Por qué ocurre una brecha de efectivo y cómo prevenirla

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Alexander Afanasyev, especialista en finanzas comerciales, sobre qué es una brecha de efectivo y cómo administrar adecuadamente las finanzas para evitarla.

Es bastante fácil administrar una pequeña empresa. Por ejemplo, un redactor necesita entregar proyectos a tiempo, y todo estará bien para él. Si hablamos de una gran empresa con empleados, proveedores y una gran cantidad de clientes, las dificultades comienzan por tener en cuenta el dinero.

Desafortunadamente, un líder no siempre crece con su negocio. Cada vez tiene más obligaciones, pero todavía lo guarda todo en la cabeza y dispone del dinero como tiene que hacerlo.

Cuando el gerente no controla los recibos y débitos de la cuenta, corre el riesgo de quedarse sin dinero. Tienes que pagar sueldos, alquilar, comprar bienes, pero no hay dinero. Tienes que sacar préstamos o vender una propiedad. La situación en la que una empresa no tiene dinero temporalmente se denomina brecha de caja. Hablemos de tres razones principales por las que ocurre.

No planifiqué los gastos

Imagina que eres el dueño de un café. Usted pagó su salario, pagó a los proveedores, tampoco hay atrasos en el alquiler ni en los impuestos. Todo parece ir bien, todavía quedan 200 mil rublos en las cuentas. Decides invertirlos en desarrollo y pagar los cursos para el chef y el segundo chef.

Unos días después, una persona del departamento de entregas se le acerca y le dice que necesita 50 mil para el mantenimiento del automóvil. Este es un gasto planificado y lo olvidó. No hay dinero para eso, esa es la brecha de efectivo.

Cómo no quedar atrapado en la taquilla

Necesita mantener un calendario de pagos. Esta es una tabla donde se ingresan todos los gastos planificados de la cuenta y los recibos. Entonces verá si habrá períodos en los que no habrá dinero en las cuentas. Lo mejor es elaborar un calendario de pagos a principios de mes.

Plantilla de calendario de pago →

Tomamos demasiado para nosotros

A menudo, los propietarios sacan demasiado dinero del negocio sin pensar que estos fondos serán útiles en el futuro.

Imagina que tienes una tienda de muebles. Hubo una campaña publicitaria exitosa, se recibieron muchos pedidos anticipados y apareció dinero en la taquilla. Ha decidido recompensarse por su trabajo y comprar la última MacBook. Y luego transfirió el dinero a los proveedores de muebles, pagó los salarios a los vendedores, pagó el almacén. No quedan más fondos, pero aún tenemos que pagar a los transportistas y conductores que entregaron muebles horas extras. La MacBook tendrá que venderse.

Cómo no quedar atrapado en la taquilla

Primero debe calcular la ganancia neta y luego gastar dinero en usted mismo. El ingreso neto es la diferencia entre los ingresos y los costos variables y fijos, impuestos, préstamos, depreciación. No puede obtener más que una ganancia neta para usted. Y menos es mejor, por lo que queda para el desarrollo empresarial.

Los términos del proyecto se retrasan

Imagina que eres el jefe de un equipo de reparación de cuatro personas. Toma un pedido para la renovación de un apartamento por 500 mil y acuerda un pago en tres etapas: 200 mil inmediatamente para materiales, 200 mil después de la aceptación del objeto y 100 mil en un mes.

Planeaba completar el pedido en 30 días, por lo que acordó con los trabajadores un mes de trabajo y pago de 50 mil cada uno. Los trabajadores terminaron a tiempo y el cliente no estaba. Los trabajadores acordaron esperar. Una semana después, llegó el cliente y comenzó a revisar todo a fondo. Luego invitó a especialistas a ponerse de acuerdo sobre la remodelación. Tomó otra semana. Durante todo este tiempo, los trabajadores llamaron y exigieron dinero. Y no tenías nada con qué pagar, estabas en una brecha de taquilla.

Cómo no quedar atrapado en la taquilla

Debe tomar un pago por adelantado, que es suficiente para cumplir con todas las obligaciones. También vale la pena prescribir en el contrato los términos durante los cuales el cliente debe aceptar o rechazar el proyecto.

Y otras situaciones

Hay muchos escenarios para una brecha de efectivo. El dinero puede quedarse atascado en las cuentas por cobrar: le dio al cliente un pago diferido y espera con una caja registradora vacía cuando él paga. A veces, una brecha de efectivo puede ocurrir sin culpa del empresario. Por ejemplo, en el campo de la restauración, puede obtener un mal proveedor o cancelar una gran cantidad de productos.

Para que estos problemas no te preocupen, haz presupuestos de proyecto detallados y planifica gastos. En caso de que ocurra una brecha de efectivo, siempre debe tener un colchón de seguridad en efectivo. Trate de mantener el dinero en reserva durante 1-2 meses de trabajo.