realizar un seguimiento del porcentaje de finalización de las tareas

Ahora necesita agregar nuevos tablones para que pueda ver de un vistazo en qué etapa se encuentran las tareas.

• Seleccione Fila lista de nuevo en la lista desplegable de la izquierda. Presione el botón "Barras de error" en el menú principal. Seleccione "Opciones avanzadas" en el menú desplegable. Se abrirá un cuadro de diálogo. Establezca las lamas verticales en un valor fijo ingresando cero en el campo correspondiente.
• Cambie a los parámetros de las lamas paralelas al eje X. Establezca la dirección en "Más". Estilo final → Sin punto, Cantidad de error → Personalizado. En el cuadro de diálogo Valor de error positivo, especifique el rango de celdas G33-G47.
• Cambie el color de las líneas a verde eligiendo un relleno sólido. Establezca el ancho de la línea en 7 pt.

Las líneas verdes horizontales muestran si las tareas se han completado en parte o en su totalidad.

Paso 9. Agrega una línea vertical que represente el día actual

La línea roja muestra qué día es y deja claro cómo el proyecto en su conjunto se ajusta a la fecha límite.

• Llame al menú contextual del diagrama con el botón derecho. Seleccione "Seleccionar datos".
• Haga clic en el botón "Agregar", ingrese la palabra "Hoy" en el campo "Nombre de la serie". Ingrese el rango de celdas C31-C32 para el valor del eje X y H31-H32 para el valor del eje Y.

Han aparecido dos nuevos marcadores en el gráfico. Etiquételos: seleccione las etiquetas de datos y escriba la palabra "Hoy" en la barra de fórmulas. Haga clic con el botón derecho en la firma y seleccione el elemento "Formato de datos" en el menú contextual. Ponga la posición del título "Arriba".

• Vaya al menú principal en la pestaña "Diseño".
• Seleccione "Fila de hoy" en la lista desplegable en la esquina superior izquierda.
• Agregue barras de error con parámetros adicionales siguiendo las instrucciones como en el quinto paso. Necesitará una tabla a lo largo del eje vertical, con la dirección Menos, el estilo final de Sin punto, con un valor relativo del 100%.

Ahora tiene una línea vertical que representa el día actual. Cambie el color de la línea a rojo, aumente el tamaño a 3 pt.

En la muestra, la fecha actual es fija, por lo que no cambiará. Pero para proyectos que se desarrollan activamente, se recomienda una forma diferente de registrar datos. Para hacer esto, coloque la fecha en la celda B2 ingresando la fórmula = HOY () y especifique en el cuadro de diálogo de selección de datos el valor de la celda B2 del eje X en lugar del rango que especificó anteriormente.

Paso 10. Agrega bloques de texto

Ahora al diagrama le falta solo la leyenda de la leyenda para que pueda ser entendida por todo el equipo.

• Seleccione el diagrama, vaya al menú principal en la pestaña "Insertar". Seleccione "Letras".
• Coloque el área de la etiqueta en la esquina superior derecha del gráfico. Seleccione el borde del cuadro de texto con el botón derecho del ratón, seleccione el elemento "Formatear forma" en el menú contextual. En la ventana que se abre, seleccione el tipo de relleno "Sólido", el color es gris. Formatee la etiqueta. Puede insertar cualquier número de bloques.

Ahora puede hacer un diagrama en 20-30 minutos usando solo su editor favorito MS Excel.