Secretos de productividad del creador del popular servicio de gestión de tareas de Todoist

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

El autor de Todoist, Amir Salihefendic, ha desarrollado su propio sistema de productividad que lo ha estado ayudando a lograr sus objetivos sin estrés durante 9 años. Hoy Amir hablará sobre su sistema y su integración con Todoist.

La mayoría de las personas no buscan optimizar su flujo de trabajo, dejar que las cosas vayan por sí solas y esperar lo mejor. Pero si tiene un sistema, puede maniobrar entre muchas tareas, priorizar y no sentirse abrumado.

Llamé a mi sistema de productividad Systemist. Lo inventé, y Todoist se basa en él, en 2007. En ese momento vivía en un albergue en Aarhus (Dinamarca) y estudiaba informática. Tenía dos trabajos a tiempo parcial y muchos proyectos personales. Me sentí abrumado y desorganizado. Todo eso cambió cuando me vino a la mente la idea sistémica.

¿Qué me ha ayudado a lograr este sistema?

1. Establecer Doist Ltd. y desarrollar un producto que permita a las personas lograr resultados asombrosos.
2. Combinar con éxito las funciones del fundador y el CEO. Tengo tiempo para todo y no me siento sobrecargado. La empresa emplea a 50 personas y casi ninguna me vio agotada.
3. Identifique los aspectos prioritarios del flujo de trabajo todos los días y recuerde siempre correos electrónicos, citas y proyectos importantes.
4. Disfrute de la vida fuera del trabajo: pasar tiempo con su esposa, viajar, autoeducación y deportes, atención médica.

El equilibrio entre el trabajo y la vida personal es la clave de la eficacia personal.

Systemist funciona mejor junto con Todoist. Pero puede utilizar cualquier otro programa y servicio de gestión de tareas. Los principios básicos del sistema son mucho más importantes que las herramientas específicas.

6 principios sistémicos

1. Aplicar en todas partes

El sistema es el sistema, para usarlo en todas partes y en todas partes. Debe tener acceso al programador desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar.

Hemos trabajado duro para que Todoist esté disponible en todo el mundo. Recomiendo instalarlo (u otra aplicación similar) inmediatamente en todos los dispositivos y plataformas que tenga: teléfono, tableta, computadora portátil, navegadores, etc.

2. Aplicar en todo

El sistema funciona si cubre todos los aspectos de la vida personal y profesional. Esto te dará libertad. Controlarás todo lo importante y ya no te olvidarás de cosas como reunirte con un cliente o comprar un regalo para un ser querido.

Casi todas mis actividades están optimizadas. En concreto, he sistematizado:

1. Próximos eventos (reuniones dentro y fuera de la empresa).
2. Proyectos complejos, fragmentados en muchas pequeñas etapas.
3. Tareas repetitivas para controlar proyectos a largo plazo.
4. Correo electrónico (si no puedo responder la carta de inmediato, la traduzco en una tarea con la ayuda).
5. Informes de errores, si solucionarlos está vinculado a mí.
6. Lista de lanzamientos (compartida con colegas).
7. Lista de compras (compartida con mi esposa).
8. Páginas web sobre las que no puedo actuar de inmediato. Por ejemplo, una página de producto de Amazon.com (aún no decidido si comprar o no), una página de película en IMDb que quiero ver o un artículo que quiero leer más tarde. Para todo esto, utilizo.
9. Tareas de salud (gimnasia semanal y entrenamientos de jogging).

3. Divida las tareas grandes en pequeñas y factibles

Una pequeña tarea es más fácil de realizar. Por lo tanto, divida siempre los proyectos grandes en pequeñas subtareas que se puedan completar en una hora (o menos). Primero, le ayudará a comprender cuánto tiempo le lleva hacer esto o aquello. Y en segundo lugar, verá el progreso.

Es importante que la tarea sea factible. Debe poder implementar lo que puso en su lista de tareas pendientes.

4. Priorizar

Hago de 15 a 25 tareas todos los días. Son los más importantes en este momento.

Es fácil priorizar en Todoist. Así es como lo hago:

1. Asegúrese de establecer la fecha límite para la finalización del caso. Me propongo tareas importantes para hoy o mañana, escribo las que no son importantes para el futuro.
2. Indico los niveles de priorización. Hay cuatro de ellos en Todoist. El servicio clasifica automáticamente las tareas según su importancia.
3. Para enfatizar aún más la importancia de la tarea, utilizo etiquetas como @high_impact. Con ellos es conveniente realizar un seguimiento de cuántas tareas importantes se realizan en un día.

5. Vacía tu lista de tareas pendientes todos los días

Antes de comenzar a usar la regla 0 de la bandeja de entrada, mi correo electrónico era caótico. Me sentía fatal cada vez que tenía que limpiar los escombros.

Para administrar las tareas, utilizo una regla similar: "0 tareas en la lista de tareas pendientes".

Si no tuvo tiempo para hacer todo lo que planeó para el día, no posponga las tareas restantes para el día siguiente. En su lugar, restablezca su lista de tareas pendientes y cree un nuevo plan. Esto le permitirá hacer un balance, comprender dónde se encuentra y volver a establecer prioridades.

6. Siempre recibe comentarios

La mayoría de los sistemas de gestión del tiempo se centran en lo que se debe hacer más que en lo que ya se ha hecho. Pero, ¿de qué sirve si no ve su progreso y no comprende lo productivo que es?

Por lo tanto, creamos. Le permite realizar un seguimiento, visualizar y mejorar el desempeño personal.

Todoist Karma es como un minijuego: completas tareas, obtienes puntos y ves crecer las cartas de colores. Es muy emocionante, especialmente para los novatos en la gestión del tiempo. Para hacerlo aún más interesante, puede establecer objetivos no solo diarios, sino también semanales, así como compartir los resultados en las redes sociales, aumentando así el nivel de responsabilidad.

Consejos adicionales

Trabajar con correo electrónico

1. Revise su correo electrónico dos veces al día. Por ejemplo, por la mañana y por la tarde.
2. Apunta a una bandeja de entrada vacía.
3. Si es posible, responda la carta inmediatamente. Si no es así, conviértalo en una tarea, asegúrese de indicar la fecha de vencimiento y la prioridad.
4. Desactive las notificaciones en todos los dispositivos. Esto te ayudará a evitar distracciones.

Trabajando con mensajeros

Los mensajeros son asesinos de la productividad, son nerviosos y distraen. Las investigaciones muestran que el trabajador de oficina promedio dedica un promedio de más de dos horas al día a distracciones y descansos. Esto significa que la semana laboral aumenta en más de 10 horas, porque el volumen de trabajo no disminuye.

1. Combine la correspondencia en mensajeros con la navegación por Internet. Cuando solo necesite trabajar (escribir un informe, dibujar un diseño, etc.), cierre las aplicaciones de chat.
2. Procesar mensajes en lotes: abrir el Messenger, leer todo, responder a todos y volver a cerrarlo.
3. Desactive las notificaciones de mensajería en su teléfono móvil.

Según Salihefendik, este sistema lo ayuda a estar concentrado, cuerdo y saludable.

Escribe en los comentarios lo que piensas de Systemist y comparte también tus secretos de productividad.