Cómo enviar empleados a viajes de negocios sin papeleo: experiencia personal

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Te contamos los principales problemas de los viajes de empresa y te explicamos cómo puedes solucionarlos.

Problema n. ° 1. Sistema de aprobación lento

Cada viaje es un montón de correspondencia en la que actúo como intermediario. Se necesita mucho tiempo para enviar mensajes, además existe la posibilidad de confundirse y cometer errores, especialmente cuando hay varias personas volando.

Una vez entendí mal a un empleado y acordé un boleto para el vuelo equivocado. No era reembolsable, por lo que la empresa tuvo que gastar dinero en un segundo boleto, con la fecha correcta, y perder unos 10 mil rublos.

Como resolver el problema

Pequeño: automatizar el proceso.

Los servicios para la reserva de viajes en línea hacen frente a esta tarea: lo probé. Se puede utilizar para planificar viajes de negocios, comprar billetes de avión y tren y reservar hoteles. No es necesario pagar por conectarse y utilizar el servicio.

El servicio puede ser utilizado no solo por el director y el director de la oficina, sino también por todos los empleados de la empresa. No hay límite en el número de usuarios, así que inmediatamente subí los datos de todos los chicos que van de viaje de negocios al perfil de Lifehacker en OneTwoTrip for Business. Puede agregarlo manualmente o desde archivos XLS y CSV. Para ello, en la sección "Empleados" hay un botón "Importar".

Al agregar un usuario, puede ingresar inmediatamente los datos de los pasaportes rusos y extranjeros, para no volver a completarlos cada vez.

Para cada empleado, puede establecer un límite de viaje y restringir los derechos de acceso. Por ejemplo, establezca un límite para un pedido y seleccione un hotel de hasta tres estrellas. Cuando un empleado se va, su perfil se bloquea. No podrá ingresar a su cuenta personal, pero se mantendrá todo el historial y los informes sobre él.

Esto simplificó enormemente mi trabajo: un empleado puede iniciar sesión en su cuenta personal con su contraseña, seleccionar el vuelo y hotel deseados y reservarlos sin pagar. Para acordar las entradas, no es necesario enviar capturas de pantalla a Telegram: el director, como administrador, ve las reservas y pedidos de todos los empleados en la sección "Pedidos".

Problema n. ° 2. Costos elevados

Intentamos planificar los viajes con anticipación para comprar boletos más baratos. Es cierto que esto no siempre funciona.

Como resolver el problema

Pequeño: Ahorre en billetes y hoteles comprándolos a través del servicio de viajes online.

OneTwoTrip for Business garantiza que los billetes de avión cuestan lo mismo o son más baratos que para los particulares.

Los ahorros se logran a través de una alta rotación y contratación directa con aerolíneas y hoteles.

El sitio ofrece alrededor de 2 millones de opciones de alojamiento para diferentes presupuestos: hoteles, apartamentos, hostales. Más de 1000 de los más populares tienen sus propias relaciones con OneTwoTrip for Business. Si el objeto que el cliente necesita no está en el sistema, el servicio puede celebrar un contrato con él a pedido.

Si se confirman los planes y se aprueba el viaje, los boletos se pueden comprar en dos clics. Si no es así, cancele su reserva. Todas las tarjetas de fidelización de aerolíneas son válidas, por lo que puede seguir acumulando millas. El servicio gestiona promociones con bancos: por ejemplo, puede devolver cashback con bonificaciones por compras con tarjeta corporativa.

Problema n. ° 3. Facturación y emisión de billetes prolongados

Cuando los boletos y el hotel se han acordado con el gerente, me comunico con la aerolínea y el hotel para recibir una factura de pago. Cada organización tiene sus propias reglas de pago para las entidades legales: en algún lugar debe escribir un correo electrónico, en algún lugar debe completar un archivo de Excel con los detalles de la empresa, en algún lugar: un formulario en el sitio web. Sucedió que tuve que llamar repetidamente a la línea directa para obtener documentos. Lleva mucho tiempo y, a veces, la emisión de billetes lleva varios días. Algunas empresas no emiten facturas a personas jurídicas en absoluto. En tales casos, debe renunciar a la compra y buscar otro vuelo u hotel.

Como resolver el problema

Pequeño:pagar las entradas y el hotel con una sola factura en el sitio web del servicio para la organización de viajes de negocios.

En OneTwoTrip for Business, yo y otros empleados que tengan el acceso adecuado podemos reservar y pagar boletos y hoteles tan fácilmente como individuos. Todo el proceso toma 2-3 minutos: ingresas a tu cuenta personal, ingresas la fecha y el destino y seleccionas el vuelo deseado. No es necesario que ingrese los datos del pasaporte y el número de tarjeta de bonificación, se cargarán automáticamente cuando seleccione un empleado de la lista.

Además, puede crear un itinerario complejo u organizar su viaje de manera más flexible. Por ejemplo, vuele un día con diferentes aerolíneas: por la mañana de Ulyanovsk a Moscú con Aeroflot y por la noche de regreso a Pobeda. Esto está permitido porque el servicio en línea puede "pegar" boletos de diferentes aerolíneas en un solo pedido. Si organiza su viaje usted mismo, en este caso, tomaría más tiempo: correspondencia con dos aerolíneas, dos facturas de pago, el doble de documentos de cierre.

Puedes pagar las entradas y el hotel de dos formas: con depósito y con tarjeta bancaria corporativa. Utilizo un depósito; debe reponerlo por adelantado por cualquier monto facturando desde la sección "Cuenta". La compra se realiza de forma inmediata, y no solo durante el horario de apertura del banco.

Para cualquier problema, puede ponerse en contacto con el equipo de asistencia técnica. Trabaja las veinticuatro horas del día y brindará asistencia, incluso si ocurre fuerza mayor por la noche o los fines de semana.

Problema No. 4. Documentos de cierre

El viaje de negocios no termina con la compra de boletos y reservas de hotel. Se necesita mucho más esfuerzo para preparar los documentos de cierre. Deben solicitarse por separado a la aerolínea y al hotel, que los envían exclusivamente en forma impresa. A menudo, los envíos no llegan por correo y se pierden. Esto se revela durante el período del informe, por lo que debe buscar con urgencia el contacto de alguien que pueda duplicar los documentos de cierre.

Como resolver el problema

Pequeño:confíe la formación de documentos de cierre OneTwoTrip for Business.

En OneTwoTrip for Business con facturas e informes, todo es mucho más sencillo. Todos los meses recibimos un acto por todos los servicios y una factura de hoteles con IVA, cada trimestre, un acto de reconciliación. Todas las facturas e informes se almacenan en la sección "Documentos". Puede configurar cuál de los empleados tiene acceso a ellos: secretaria, contable, gerente. Los documentos no tienen limitación en el período de almacenamiento en su cuenta personal y están disponibles en cualquier momento.

¿Cuál es el resultado final?

La organización de viajes de negocios ahorra tiempo y dinero. El servicio te permite:

• rechazar correspondencia larga con aerolíneas y hoteles;
• coordinar viajes directamente con el jefe;
• reservar las opciones de vuelo y alojamiento más rentables;
• emitir boletos y el hotel en 2-3 minutos en un solo lugar;
• pagar las entradas sin esperar la factura;
• simplificar la preparación y el almacenamiento de los documentos de cierre.