2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53
El problema del número cada vez mayor de mensajes no leídos en la bandeja de entrada preocupa a un gran número de usuarios. Para solucionarlo, se han creado decenas de extensiones y se han escrito muchos artículos sobre la metodología de uso de Gmail. Sin embargo, no es necesario inventar algo nuevo si existen herramientas de trabajo probadas. En este artículo, le mostraré cómo manejar el tráfico de correo electrónico utilizando el sistema de acceso directo de Gmail.
Las etiquetas de Gmail son etiquetas personalizadas que puede utilizar para clasificar los correos electrónicos. Al mismo tiempo, a diferencia de las carpetas, una carta puede tener varias etiquetas, es decir, una carta puede estar simultáneamente en varias categorías.
Una de las razones del desbordamiento gradual de la bandeja de entrada es que muchos usuarios la utilizan para almacenar todo el correo que cae en su bandeja de entrada. Al mismo tiempo, el análisis del correo comienza con las cartas más nuevas, por lo que es posible que esos mensajes que se encuentran en la parte inferior de su buzón nunca lleguen a sus ojos.
El sistema de etiquetas que utilizo me permite procesar cartas no según su hora de llegada, sino según su importancia. Puede ordenar fácilmente todos los correos electrónicos en categorías de acciones previstas y dedicar su tiempo a cosas realmente importantes, y no a publicidad basura. Para hacer esto, solo necesita crear cinco etiquetas nuevas.
- "!¡Urgentemente!". Las cartas que requieren una acción urgente entran en esta categoría. Esta etiqueta requiere atención en primer lugar, ya que los correos electrónicos marcados con ella deben procesarse de inmediato.
- "Planificado." Marque con esta etiqueta aquellas letras que le obliguen a actuar en un futuro previsible y tengan una fecha concreta. Por ejemplo, un recordatorio para pagar el hospedaje pronto o una notificación de una reunión futura.
- "Contestar". Esta categoría recopilará todos los correos electrónicos a los que desea responder, pero no hay límite de tiempo para su respuesta. Obviamente, este correo se procesará a medida que haya tiempo disponible.
- "Esperando". A veces, hay situaciones en las que un negocio o proyecto que discutió en su correspondencia por correo, como dicen, se congela. Es decir, has hecho todo lo que depende de ti de tu lado, y ahora solo estás esperando una respuesta o el próximo pedido. Cartas que no requieren de tu participación activa en este momento, pero que siguen siendo importantes, las marcamos con esta etiqueta.
- "Hecha". Esta es una etiqueta para casos completados y problemas resueltos. En principio, sería posible archivar inmediatamente dicha correspondencia, pero aún es mejor ponerla temporalmente en un papá separado. Esto te permitirá dar rienda suelta a tu autoestima al final de la semana laboral, y también te servirá como material para analizar tu productividad.
Por lo tanto, el análisis inicial de la correspondencia en Gmail se reduce a un vistazo rápido a los encabezados o al contenido y a clasificar todos los correos electrónicos. Te llevará un orden de magnitud menos tiempo que el procesamiento secuencial de cada letra, por lo que muy pronto tu bandeja de entrada estará completamente vacía.
Una vez que esto suceda, puede navegar hasta "! Urgent!" y abordar esas letras que realmente importan más. Cuando nos hemos ocupado de esta categoría prioritaria, pasamos a la categoría de tareas previamente planificadas y llevamos a cabo las que están por vencer. Si después de eso aún le queda tiempo, abra la carpeta con letras secundarias esperando una respuesta. Este proceso, por regla general, no requiere mucho esfuerzo y atención especial, por lo que se puede realizar al final de la jornada laboral. Bueno, las letras etiquetadas como "Listo" se pueden admirar una vez a la semana al resumir los resultados.
Por lo tanto, con la ayuda de estos sencillos pasos, siempre puede prestar suficiente atención a las cosas importantes y no desperdiciarla en correspondencia vacía. Su buzón de correo siempre estará vacío y nunca más perderá una sola letra en el caos y la confusión de miles de cartas invisibles.
¿Utiliza alguna etiqueta de Gmail para ordenar su correo?
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