Cómo hacer más y trabajar menos

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

En 4, 5 horas, puede lograr hacer mucho más que en un día completo en la oficina. Hoy publicamos seis interesantes consejos de Elena Prokopets, escritora y autora itinerante, sobre hallazgos culturales.

Ayer crucé dos fronteras, completé tres proyectos en curso con clientes, cerré un trato con grandes perspectivas y por la noche cené en casa con mi alma gemela.

Trabajo 25 horas a la semana, duermo ocho horas al día, no tengo horario y aún me las arreglo para hacer muchas más cosas que cuando estaba pegado al escritorio de mi oficina por más de 60 horas a la semana.

Estoy lejos de ser sobrehumano. Todo lo descrito anteriormente es solo un ejemplo ilustrativo.

Verá, siendo independiente del lugar y trabajando para mí durante más de un año, aprendí algunas lecciones valiosas sobre la eficiencia y la gestión de mi propio tiempo.

A continuación se muestra una lista de trucos de vida que pueden parecer muy simples. Sin embargo, una vez que realmente los pruebe, notará que sus tareas toman cada vez menos tiempo.

1. Aprovecha el efecto Zeigarnik

El cerebro tiene una función intrusiva incorporada para recordarle constantemente las cosas que dejó sin terminar, lo que lo empuja a completar la tarea. Este es el efecto Zeigarnik y te ayudará a completar las tareas que ya has comenzado.

No importa si le gusta que el problema se resuelva o no, dé al menos un pequeño paso hacia él.

¿Te enfrentas a una crisis creativa y no sabes escribir? Abra un archivo en blanco y comience a escribir lo que quiera. ¿Necesitas empezar a planificar tu boda? Empiece por buscar un ramo de novia. ¿Necesita desarrollar una estrategia de marketing para su empresa para mañana? Grabe un par de ideas en video para comenzar.

En el 99% de los casos, trabajarás en una tarea hasta el final.

2. Utilice herramientas para la gestión de proyectos (no solo para casos de trabajo)

A nuestro cerebro no le gustan las tareas desafiantes. Cuando se enfrenta a alguna tarea abstracta, digamos, "inventa una campaña de marketing mensual", inmediatamente se desanima y prefiere hacer las cosas fáciles que hace.

Por eso es necesario dividir cada gran empresa en unos pocos pasos simples, pequeños y alcanzables.

Aquí es donde entran en juego las herramientas de gestión de proyectos. No querrás perderte ningún paso importante, ¿verdad?

Hay una gran cantidad de aplicaciones de gestión de proyectos personales gratuitas y de pago. Me gusta más el enfoque visual de la gestión.

Lo que es especialmente bueno de esta aplicación es que puede estructurar la información de la manera que se le ocurra, en forma de relaciones, en lugar de lineal. Esto significa que en lugar de dibujar un plan lineal paso a paso, puede crear una imagen detallada del proyecto con varios flujos de acciones que ocurren simultáneamente o una tras otra. (Lea más sobre mapas mentales y herramientas para ello aquí).

En otras palabras, dibuja un mapa visual que le permite vislumbrar todo el proyecto, además de que le ayuda a dar pequeños pasos que lo llevarán a su objetivo.

Aquí hay un ejemplo de tal proyecto:

Por qué este enfoque visual funciona muy bien para mí (y quizás también funcione para ti):

1. Siempre sabes qué paso debe ser el siguiente, por lo que ni siquiera te das la oportunidad de posponer las cosas.
2. Tiene una imagen grande y clara de sus objetivos de un vistazo.
3. Planear un proyecto completo es tan fácil como dibujarlo en papel (lo que he hecho antes), y usar el plan es mucho más conveniente.
4. Si trabajas en equipo, siempre quedará claro lo que ya se ha hecho y lo que se está haciendo ahora. Esto significa que habrá menos errores y plazos incumplidos.

Otras herramientas populares que disfruto usando incluyen,, Trello y.

3. Cambia tus hábitos

Hoy en día es fácil encontrar información sobre cómo mantenerse al día con todos sus negocios, pero ¿cuántos de ustedes ponen en práctica estos consejos? Yo también estaba en este barco.

Todos tenemos hábitos y los cambiamos mucho. Sin embargo, se puede encontrar una solución inteligente a este problema en The Power of Habit de Charles Duhigg. El autor lo llama el ciclo del hábito. En resumen, un hábito tiene tres componentes: un estímulo (el desencadenante que precede al hábito), el comportamiento habitual (en realidad, repetir una acción) y una recompensa (la recompensa externa e interna que recibe por realizar la acción habitual).

Ahora, la mala noticia es que no hay forma de que pueda influir en los estímulos. La buena noticia es que puede cambiar el comportamiento que tiene.

Son muchas las cosas improductivas que he hecho y hago, pero siempre me he sentido culpable por el hecho de que a primera hora de la mañana empiezo a publicar en redes sociales y medios. La molestia de compartir nuevas publicaciones en tu blog está bien. Pero sé que puedo quedar atrapado rápidamente navegando por la Web sin pensar durante unas horas y eso hará que mi día sea un desastre.

La solución es programar lo que se debe hacer en las redes y los medios la noche anterior. Fíjese la hora exacta en que debe hacerlo y hágalo todos los días.

Este enfoque es aplicable a cualquier estímulo que conduzca a un comportamiento negativo.

Cada vez que realice una nueva acción habitual, asegúrese de recompensarse por ello. Crea un ritual que te ayude a anticipar tus comportamientos negativos, como navegar imprudentemente por la web, gastar dinero o comer dulces, y recompénsate con algo bueno cada vez que puedas evitarlo.

Repita durante 21 días hasta que el nuevo hábito se mantenga.

4. Usa la regla de los 90 minutos

Hace unos 50 años, el neurocientífico Nathaniel Kleitman descubrió que nuestro cuerpo va de un pico a otro cada 90 minutos a lo largo del día. Este fenómeno también se conoce como ritmo ultradiano. En pocas palabras, solo podemos ser productivos durante 90 minutos.

¿Qué sucede después de 90 minutos? Comenzamos a buscar combustible adicional en forma de cafeína, barras de chocolate o nuestras propias hormonas del estrés: adrenalina, norepinefrina y cortisol. En este momento, perdemos el enfoque, dejamos de pensar con claridad y de ver el cuadro completo.

Mi ayer fue así: llegué al aeropuerto y trabajé en una cafetería 90 minutos antes de abordar (no había Wi-Fi), vi una película durante el vuelo y volví a trabajar en el tren de Suiza a Francia. Cuando llegué a casa, revisé rápidamente mi bandeja de entrada, cené y trabajé otros 90 minutos.

Como resultado, en solo 4.5 horas hice la mayor parte del trabajo en el que habría pasado un día de 8 horas antes.

5. Dar prioridad al último

Un ejecutivo del Pentágono resumió brillantemente la esencia de este consejo:

Primero, hago una lista de prioridades: primera, segunda, tercera, etc. Y luego tacho todo lo que esté debajo del tercero.

Esta es la regla de oro para cualquier lista de tareas diarias. Mueva todas las tareas después del tercero al día siguiente.

¿No puede determinar qué tareas son más importantes?

1. Considere si existe una dependencia entre las tareas.¿Es posible dar el paso A sin dar el paso B? Si no es así, la tarea B es más importante. Elija aquellas tareas que afecten su éxito futuro.
2. Utilice una matriz de decisiones.

Todo en la esquina superior derecha debe estar marcado con la etiqueta "Hágalo ahora". Los problemas de alto impacto, que son difíciles de resolver, deben mezclarse con otros, menos difíciles. Vale la pena delegar las tareas con poco impacto y fáciles de realizar.

6. Organizar un "día de aeropuerto"

Para mí, un lugar de trabajo superproductivo son los aeropuertos y los aviones. De hecho, prefiero los vuelos de conexión con más frecuencia que los vuelos directos (son, entre otras cosas, más baratos en al menos $ 100), y trato de completar tantas tareas como sea posible los días en que estoy de viaje, y no cuando trabajo desde casa.

Ahora déjame explicarte.

Tiene un tiempo estrictamente limitado (antes de la salida o antes del embarque) y Wi-Fi gratuito limitado. Esto significa que puedes correr 90 minutos para mantenerte productivo.

No tiene nada de qué distraerse cuando está en el avión: su teléfono está apagado y solo hay trabajo puro y eficiente que debe realizarse en un tiempo limitado. A menudo trato de recrear una atmósfera similar en casa: apago Internet y hago mi trabajo durante 90 minutos sin distraerme con nada más.

Resumamos. Aquí hay un plan para hacer más y trabajar menos:

1. Da el primer paso en tu negocio y deja que el efecto Zeigarnik te ayude a completarlo.
2. Utilice herramientas de gestión de proyectos para tener claro lo que se debe hacer y mantenerse enfocado.
3. Realice un seguimiento de sus irritantes y conviértalos en hábitos positivos.
4. Usa la regla de los 90 minutos.
5. Prioriza y trabaja en las tareas más importantes.
6. Elimina todo lo que te distraiga. Por ejemplo, date un "día de aeropuerto".