Cómo aplicar eficazmente el sistema GTD en la vida

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Un plan paso a paso, después del cual puede implementar fácilmente esta técnica de productividad en su vida, establecer prioridades y poder encontrar siempre tiempo para las cosas importantes.

Este material es una continuación del artículo "". Primero, vale la pena familiarizarse con él, ya que muchos de los conceptos utilizados se explican en detalle allí.

Este artículo es una guía paso a paso sobre cómo aplicar GTD en la vida real. Al escribir, me adherí a los siguientes principios:

• Versatilidad. Las ideas descritas aquí son universales y, con su ayuda, todos construirán un sistema GTD por sí mismos que funcionará exactamente con los servicios a los que están acostumbrados.
• Sencillez. El sistema debe ser intuitivamente fácil de usar. Se debe dedicar un mínimo de tiempo y energía a ingresar y procesar información, así como a planificar los próximos pasos. Solo entonces el sistema funcionará a largo plazo e incluso después de largos descansos: por ejemplo, si se va de vacaciones durante un mes, cuando regrese, podrá restaurar su enfoque de la gestión empresarial.
• Fiabilidad. Lo más importante es tener confianza en su sistema, es decir, que no olvidará nada planeado, ya que verá un recordatorio en el momento adecuado.
• Concentración en lo importante. El sistema debería ayudarlo a concentrarse tanto en lo que está haciendo en este momento como en aquellas cosas que son importantes a largo plazo.
• Placer. El sistema de gestión de casos y tareas debería brindarle placer. Por ejemplo, cuando se acuesta en el sofá después de un duro día de trabajo con su teléfono en sus manos, cruza las tareas completadas de la lista y obtiene un verdadero placer de ello. Especialmente cuando todavía se visualiza por el crecimiento de su gráfico de productividad.

5 etapas principales del sistema GTD

Etapa 1. Recopilación de información

Es necesario recolectar absolutamente todos los casos, incluso los más pequeños, entonces nuestra conciencia será pura y actuaremos de la manera más productiva posible.

Es por eso que las listas de tareas estándar no funcionan, porque la mayoría de las personas a menudo registran solo las cosas más importantes y cientos de tareas que no son tan importantes no se tienen en cuenta en absoluto. Pero son precisamente estas pequeñas tareas, que se recuerdan regularmente a sí mismas, las que utilizan una parte importante de los recursos del cerebro y crean experiencias adicionales que conducen a la fatiga y el estrés.

Uno de los principios importantes del sistema GTD es descargar completamente todas las tareas de tu cabeza y ponerlas en un sistema confiable que te ayudará a recordar cosas importantes en el momento adecuado.

También debe tener en cuenta que debe haber un número mínimo de cestas para recopilar la información entrante. Idealmente, uno. Entonces será más fácil de manejar.

Etapa 2. Procesamiento de la información

En esta etapa, procesamos la información que está en nuestra Bandeja de entrada.

Hay tres opciones sobre cómo podemos proceder en esta etapa:

• Marque la tarea como "Acción", indicando el siguiente paso para su finalización y la fecha límite. Puede omitir la especificación de una fecha límite si aún no tiene una idea clara de cuándo debe completar la tarea.
• Mueva la información al "Directorio" si no necesita hacer nada con ella, pero puede ser útil en el futuro.
• Elimina la información, determinando que es "Papelera": es decir, no necesitas hacer nada con ella y no te será de utilidad en el futuro.

Etapa 3. Organización de actividades

Todas las acciones pasan por el siguiente embudo.

Filtro 1: "Recorte"

Hágase la pregunta: ¿debería realmente hacer esta acción? En caso de duda, elimínelo.

Filtro 2: "Delegación"

Hágase la pregunta: si es necesario hacer esto, ¿realmente tengo que hacerlo personalmente? En caso contrario, delegamos e indicamos el responsable, el resultado final, las etapas intermedias de control (puntos nodales) y el plazo.

Si la acción la va a realizar usted, pase al siguiente filtro.

Filtro 3: "Acción"

Hágase una pregunta: ¿esta acción llevará más de 2 a 5 minutos? Si no, hazlo ahora y libera tu cabeza. Si es así, regístrese.

Las acciones en el sistema pueden ser de los siguientes tipos.

"Las siguientes acciones" - tareas simples que constan de una acción (llamar, escribir, ir, etc.). Por ejemplo, la acción "Cambiar neumáticos de invierno sobre ruedas" constará de las siguientes acciones simples: llamar y registrarse en un servicio de automóvil, programar una hora en el calendario y conducir hasta un servicio de automóvil en el momento adecuado.

Es conveniente recopilar dichas acciones en listas según el lugar y las circunstancias (listas contextuales). Podría ser la lista En la tienda, donde enumera todo lo que necesita comprar cuando está en la tienda, o la lista En la silla, donde agrega cosas y tareas que puede hacer por la noche después del trabajo en su silla favorita.. O una lista de "preguntas del jefe", donde anotas todas las preguntas que tienes para tu jefe, para que luego puedas resolverlas todas de una vez.

Normalmente registro todas estas acciones en el "Calendario de Google" (citas y eventos), o en Todoist, un servicio en la nube donde es conveniente organizar las tareas.

"Proyectos" - tareas que requieren más de un paso para completarse. Para que el proyecto despegue, debe describir los primeros pasos para su implementación y dejar un recordatorio en un sistema confiable. Como resultado, el proyecto se convierte en una cadena de acciones simples, cada una de las cuales se puede realizar en los próximos cinco minutos y obtener el resultado.

Publico proyectos en tarjetas Trello. La tarjeta es un contenedor ideal para proyectos donde puedes colocar:

• descripción y propósito del proyecto;
• enlaces a otros documentos sobre el proyecto;
• los nombres de los responsables;
• fecha límite;
• listas de verificación con los siguientes pasos;
• comentarios sobre el proyecto;
• archivos necesarios y así sucesivamente.

Acciones retrasadas … Si no podemos planificar las próximas acciones sin eventos o información adicional (por ejemplo, estamos esperando a que un amigo envíe el número de teléfono de un servicio de automóvil, donde es posible cambiar llantas de manera rentable), colocamos dichas acciones en el "Aplazado " lista. Opcionalmente, puede configurar un recordatorio para verificar algo.

Estas listas de tareas pendientes también se pueden estructurar como listas contextuales. Por ejemplo, haga una lista con las tareas que le ha asignado a su asistente.

Lista "Algún día" contiene tareas que no requieren una acción activa ahora, pero que nos gustaría realizar en el futuro.

Puede ser:

• libros, capacitaciones en video y cursos que desee comprar;
• habilidades útiles que desea dominar;
• lugares que desea visitar;
• cosas que quieres comprar.

Necesita mirar periódicamente esta lista, tomar notas y convertirlas en metas en las que trabajará.

Etapa 4. Revisión periódica

Para que el sistema funcione, es necesario revisar periódicamente las principales tareas y proyectos para eliminar los que ya no son relevantes, ordenar los nuevos por prioridad y enviarlos a trabajar.

Para mantener esta revisión de forma regular, siga estos consejos:

• Deje de 30 a 60 minutos en su horario para la revisión (inicialmente una vez a la semana será suficiente).
• Haga una lista de verificación o un plan para dicha revisión, donde se detalla la secuencia, lo que viene después de qué. Este plan no debería ser demasiado complicado y la revisión no debería llevarte demasiado tiempo, o simplemente no lo harás con regularidad.

A continuación se muestra un ejemplo de mi lista de verificación general semanal. Lo hice en el formato de una hoja de trucos con una secuencia de acciones, que describe los servicios / documentos que miro. Puede organizarlo con una lista regular o dibujar un diagrama a mano alzada que sea conveniente para usted.

Imprima cuatro de estas listas de verificación por mes. Durante la revisión semanal, tome uno de ellos y cruce los elementos completados de la lista. Este simple ejercicio lo motivará a seguir haciendo estas revisiones.

Etapa 5. Acciones

Cuando se elabora el plan para la semana, queda por actuar. Evite uno de los mayores errores para principiantes de GTD cuando pasa demasiado tiempo organizando tareas en lugar de completarlas.

A continuación, se ofrecen algunos consejos para que sus acciones sean más eficaces.

1. Haga un plan para el día basado en el plan para la semana. Divida su día en bloques, haciendo 2-3 bloques para tareas importantes y un par de bloques para otras tareas. La duración de los bloques es de 60 a 120 minutos en promedio. Inserta tiempo libre entre bloques para tareas imprevistas.
2. Trabaja en el sistema Pomodoro, para esto puedes configurar un temporizador en tu teléfono. Su esencia es simple: cada 25-30 minutos de trabajo, tome un descanso de cinco minutos y, después del tercer bloque de trabajo, un descanso más largo (15-30 minutos). El total es de tres bloques de 30 minutos, con pausas de cinco minutos, seguidas de una pausa larga de 15 a 30 minutos. Puede hacer de 2 a 4 ciclos de este tipo por día, dependiendo de la frecuencia con la que se distraiga.
3. Durante los bloques con cosas importantes, trate de no distraerse con otras personas y sonidos extraños (para esto, puede encender música especial para concentrarse en los auriculares).
4. Determina cuándo tu nivel de energía es más alto (por ejemplo, de 7 a 9 de la mañana), y durante este tiempo, haz las cosas más importantes que te acerquen a tus metas personales.
5. No planifique demasiadas cosas importantes para el día: 1-3 es suficiente. Es importante que al final del día, después de ver las tareas tachadas en su plan, esté satisfecho y haga el mismo plan realista para mañana.