12 trucos sencillos para hacer las cosas más rápido en Excel

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2024-01-13 01:16

Cómo agregar datos rápidamente, crear una tabla inteligente o guardar un archivo no guardado.

1. Agregue rápidamente nuevos datos al gráfico

Si aparecen nuevos datos en la hoja para el diagrama trazado, que deben agregarse, simplemente puede seleccionar un rango con nueva información, copiarlo (Ctrl + C) y luego pegarlo directamente en el diagrama (Ctrl + V).

2. Relleno flash

Suponga que tiene una lista de nombres completos (Ivanov Ivan Ivanovich), que debe convertir en nombres abreviados (Ivanov I. I.). Para hacer esto, solo necesita comenzar a escribir el texto deseado en la columna adyacente a mano. En la segunda o tercera línea, Excel intentará predecir nuestras acciones y realizar un procesamiento adicional automáticamente. Todo lo que tiene que hacer es presionar la tecla Enter para confirmar, y todos los nombres se convertirán instantáneamente. Del mismo modo, puede extraer nombres del correo electrónico, pegar nombres de fragmentos, etc.

3. Copie sin romper formatos

Lo más probable es que conozca el marcador mágico de autocompletar. Esta es una cruz negra delgada en la esquina inferior derecha de la celda, tirando de la cual puede copiar el contenido de una celda o una fórmula en varias celdas a la vez. Sin embargo, hay un matiz desagradable: dicha copia a menudo viola el diseño de la tabla, ya que no solo se copia la fórmula, sino también el formato de la celda. Esto se puede evitar. Inmediatamente después de tirar de la cruz negra, haga clic en la etiqueta inteligente, un icono especial que aparece en la esquina inferior derecha del área copiada.

Si selecciona la opción Rellenar sin formato, Excel copiará su fórmula sin formatear y no estropeará el diseño.

4. Visualización de datos de una hoja de cálculo de Excel en un mapa

En Excel, puede mostrar rápidamente sus datos geográficos en un mapa interactivo, como ventas por ciudad. Para hacer esto, vaya a Office Store en la pestaña Insertar e instale el complemento Bing Maps desde allí. Esto se puede hacer desde el sitio haciendo clic en el botón Get It Now.

Después de agregar un módulo, puede seleccionarlo de la lista desplegable Mis aplicaciones en la pestaña Insertar y colocarlo en su hoja de trabajo. Queda por seleccionar sus celdas con datos y hacer clic en el botón Mostrar ubicaciones en el módulo de mapa para ver nuestros datos en él. Si lo desea, en la configuración del complemento, puede seleccionar el tipo de gráfico y colores para mostrar.

5. Salto rápido a la hoja requerida

Si el número de hojas de trabajo en el archivo ha superado las 10, será difícil navegar por ellas. Haga clic con el botón derecho en cualquiera de los botones de desplazamiento de las pestañas de la hoja en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Aparecerá la tabla de contenido y podrá saltar instantáneamente a cualquier hoja que desee.

6. Convierta filas en columnas y viceversa

Si alguna vez ha tenido que mover celdas de filas a columnas a mano, apreciará el siguiente truco:

1. Resalte el rango.
2. Cópielo (Ctrl + C) o, haciendo clic con el botón derecho del mouse, seleccione "Copiar" (Copiar).
3. Haga clic con el botón derecho en la celda donde desea pegar los datos y seleccione una de las opciones de Pegado especial del menú contextual: el icono Transponer. Las versiones anteriores de Excel no tienen este icono, pero puede solucionar el problema usando Pegado especial (Ctrl + Alt + V) y eligiendo la opción Transponer.

7. Lista desplegable en una celda

Si en cualquier celda se supone que debe ingresar valores estrictamente definidos del conjunto permitido (por ejemplo, solo "sí" y "no" o solo de la lista de departamentos de la empresa, etc.), entonces esto se puede organizar fácilmente usando la lista desplegable.

1. Seleccione una celda (o un rango de celdas) que debería tener tal limitación.
2. Haga clic en el botón "Validación" en la pestaña "Datos" (Datos → Validación).
3. En la lista desplegable "Tipo" (Permitir) seleccione la opción "Lista" (Lista).
4. En el campo "Fuente", especifique el rango que contiene las variantes de referencia de los elementos, que posteriormente desaparecerán al escribir.

8. Mesa inteligente

Si selecciona un rango con datos y en la pestaña "Inicio" hace clic en "Formatear como tabla" (Inicio → Formatear como tabla), nuestra lista se convertirá en una tabla inteligente que puede hacer muchas cosas útiles:

1. Se estira automáticamente cuando se le agregan nuevas filas o columnas.
2. Las fórmulas ingresadas se copiarán automáticamente a toda la columna.
3. El encabezado de dicha tabla se fija automáticamente al desplazarse e incluye botones de filtro para filtrar y ordenar.
4. En la pestaña "Diseño" que aparece en dicha tabla, puede agregar una fila de totales con cálculo automático.

9. Minigráficos

Los minigráficos son gráficos en miniatura dibujados directamente en celdas que visualizan la dinámica de nuestros datos. Para crearlos, haga clic en el botón Línea o Columnas en el grupo Minigráficos en la pestaña Insertar. En la ventana que se abre, especifique el rango con los datos numéricos originales y las celdas donde desea mostrar los minigráficos.

Después de hacer clic en el botón "Aceptar", Microsoft Excel los creará en las celdas especificadas. En la pestaña "Diseño" que aparece, puede personalizar aún más su color, tipo, habilitar la visualización de valores mínimos y máximos, etc.

10. Recupere archivos no guardados

Imagínese: cierra el informe con el que jugueteó con la última mitad del día, y en el cuadro de diálogo que aparece "¿Guardar cambios en archivo?" de repente, por alguna razón, presiona "No". La oficina anuncia tu grito desgarrador, pero es demasiado tarde: las últimas horas de trabajo se fueron por el desagüe.

De hecho, existe la posibilidad de rectificar la situación. Si tiene Excel 2010, haga clic en "Archivo" → "Recientes" (Archivo → Recientes) y busque el botón "Recuperar libros no guardados" en la esquina inferior derecha de la pantalla.

En Excel 2013, la ruta es ligeramente diferente: Archivo → Detalles → Control de versiones → Archivo - Propiedades - Recuperar libros de trabajo no guardados.

En versiones posteriores de Excel, abra Archivo → Información → Gestión de libros.

Se abrirá una carpeta especial de las entrañas de Microsoft Office, donde se guardan copias temporales de todos los libros creados o modificados, pero no guardados, en tal caso.

11. Comparación de dos rangos para diferencias y coincidencias

A veces, cuando trabaja en Excel, necesita comparar dos listas y encontrar rápidamente elementos que sean iguales o diferentes en ellas. Esta es la forma más rápida e intuitiva de hacerlo:

1. Seleccione ambas columnas comparadas (mantenga presionada la tecla Ctrl).
2. Seleccione la pestaña Inicio → Formato condicional → Resaltar reglas de celda → Valores duplicados.
3. Seleccione la opción Única de la lista desplegable.

12. Selección (ajuste) de los resultados del cálculo para los valores requeridos

¿Alguna vez ha ajustado los valores de entrada en su cálculo de Excel para obtener la salida que desea? En esos momentos te sientes como un artillero experimentado: solo un par de docenas de iteraciones de "sobrevuelos", y aquí está, ¡el tan esperado golpe!

Microsoft Excel puede hacer esto por usted, más rápido y con mayor precisión. Para hacer esto, haga clic en el botón "Y si …" en la pestaña "Datos" y seleccione el comando "Selección de parámetros" (Insertar → Análisis Y si … → Buscar objetivo). En la ventana que aparece, especifique la celda donde desea seleccionar el valor deseado, el resultado deseado y la celda de entrada que debe cambiarse. Después de hacer clic en "Aceptar", Excel ejecutará hasta 100 "disparos" para encontrar el total requerido con una precisión de 0, 001.