Cómo ser más productivo: consejos del creador del servicio Asana

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

El maravilloso servicio de Quora continúa deleitándonos con excelentes respuestas a preguntas urgentes. En esta ocasión, queremos contarte lo que Justin Rosenstein, excelente programador y emprendedor de Internet, que ha puesto su empeño en crear proyectos tan famosos como Gmail, Facebook y Asana, contó en respuesta a la invitación a compartir sus secretos de productividad.

Durante su mandato como programador y gerente de proyectos, Justin aprendió de primera mano lo importante que es la organización adecuada y se esforzó mucho en este tema. Como resultado, se dio cuenta de que la efectividad de cualquier actividad depende de muchos parámetros y requiere optimización en tres direcciones a la vez: ordenar su entorno, su mente y el proceso de trabajo real.

Optimización del medio ambiente

Evita distracciones

Comencemos de inmediato: ¡la multitarea daña su productividad!

Sí, sus sentimientos pueden engañarlo y puede sentirse como un genio de la productividad mientras trabaja en múltiples tareas al mismo tiempo. Pero en realidad este no es el caso, y numerosos estudios científicos lo demuestran. ¡El cambio constante y repetido entre tareas realmente te ralentiza!

Por tanto, lo primero y más importante es el enfoque.

• Active No molestar en su teléfono móvil.
• Cierre todas las ventanas y pestañas del navegador que no estén relacionadas con la tarea actual.
• Si necesita enviar una carta, no vaya después para ver la correspondencia no leída.
• Desactive las notificaciones por correo electrónico nuevo en su computadora.
• Cierre sesión en todos los chats.

Busque el estado del flujo

Si estás constantemente distraído y todo tu día consiste en un revoltijo de reuniones, llamadas y conversaciones con colegas, entonces es muy difícil encontrar ese estado especial llamado fluir. Es en este estado donde se logra el mejor rendimiento y surgen soluciones incluso para los problemas más complejos.

• Reserve horarios especiales para reuniones y conferencias. Hágales saber a todos sus colegas que es mejor que se comuniquen con usted solo en este momento.
• Si es posible, pida a la gerencia de su empresa que reserve un día a la semana en el que no habrá reuniones.
• Realice un seguimiento de su rendimiento en diferentes momentos del día. Intente distribuir las tareas de acuerdo con las observaciones realizadas.

Herramientas de trabajo maestras

Si su trabajo principal está conectado con la computadora, entonces cada vez que alcanza el mouse, pierde unos segundos y sale del estado de flujo. Aprenda y use los atajos de teclado más esenciales que no solo le ahorran tiempo, sino que también reducen las distracciones.

• Las teclas de acceso rápido están presentes no solo en cualquier programa, sino también en la mayoría de las aplicaciones web. Muchos de ellos son idénticos, por lo que una vez que aprenda un atajo de teclado, puede usarlo todo el tiempo.
• Utilice un programa para organizar rápidamente las ventanas de su escritorio.

Optimizando la mente

Todo lo que necesita saber sobre la motivación y el compromiso adecuados se puede encontrar en los libros de un periodista y escritor estadounidense. De ellos aprenderá que realmente no debe administrar el tiempo o las tareas, sino su energía.

Toma descansos regulares

El sentido común nos dice que cuanto más tiempo pasamos en el trabajo, más hacemos. Pero esto no es del todo cierto. Los humanos no somos robots, necesitamos tiempo para recuperarnos y descansar. Las investigaciones muestran que tomarse un breve descanso cada 90 minutos puede aumentar significativamente su productividad general.

Meditar

Aquí ya se ha escrito todo sobre los beneficios de la meditación.

Cuida tu cuerpo

• Beber agua. Al comienzo de cada día, pongo cinco vasos grandes de agua en mi mesa. Los bebo todos durante el resto del día. Su apariencia no me permite olvidarme de la necesidad de beber más.
• Come bien. Una comida abundante con un exceso de carbohidratos puede ser un verdadero desastre para su productividad.
• Practicar deportes. Hacer ejercicio cardiovascular al menos dos veces por semana te dará un impulso extra de energía.
• En resumen, asegúrese de que no está utilizando su tiempo libre para hacerse daño, sino para restaurar y aumentar sus reservas de energía.

Encuentra las causas de la procrastinación y arréglalas

Por lo general, postergamos las cosas no porque seamos patológicamente perezosos, no. Por lo general, la razón es que la tarea que tenemos ante nosotros nos causa algún tipo de malestar latente (u obvio). Puede evitarlo de las siguientes formas:

• Trate de admitir honestamente a sí mismo cuál es la razón de su dilación y procrastinación. Escriba en papel lo que no le gusta específicamente de su trabajo o tarea actual.
• Divida la tarea en varios pasos sencillos y hágalos uno a la vez.
• Si no puede obligarse a hacer algo en este momento, pase a otro, más fácil y más agradable, y no se escape inmediatamente sin rumbo fijo a través del feed de Facebook. En este caso, su trabajo se moverá de alguna manera y no se detendrá.

Optimización de procesos

Tenga un plan de trabajo claro. Distribuya claramente todas sus tareas en él de acuerdo con su importancia y urgencia. Dar prioridad a los casos con precisión es la clave para ser productivo.

• No comience a trabajar hasta que todos los pasos posteriores sean claros y comprensibles para usted.
• Empiece por lo esencial. Determina cuál es tu objetivo. ¿Por qué quieres lograrlo? ¿Qué pasos se requieren para lograrlo? ¿Quién es responsable de cada paso? ¿En qué orden deben realizarse las acciones?

Reúna un equipo. Algunas personas prefieren trabajar solas, pero las grandes cosas no se hacen así.

• Encuentra un compañero de equipo con el que sea más fácil trabajar. A veces hay tareas por las que puedes luchar durante varios días solo, pero también se completarán en un par de horas con la ayuda de un compañero. La "programación en pareja" es una técnica común en el desarrollo de software, pero se puede aplicar a todo lo demás.
• Si aún prefiere trabajar por su cuenta, a veces tenga reuniones breves con usted mismo. Puede hacerse preguntas sobre en qué está trabajando actualmente, qué dificultades ha encontrado y qué tareas tiene que resolver directamente en un editor de texto o una revista. Formular y escribir las respuestas a estas y otras preguntas ayuda mucho a ver el proceso desde fuera.
• Establezca y anuncie públicamente fechas límite. Si dijo con confianza delante de todos que terminaría este trabajo el viernes, entonces tendrá que hacer un esfuerzo adicional para que no se le conozca como una charla ociosa.
• Realice un seguimiento del progreso de cada tarea. Por supuesto, como creador del servicio, lo recomiendo para organizar el trabajo individual y en equipo.
• Deje tiempo al final de cada día para hacer un balance. Trate de ser honesto acerca de sus logros y fracasos actuales. Saque conclusiones de los errores que cometa.

Los consejos y trucos enumerados anteriormente por sí solos significan muy poco para convertirte en la persona más productiva del mundo de la noche a la mañana. Pero todos juntos crean un poderoso sistema que lo ayudará a trabajar muchas veces de manera más eficiente.