"0 entrantes": un sistema claro para mantener cero la bandeja de entrada

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Al leer este artículo, se convertirá en el rey de los correos electrónicos. Honestamente.

Para muchos, el correo electrónico sigue siendo una herramienta de trabajo indiscutible y un sufrimiento diario. Alguien tiene siete cartas entrantes y las resolverá rápidamente ahora. Alguien tiene 46 entrantes, pero también los rastrillará en un día, porque está acostumbrado. Para cada persona, existe un cierto umbral para la cantidad de correos electrónicos entrantes por día, que puede manejar sin retrasar el procesamiento al día siguiente y, en consecuencia, sin crear bloqueos en el buzón de correo electrónico. Puede llamar a este umbral "natural".

Si hay más correos electrónicos de los que una persona puede procesar, entonces debe cambiar su enfoque para la administración de correo electrónico. Esto aumentará el umbral al valor requerido en un caso particular. ¿Necesita administrar 100 correos electrónicos al día? Esto significa que puede hacer 100, solo use la metodología correcta cuando trabaje con correo. ¿Cuál? Te lo contamos ahora.

El único indicador de que una persona puede manejar el correo es cero correo entrante al final de la jornada laboral. El principio clave del procesamiento competente de los mensajes entrantes es comprender qué tipo de carta tiene frente a usted. Primero, debe aprender a clasificar letras con claridad y saber qué hacer con cada tipo.

Todos los correos electrónicos entrantes se pueden dividir en siete categorías:

1. No tienes que responder, no tienes que leer. Hay dos formas para este tipo de cartas: archivar o eliminar. Si recibe otro boletín que nunca ha leído, hágase un favor: cancele la suscripción. Una acción a cambio de deshacerse de docenas de correos electrónicos de este tipo en el futuro. ¿Queremos aprender a lidiar con el flujo de letras en un día? Menos flujo es más fácil de manejar. No tenga miedo de perderse algo importante. La información realmente necesaria te llegará de una manera diferente y aparecerá frente a ti al menos una vez más.
2. Con archivos adjuntos. Pueden ser notificaciones sobre la necesidad de pagar por algo o información para trabajos actuales o futuros. Es útil crear carpetas separadas para tales cartas, pero sin fanatismo. ¿Demasiadas carpetas? Simplificar. Para encontrar algo que necesite más tarde, no necesita mil carpetas, sino la capacidad de utilizar las funciones de búsqueda del correo.
3. Responde a voluntad. La respuesta parece ser opcional, pero a veces la cortesía es útil. Aquí, actúe exclusivamente de acuerdo con la situación.
4. Con un margen de tiempo para familiarizarse. Interesante de leer, pero no necesario. Intente clasificar tantos correos electrónicos como sea posible en esta categoría y en la anterior. Ésta es la clave para una gestión eficaz del correo.
5. Necesito responder hoy. Aquí todo es simple: tome y responda ya sea ahora, si algo es muy urgente, o al final de la jornada laboral.
6. Tengo que responder, pero hoy no. La belleza del correo electrónico es que no es un chat ni un teléfono. Nadie espera ni debe esperar una respuesta rápida por correo electrónico, si esto no se indica en el encabezado de la carta. Si se nombra un día determinado como fecha límite para recibir una respuesta, o si usted mismo sabe y comprende cuánto tiempo necesita para dar una respuesta, coloque esas cartas en la carpeta correspondiente. Por ejemplo, "Responder el lunes", "Responder el martes", etc. Ahora cree usted mismo una lista de verificación que contenga el elemento "Por la mañana, procese el correo pospuesto para hoy". También existen herramientas de automatización especializadas para tales fines: para Gmail y.
7. Letra incomprensible. Hay letras que son difíciles de categorizar. No se atormente con reflexiones y esté de acuerdo consigo mismo en clasificar tales letras en una de las categorías enumeradas anteriormente.

Según esta clasificación, necesitamos carpetas para las categorías 2, 3, 4 y 6.

Reglas para el procesamiento efectivo del correo electrónico

• Reserve 30 minutos al final de su jornada laboral para poner su bandeja de entrada a cero. Esto es más efectivo que intentar responder instantáneamente a cada correo electrónico. La gente no realiza múltiples tareas. Menos distracciones y cambios, más eficiencia.
• ¿Qué hacer con los correos electrónicos urgentes? Establezca un intervalo en el que revise su bandeja de entrada a lo largo del día. Por ejemplo, una vez por hora. Revise su bandeja de entrada en busca de correos electrónicos importantes urgentes y, si no hay ninguno, vuelva al trabajo. Recuerde la ventaja del correo: no es un medio de comunicación instantánea. Es posible que el problema mencionado en uno de los correos electrónicos no urgentes se resuelva sin su participación al final del día, o al final del día recibirá más información, lo que le permitirá resolver el problema más rápido. y de manera más eficiente.
• Siempre que no esté revisando su correo, mantenga el correo cerrado. Desactivar las notificaciones. Ahórrese la distracción contemplación del número de letras entrantes. Ahora tienes otro trabajo y aún no ha llegado el momento del correo. En momentos de duda sobre la exactitud de este enfoque, recuerde: no se encuentra en una planta de energía nuclear, pero incluso si estuviera allí, no se le habría informado sobre el sobrecalentamiento del reactor de todos modos por correo electrónico.
• Utilice su impulso de terminar su día de trabajo a tiempo para acelerar el procesamiento del correo. Por eso se recomienda desmontar la bandeja de entrada a cero al final del día. Tienes 30 minutos y quieres terminar rápidamente. Básicamente, resulta ser una especie de juego, pero también puedes gamificar a propósito el procesamiento del correo electrónico.
• Sea breve y vaya al grano.
• Sea positivo y amistoso. Los correos electrónicos pueden construir y destruir relaciones. En lugar de resolver problemas realmente importantes, las personas a veces intentan llamar idiota al oponente de la manera más delicada y encubierta posible, y todo el texto se basa en esto. No hay nada de extraño en expresar tu actitud positiva hacia el destinatario con una pequeña frase agradable en el cuerpo de la carta. Su amabilidad volverá a usted y su correspondencia será mucho más significativa y efectiva.
• Necesita rastrillar las letras en el orden inverso. Y solo así. Parece que es más lógico empezar con letras más antiguas, pero nuestro objetivo es cero bandeja de entrada, lo que significa que al final de la jornada laboral llegaremos incluso a la primera carta recibida. Si te das un capricho y empiezas a dejar las últimas cartas que recibiste hoy para mañana, entonces toda la técnica deja de funcionar. ¿Por qué querrías aprender a enviar buenos correos si no sigues una regla fundamental? Sigue trabajando como antes y sufre.
• Abra solo las cartas que necesite, enviando el resto al archivo o para su eliminación. Abusamos de las suscripciones a cosas innecesarias (una suscripción a Lifehacker, por el contrario, es muy necesaria) y como resultado obtenemos más información de la que podemos leer. ¿Cómo distinguir las letras que quieres? Hay una regla simple, pero muy efectiva: abra solo aquellas cartas que estén dirigidas a una persona específica personalmente para usted. El resto, en una de las categorías descritas al principio del artículo según la situación.
• Crea plantillas. A menudo, las respuestas a los correos electrónicos son bastante estándar, es decir, escribes lo mismo. ¿Has notado que escribes esta frase a menudo? Cree una plantilla para copiar y pegar rápidamente o créela en el propio servicio de correo.
• Si el correo ha sido procesado y todavía hay tiempo, entonces debe usarlo de manera racional. Pasamos a la categoría de letras número 3, 4 y 6 y allí ponemos las cosas en orden.

Este tutorial, que se basa en una clasificación correcta, como puede ver, es una gran adición a los consejos de correo electrónico más generales del CEO de LinkedIn, Jeff Weiner. Además, no se pierda los 10 consejos por correo electrónico de Leo Babauta. De hecho, existen muchas formas adicionales de aprovechar al máximo su correo electrónico. Prueba las técnicas que te apliquen, analiza los resultados y no olvides dejar en los comentarios tus propios consejos para mejorar la eficiencia del trabajo con correo electrónico.