Cómo priorizar cuando estás constantemente abrumado

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Definimos lo principal en la vida y aprendemos a ponerlo primero.

Cuando te estás ahogando en un mar de tareas y compromisos, incluso decidir qué hacer primero puede ser complicado. En tal situación, es importante aceptar que es simplemente físicamente imposible completar todo y resaltar lo más importante. De lo contrario, el estrés y la culpa te perseguirán.

¿Qué debería ser una prioridad?

Todos tendrán sus propias tareas específicas, pero hay varias áreas de la vida a las que todos deberíamos prestar más atención. Son los que te ayudan a acercarte a tus metas a largo plazo y a hacer que la vida valga la pena. Sin embargo, muchos los ignoran durante meses o incluso años. Intente moverlos al principio de su lista de tareas pendientes.

1. Salud

Un estilo de vida saludable pasa a segundo plano con más frecuencia. Dejamos de caminar por el parque y de entrenar para hacer las cosas, o elegimos la comida rápida para no perder el tiempo cocinando.

Los resultados de tales decisiones se acumulan y comienzan a afectar todas las áreas de la vida. La comida rápida no proporciona suficiente energía para funcionar bien. El estrés y la irritabilidad que surgen de no cuidarnos a nosotros mismos pueden hacernos sentir como si estuviéramos con nuestros seres queridos. Como resultado, no solo sufre el bienestar físico, sino también el bienestar mental, el estado emocional se deteriora. Así que recuerda: la salud es la base de todo.

2. Dormir

Prepárese para los exámenes, termine de escribir un informe, quédese despierto hasta tarde viendo una serie: elegimos cualquier cosa menos dormir. Parece que al reducirlo, ganaremos algunas horas adicionales para nuestros asuntos. Pero el precio es muy alto.

Probablemente hayas experimentado los efectos de la falta de sueño: cansancio, irritabilidad, incapacidad para concentrarte y hacer algo productivo. Pero los estudios muestran que la constante falta de descanso conduce a problemas mucho más graves, desde enfermedades del sistema cardiovascular hasta el deterioro del cerebro. No descuides el sueño.

3. Relaciones con los seres queridos

En momentos de estrés, a menudo iniciamos relaciones con seres queridos, creyendo que no irán a ninguna parte y que simplemente volveremos a comunicarnos cuando tengamos más tiempo. Y entonces nos perdemos el concierto de un niño debido a una reunión de trabajo, o nos olvidamos de desearle un feliz cumpleaños a un amigo porque los pensamientos están ocupados con los negocios. Estas pequeñas cosas se acumulan y estropean las relaciones, y es difícil restaurarlas más tarde.

Tómese el tiempo para fortalecer la familia y las amistades para que no tenga que arrepentirse de lo que se perdió. A continuación, se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a hacer esto:

• Da el primer paso. No espere a que otros sugieran algo. Sea el que se mantenga en contacto e invite a familiares y amigos a alguna parte.
• Determina por ti mismo lo que no te perderás por nada del mundo. En algún momento, inevitablemente tendrá que tomar una decisión a favor del trabajo u otras responsabilidades. Pero debe haber situaciones que no se puedan descuidar, como un aniversario de bodas o ayudar a un amigo en un momento difícil para él.
• Mantenerse en contacto. Todos estamos ocupados, pero esto no es motivo para perder el contacto. Llama, escribe, felicita a tus seres queridos por sus victorias, expresa condolencia en caso de fallas, agradece y contacta así.

4. Trabajo productivo

Trabajar duro y ser productivo no son necesariamente lo mismo. Puede trabajar de la mañana a la noche, pero los resultados son mínimos. Por eso, es importante actuar no solo con diligencia, sino con prudencia: trabajar en profundidad, concentrarse en tareas que ayuden a crecer, incluso profesionalmente. Busque y priorice oportunidades que le permitan aprender cosas nuevas y hacer cosas que lo inspiren.

Qué excluir de las prioridades

Para subir algo en la lista de tareas pendientes, debe renunciar a otra cosa. Aquí hay algunas actividades que puede realizar para liberar su tiempo y energía.

1. Redes sociales y absorción de contenido

Ver qué hay de nuevo en Instagram o Twitter no debería ser tu prioridad. Esto es lo que aconseja el autor de Digital Minimalism, Cal Newport: "Concéntrese en un puñado de actividades en línea cuidadosamente seleccionadas que respalden sus valores y omita el resto".

Para facilitar este proceso:

• Lleve un registro de adónde va su tiempo. Hay servicios especiales para esto. Cuando vea cuánto está desperdiciando, es más fácil redirigir ese tiempo a otra cosa.
• Hágalo más difícil para usted acceder. Elimina las aplicaciones de redes sociales para evitar el aburrimiento.

2. Tareas de escaso valor

Siempre hay cosas que llevan mucho tiempo, pero que no nos hacen avanzar:

• revisar el correo y contestar cartas;
• leer los mensajes acumulados en los chats de trabajo;
• realizar tareas administrativas repetitivas;
• cumplir con la solicitud urgente de alguien.

Tal volumen de negocios solo distrae de lo principal. Recuerde que no logrará grandes metas si solo hace cosas tan pequeñas todo el tiempo.

3. Actitud negativa

A menudo nos detenemos en eventos desagradables y contratiempos, dudando de nosotros mismos o enojándonos con los demás. Esto no solo estropea el estado de ánimo, sino que también consume tiempo que podría dedicarse a cambios en la vida. Utilice las siguientes estrategias para evitar quedarse atascado en pensamientos negativos:

• Recoge una colección de cumplidos. Cuando alguien ha dicho algo bueno, elogiado, agradecido, felicitado, anótelo en un cuaderno o guarde una captura de pantalla. Cuando esté de mal humor, volver a leer las palabras amables lo ayudará a sentirse mejor.
• Mire su diálogo interno. Cuando note pensamientos negativos sobre usted mismo, imagínese diciéndole algo así a un amigo cercano o un niño. Lo más probable es que se dé cuenta de que es demasiado crítico consigo mismo.
• Se más amable. Recuerde que las personas pueden haberlo lastimado porque ellos mismos estaban experimentando dificultades. Pero no olvides ser amable contigo mismo. Si sientes que la persona es tóxica, defiende tus límites o deja de comunicarte.

Poniendo lo importante primero

1. Combinar todas las tareas

Seguramente tienes una lista de tareas laborales y asuntos personales, y varias ideas dan vueltas constantemente en tu cabeza. Es muy difícil saber por qué empezar. Por lo tanto, el primer paso es recopilar todos los casos en un solo lugar y marcar la fecha en que deben completarse. Para hacer esto, puede utilizar papel o servicios como Trello y Todoist.

2. Deshazte de las distracciones

Bloquea el acceso a sitios que consumen mucho tiempo. Puede hacer esto durante todo el día o durante un período determinado cuando necesite trabajar sin distracciones. Si esta no es una opción para usted, al menos desactive las notificaciones innecesarias.

3. Resista la tentación de cambiarse a algo nuevo

Siempre habrá una nueva idea o tarea que quieras abordar. Pero al cambiar de uno a otro, no avanzará en lo que está haciendo. Incluso si te aburres, pruébalo. No abandone un hábito después de una semana para probar otro. No acepte un nuevo proyecto hasta que haya terminado el actual.

4. Distinguir entre asuntos importantes y urgentes

Tendemos a priorizar las tareas con fechas límite, incluso si son menos importantes para nosotros en sí mismas. Pero actividades como llamar a la abuela o salir a caminar no son una prioridad, aunque solo hacen que la vida sea equilibrada y brindan recuerdos valiosos.

Utilice la matriz de Eisenhower para priorizar los casos. Tiene cuatro categorías:

• Urgente e importante: tareas que son valiosas para usted: deben completarse lo antes posible.
• No urgente, pero importante: tareas que ayudan a desarrollarse: deben ingresarse en el calendario.
• Urgente pero sin importancia: tareas que se pueden delegar en otra persona.
• No urgente y sin importancia: tareas para ser abandonadas.

Trate de hacer las cosas importantes tanto como sea posible y minimice las que no lo son.

5. Gestione no el tiempo, sino su energía

Para hacer esto, debe determinar cuándo es más productivo y distribuir las tareas en función de su nivel de energía. Por ejemplo:

• Si es un madrugador, ponga cosas importantes para hacer en la mañana cuando tenga más energía.
• Si eres un noctámbulo, haz proyectos que requieran concentración por la noche.
• Si tiene niños pequeños, su tiempo productivo es cuando duermen o cuando alguien más los cuida. Utilice estos espacios para sus tareas prioritarias.

6. Haga una lista de sus compromisos

A menudo asumimos demasiado, a pesar de que nuestra energía y nuestro tiempo son limitados. Por tanto, es útil revisar periódicamente sus obligaciones:

• Haga una lista lo más detallada posible de en qué dedica su tiempo.
• Divida estas actividades en categorías: carrera, familia, pasatiempos, etc.
• Decida cuánto tiempo en porcentaje le gustaría dedicar a cada categoría.
• Reduzca el número de responsabilidades menos importantes para que tenga suficientes recursos para las más importantes.
• Haga una lista de tareas pendientes todos los días en función de sus categorías principales.

7. Esfuércese por "comerse la rana" lo antes posible

Una rana significa lo más difícil o desagradable del día. Por ejemplo, trabajar en un proyecto que sueñas con hacer, hacer deporte, escribir mil palabras para un futuro libro. Por lo general, desea posponer esas cosas para más adelante, pero es mejor hacerlas primero.

Esto lo hará avanzar y facilitará todo lo demás durante el día. Si "come una rana" todos los días, gradualmente logrará mejores resultados.

8. Distribuir tareas en bloques

Esto le ayudará a crear un cronograma basado en prioridades y no perder el tiempo cambiando de uno a otro. Así es como funciona el método:

• Haga una lista de tareas para el día.
• Divida las tareas del mismo tipo en bloques, por ejemplo, "Trabajar con correo", "Escribir texto", "Citas".
• Calcula cuánto tiempo tomará cada bloque.
• Agrega bloques al calendario uno por uno.
• Pase al siguiente solo cuando haya terminado el anterior.
• Mueva bloques en el calendario si es necesario.

Intente tener al menos uno de los bloques todos los días dedicado a sus prioridades.

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