Cómo planificar las cosas con el método ALPEN y mantenerse al día con todo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Gestión del tiempo con precisión alemana.

¿Qué es el método ALPEN?

Esta es otra forma de planificar las cosas para que tengas la garantía de tener tiempo para todo y al mismo tiempo no enloquecer con la carga. Fue inventado por el profesor de economía alemán y experto en gestión del tiempo Lothar Seivert.

El autor del método lo ha dividido en cinco componentes. Las primeras letras en los nombres de los pasos finalmente se formaron en la palabra alemana ALPEN (en ruso "Alpes"):

A - hacer una lista de tareas (Aufgaben);

L - una estimación del tiempo requerido (L änge schätzen);

PAG - planificación del tiempo de búfer (PAGufferzeiten einplanen);

mi - priorización de tareas (mintscheidungen treffen);

norte - resumiendo (norteachkontrolle).

La esencia del método es comprender qué tareas realmente vale la pena tomarse el tiempo y cuáles se pueden dejar para más adelante. Además, sea realista sobre el tiempo que tendrá que dedicar y recuerde que trabajar sin interrupciones es el camino hacia el agotamiento.

En esencia, el método ALPEN es una combinación de programación por bloques con la matriz de Eisenhower de la gestión del tiempo clásica.

Cómo planificar casos utilizando el método ALPEN

Hacer una lista

Anote todo, todas las cosas que le gustaría hacer hoy. Simplemente escríbalo: en un cuaderno de papel, cuaderno o agenda en su teléfono.

La tentación de hacer una lista mental es, por supuesto, grande, pero los recursos de la memoria "funcional" humana no son ilimitados. Según algunos informes, puede almacenar simultáneamente hasta cuatro tareas u objetos.

No pierda el tiempo priorizando las cosas, simplemente escriba lo que se le ocurra. Seguro que la lista resultará tremendamente impresionante. Está bien, debería ser así.

Estime cuánto tiempo lleva

Cualquiera que haya intentado planificar las cosas al menos una vez casi con certeza pisó el rastrillo favorito de los recién llegados en la gestión del tiempo: hizo una lista de 15 tareas, pero al final no hizo ni la mitad, porque resulta que, físicamente no encajan en una jornada laboral. Como resultado, me enojé y abandoné todas estas nuevas técnicas de administración del tiempo.

Para evitar que esto suceda, debe comprender los costos de tiempo. Piense en cuántos minutos u horas tomará cada tarea de su lista. Sea lo más realista posible. Aproveche la experiencia pasada y no olvide los rasgos de su personalidad si, por ejemplo, se cansa rápidamente o pospone las cosas. Debe recordarse que todos estos asuntos son para usted, no para un superhombre imaginario.

Cuando haya terminado de calcular, escriba el tiempo estimado junto a cada elemento.

Planifique sus tiempos de búfer

Otro error común es planificar las cosas una por una. Dicha estrategia, en primer lugar, no tiene en cuenta que una persona necesita tomar descansos y, en segundo lugar, conduce al hecho de que todos los planes corren el riesgo de colapsar debido a un pequeño retraso o fuerza mayor.

La reunión duró un poco más de lo programado, el contratista dio la orden un poco más tarde, algunos de los colegas llegaron tarde, usted se quedó atascado en un atasco, el niño se vistió durante mucho tiempo en el jardín de infantes, y eso es todo. las siguientes cosas deben posponerse, o incluso cancelarse y volverse a dibujar durante todo el día. Esto suele ser muy enojado y frustrante.

Por eso, después de cada tarea, es importante incluir en el plan el llamado tiempo de búfer, es decir, uno que no ocupas con nada.

Si algo sale mal, estos espacios vacíos le ayudarán a hacer frente al resto del negocio. Y si no ocurre fuerza mayor, usa el tiempo de reserva para tomar un descanso: toma un café, da un paseo, lee un libro o simplemente siéntate en silencio. Finalmente, puede dedicar este tiempo a tareas adicionales o proyectos personales.

Debe determinar el tamaño de los bloques de búfer usted mismo. Idealmente, según el método ALPEN, deberían representar hasta el 40% del tiempo de trabajo.

Priorizar tareas

En esta etapa, generalmente queda claro que, dado el tiempo requerido y los bloques de búfer, la lista de tareas pendientes que la persona compiló por primera vez es físicamente imposible de superar en un día. Por lo tanto, debe priorizar y elegir qué tareas conservar y cuáles cancelar o reprogramar.

Para esto, una herramienta clásica es adecuada: la matriz de Eisenhower. Según él, todas las tareas de la lista se dividen condicionalmente en cuatro categorías:

1. Importante y urgente. Primero deben abordarse.
2. Importante pero no urgente. Puede tomarse un tiempo para estos después de tratar con el primer grupo.
3. Urgente pero sin importancia … Es mejor delegarlas o hacerlas en tercer lugar después de las importantes, para no dedicarlas todo el día y no caer en la trampa de la urgencia.
4. No urgente y sin importancia … Estos deben eliminarse, pasarse a alguien o dejarse en un segundo plano.

Por lo tanto, su lista se reducirá significativamente y se acercará mucho más a la realidad.

Resumir

Al final del día, abra su agenda y hágase algunas preguntas:

• ¿Qué lograste hacer y qué no?
• ¿Tuviste suficiente tiempo para todas las tareas programadas?
• ¿Calculé correctamente el tiempo necesario o debería invertir más la próxima vez?
• ¿Había suficiente tiempo de reserva en mi plan para compensar la fuerza mayor y tener tiempo para descansar?
• ¿Tengo tiempo para ocuparme de asuntos importantes y urgentes para no interrumpir los plazos y, al mismo tiempo, no quedarme atascado en una rutina?
• ¿Qué puede hacer para que el plan sea más cómodo para mí la próxima vez?

Cuando las responda, reprograme las tareas que no ha abordado para el día siguiente. Y haga un nuevo plan teniendo en cuenta los "errores de corrección".