Cómo hacer un mejor uso del sistema GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

El escritor y bloguero Leo Babauta explica cómo seguir planificando y deshacerse de todo lo que le impide ser productivo.

¿Por qué se necesita este sistema?

Getting Things Done (GTD) es un sistema bien conocido de David Allen para hacer las cosas. Al usarlo, absolutamente toda la información entrante se registra y se divide en listas. El objetivo es hacer las cosas dedicando más tiempo a lo que realmente importa.

Con el sistema GTD, puede lograr un gran éxito. Éstos son solo algunos de ellos:

• Manejas muchas tareas.
• Te vuelves más seguro de ti mismo.
• Procrastina menos y se distrae menos.
• Confían más en ti: los demás saben que siempre llevas todo hasta el final.
• Lo invitan más a menudo a trabajar porque se requiere un enfoque sólido para los negocios.
• Cambia para mejor: se da cuenta de lo que es realmente importante para usted, se vuelve curioso, comienza a aprender, a construir relaciones sólidas con las personas y a deshacerse de los viejos patrones de percepción que lo obstaculizan.
• Ganas más.
• Eres capaz de crear una startup exitosa o construir una gran empresa.
• Puede compartir sus ideas, en un libro, blog o conferencia.

Pero para obtener todos estos beneficios, debe comprender cómo usar el sistema de manera efectiva y descubrir qué lo impide. Leo Babauta, escritor y autor del popular blog Zen Habits, explica lo que debe hacer para lograrlo.

Cómo utilizar el sistema GTD de forma más eficiente

Descubra qué le impide ser productivo

El hábito de postergar. Duda a la hora de abordar la tarea debido a su complejidad: o siente que no podrá hacer frente a ella o no la ha entendido en absoluto. Esto es procrastinación.

El hábito de la distracción. Lograste comenzar, pero inmediatamente cambiaste a otra tarea. Todas las mismas dudas e incertidumbres te inclinan a posponerlo en favor de un ejercicio más fácil o simplemente a empezar a matar el tiempo. Este cambio constante conduce a una pérdida de concentración. Al mismo tiempo, parece que estará infinitamente ocupado.

Perfeccionismo. No puedes ponerte manos a la obra durante mucho tiempo, porque ahora no es el momento adecuado para eso. O pospones completarlo porque no fue perfecto.

Por ejemplo, desea iniciar un blog, pero no lo hace, porque hasta que encuentre la plataforma y el tema perfectos para él, no tendrá suficiente tiempo libre y aún no tendrá una lista de grandes ideas. O escribiste un artículo y no lo publicas porque el material aún necesita ser finalizado; de hecho, simplemente no te atreves.

Medio ambiente. La gente frustra tus planes, no hace nada a tiempo, complica todo, lo estropea, se queja y enfada. Y, confiando en otras personas, a veces es difícil lograr sus objetivos. La mayoría de las veces, esto es solo una excusa para usted.

Distracciones Estas son personas, cualquier evento, problemas. Interfieren con tu trabajo. Algo que puedes controlar, algo que no puedes.

Fatiga. Está cansado, hambriento, agotado, confundido o aburrido. Problemas como estos obstaculizan la concentración y la realización de las cosas.

En este caso, solo necesita recargarse: tomar una siesta, dar un paseo, meditar.

O asuma tareas que no requieran mucha energía: clasifique su correo, haga la rutina administrativa. Si se ha observado fatiga durante mucho tiempo, revise su dieta y duerma.

Miedos, dudas, sentimientos de impotencia y desconfianza. Están en el corazón de la mayoría de los obstáculos mencionados anteriormente.

Determina lo que te falta para trabajar de manera más eficiente

Los puntos seleccionados serán la solución a los problemas mencionados anteriormente.

Capacidad para priorizar. Puede lograr el éxito si dedica la mayor parte de su tiempo a tareas importantes. Cuando está ocupado con actividades no esenciales o cambiando constantemente entre actividades, es menos efectivo. Debe elegir un problema importante y concentrarse solo en él.

Poco a poco, aprenderá a identificar qué tareas y proyectos son de gran valor para usted. ¿Es más importante responder a los mensajes que escribir un artículo? ¿Qué es más beneficioso para tu carrera, tu felicidad, tu salud?

Capacidad para iniciar negocios correctamente. La tendencia a procrastinar es uno de los problemas más comunes y dolorosos que se interponen en el camino de la consecución de una meta. Por lo tanto, lo más importante para completar las tareas es comenzar.

Concéntrese en el primer paso, el más pequeño. Lo más pequeño posible. Cree un entorno que facilite la puesta en marcha. Por ejemplo, cuando el propio Leo quiso desarrollar el hábito de correr, solo se centró en ponerse las zapatillas y salir de casa.

Trabajo de sprint. Este enfoque lo ayuda a lidiar con la multitarea y las distracciones. Esta técnica también se llama Pomodoro. Se basa en la división del trabajo en intervalos cortos de 15-25 minutos (sprints), durante los cuales debe concentrarse en una sola tarea, sin distraerse con nada más.

A esto le sigue un breve descanso, después del cual comienza un nuevo sprint. Si nunca ha utilizado este método, puede organizar un par de estos segmentos de trabajo por día y, después de una semana, comenzar a aumentar gradualmente su número.

Gestión de listas de tareas. Ayuda a concentrarse y hacer frente a todo lo planeado. Pero trate de no complicar demasiado. Encuentre un programa de planificación simple, escriba todo lo que necesita hacer en el futuro cercano y cada día elija en qué tareas se concentrará hoy.

Programe tres tareas importantes y tres menores para el día: este número puede cambiar según la duración de su jornada laboral, la complejidad de las tareas y la velocidad de su finalización.

Capacidad para aceptar errores. El perfeccionismo se interpone en el camino de hacer las cosas. Por lo tanto, no se preocupe tanto por la perfección de su trabajo como por su finalización. Cíñete a la regla del "pésimo primer borrador" de la escritora Ann Lamotte.

Está convencida de que la única forma de empezar a escribir bien (y empezar a hacerlo) es esbozar un borrador débil e inútil. Después de un tiempo, volverá al resultado y lo pulirá.

Trabajando en un modo de incertidumbre. Los miedos y las dificultades te perseguirán a menudo. Por tanto, es muy útil aprender a trabajar en un estado de esta incertidumbre: mantener el control, no esconderse de las tareas y experiencias internas, y no quejarse.

Para ello, cada vez que notes algo así detrás de ti, deja todo a un lado y trata de sentir tu estado. Acéptalo. Presta atención a tus sensaciones físicas. Asegúrese de que la inseguridad y la incomodidad estén bien. Aprenda a apreciar los momentos tal como son.

Capacidad para ver el panorama general. Una cosa es estar completamente concentrado en una sola tarea y otra muy distinta es poder ver la situación como un todo. Se debe realizar un análisis general de la situación por la mañana y por la noche, así como un par de veces durante el día, en caso de que necesite ajustar el plan de acción.

Todos nosotros a veces nos distraemos, nos interrumpen y nos enfrentamos a dificultades imprevistas. Para mantenerse productivo, debe aprender a cambiar de enfoque cuando sea necesario.

Capacidad para ser responsable. En primer lugar, significa no culpar a otras personas por todas las dificultades que enfrenta en el camino hacia la consecución de su objetivo. Asuma la responsabilidad total de su parte del trabajo.

Sea un líder: muestre iniciativa, siga el éxito de todo el equipo, incluso si es un simple subordinado en él.

Comunicación abierta. De tal manera que todos entiendan claramente sus responsabilidades y límites, así como las consecuencias del incumplimiento. Esto ayudará a crear una estructura en la que todos los involucrados puedan trabajar de manera más fácil y eficiente. Trate de tratar a las personas de manera sincera y positiva, a pesar de todos sus defectos.

Capacidad para planificar. La abundancia de tareas en el diario no contribuye de ninguna manera al logro de la meta. En cambio, es mejor hacer una lista mínima respondiendo preguntas simples. ¿Cómo empezar el día para completar tareas importantes? ¿Cómo correr sprints para que nadie te distraiga? ¿De qué necesita asumir la responsabilidad? ¿Cuándo vale la pena recoger su correo? ¿A qué hora debo programar reuniones? ¿Cómo calificaría su día?

Las respuestas te ayudarán a planificar tu día. No se esfuerce por que sea perfecto. Al analizar lo que está sucediendo, con el tiempo encontrarás la mejor opción.

Dónde empezar a mejorar

Haz un plan simple. No es necesario tratar de dominar todas las habilidades que faltan a la vez. Para empezar, es mejor concentrarse en los primeros cuatro que practicará a diario:

• Priorizar y definir las tareas del día.
• Trabajo de sprint.
• Meditación: cuando sientes miedo, incertidumbre o inseguridad.
• Análisis al final del día y revisión del plan.

Tenga en cuenta lo que hará y cómo. Muestre el plan resultante a alguien que conoce e infórmele todos los días durante una semana. Prometa cada semana compartir sus éxitos, desafíos y cómo se preparará para el comienzo de un nuevo período de siete días.

Tómese 10 minutos cada noche para revisar cómo fue su día y si completó todos los puntos de su plan. Escriba lo que sucedió, lo que impidió, cómo puede acelerar el movimiento hacia adelante.

Con el tiempo, los sprints, la meditación y otras habilidades se volverán más fáciles para ti. Luego, comience a aprender enfoques nuevos y efectivos a medida que mejora gradualmente su sistema. Lo principal es recordar practicar.