El sistema GTD, probado durante años de práctica

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Nuestro lector Oleg Bondarenko comparte su probado sistema GTD para organizar asuntos y toda la vida. No es ningún secreto que sabemos casi todo sobre GTD y mecánicas similares, pero rara vez podemos usarlos durante mucho tiempo. Estamos seguros de que la historia de éxito en este campo será de su interés.

El siguiente es un resumen de una implementación de GTD personal en una forma que ha resistido la prueba de años. Quizás ayude a alguien.

Divido las tareas, ideas y pensamientos entrantes de la siguiente manera:

• Lo que se puede empujar de inmediato sobre otro artista, lo empujo de inmediato. Agrego una tarea de recordatorio "Verificar ejecución".
• Qué se puede hacer ahora mismo en 5-15 minutos. Me siento y lo hago.
• Lo que lleva más tiempo o no se puede hacer en este momento. Esto también incluye tareas de recordatorio del tipo "Verificar el estado del proyecto XXX". Inmediatamente lo introduzco en la lista de tareas en mi teléfono o en Google Tasks: todo está sincronizado.
• Lo que es interesante y puede ser prometedor. Lo dejo caer en un montón de Evernote. Lo reviso una vez a la semana y lo clasifico por cuadernos. Algo se convierte en tareas.

Más detalles sobre el tercer punto.

Para mantener exitosamente una lista de tareas, se requiere una estricta formalización, minimizando los costos de manejo y obtención de datos. Esto se logra de la siguiente manera.

Cada tarea tiene un nombre estructurado como: Proyecto | Objeto | Acción

Proyecto - esta es una gran agrupación de tareas, un código abreviado como CASA, OFICINA, CLIENTE1, … Para cada Proyecto, debe haber un promedio de 1-10 tareas. Si hay constantemente más tareas para el proyecto, asigno una parte a un proyecto adicional. Por tanto, la agrupación de tareas es siempre de un nivel. Como ha demostrado la práctica, una agrupación de tareas más visual en forma de árbol de varios niveles en realidad consume mucho tiempo innecesariamente y reduce la motivación para un uso eficaz del sistema.

La búsqueda de tareas dentro de un proyecto se realiza con funciones básicas: buscar u ordenar es mi forma favorita.

Un objeto - este es un objeto o persona sobre el que necesita realizar una acción. Aquí todo es sencillo.

Acción - una acción elemental que debe realizarse sobre el Objeto.

Otro punto primordial: cada tarea contiene fecha de vencimiento … Si no está seguro de la fecha de vencimiento de la tarea, configure la actual. Si estableces la fecha actual y no haces nada más, mañana la tarea estará en la lista de vencidos y tendrás que tomar una decisión al respecto. Por ejemplo, elimine las notas de la vida.

A veces, para un determinado Proyecto, aparece una lista de tareas, cuyo tiempo y secuencia de ejecución no están claros en este momento. En este caso, estoy buscando una tarea general del formulario: Tareas del proyecto. En los comentarios enumero la lista de tareas. Con el tiempo, la situación se aclara, algo se borra, algo se cumple, algo se convierte en una tarea separada. En cualquier caso, incluso a partir de una entrada de grupo de este tipo, determino la fecha, cuando es necesario consultarla y realizar una auditoría.

Y lo ultimo. En mi práctica, aproximadamente 50% de las tareas no se ejecutan (o no se puede ejecutar) en la fecha seleccionada. Mucho no depende de mí. Las tareas del tipo "Verificación del estado del proyecto" suelen ser largas y requieren atención periódica. Algo se está especificando y complementando. Estas tareas se posponen constantemente para fechas posteriores. Esto es normal (por cierto, esta es una gran ventaja de los organizadores electrónicos). El trabajo manual de posponer los plazos también es útil en el sentido de que a veces conduce a pensamientos importantes.