Cómo poner las cosas en orden y mantenerse al día con todo: una guía completa del sistema GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

De la teoría a la plantilla para ayudar a planificar cualquier proyecto.

¿Por qué GTD es bueno?

El problema con los servicios de productividad es que todos se posicionan como un lugar donde pueden resolver todos los problemas, almacenar información, comunicarse. La mayoría de los servicios le piden que priorice y actúe en consecuencia.

Pero pocos pueden concentrarse en realizar tareas importantes y no prestar atención a todo tipo de pequeñas cosas: tareas urgentes, solicitudes de colegas, amigos o conocidos. Cuando hay muchas tareas, es difícil lidiar con ellas. Por lo tanto, en la práctica, debe utilizar varios servicios para gestionar asuntos. Cuando hay muchas cosas que hacer, comenzamos a confundirnos con estos servicios y listas y, finalmente, dejamos de usarlos.

La metodología Getting Things Done (GTD) proporciona un plan universal para construir un sistema único en el que puede resolver cualquier problema. Podrás relajarte y no preocuparte, ya que estarás seguro de que no te olvidarás de nada. En el momento adecuado, el sistema le indicará qué debe hacerse y en qué concentrarse.

Entonces, ¿por qué tantos trabajan de manera improductiva?

La gente empieza a trabajar de forma improductiva cuando hay muchos proyectos, casos y tareas. Es difícil para ellos mantener todo esto en la cabeza, y mucho menos priorizar. Por lo tanto, o no se hace nada, o se hace lo más fácil, y los asuntos importantes se posponen para más adelante. Aparece otro problema: cuando ayer hubo que resolver tareas urgentes.

Además, la persona comienza a cansarse más rápido, se vuelve irritable. Está constantemente corriendo como una ardilla en la rueda de la rutina, y los proyectos realmente importantes, monetarios y estratégicos se quedan al margen.

El sistema Getting Things Done, descrito por David Allen en un libro que se publicó en 2001 y se convirtió en un éxito de ventas mundial, ayudará a hacer frente a esta situación.

Cuéntame sobre los conceptos básicos de GTD que necesitas saber

Rutina - estos son aquellos hechos, pensamientos e inquietudes que perturban, distraen y desperdician energía. Hasta que la rutina se traduzca en tareas, no se puede controlar. Reflexionar sobre los mismos problemas varias veces es un uso ineficaz de la energía creativa que genera frustración y estrés.

El objetivo de GTD es liberar su cabeza de la rutina y eliminar el estrés interno.

Memoria operativa humana- el área del cerebro donde se encuentra la memoria a corto plazo. Aquí es donde solemos poner los asuntos pendientes actuales, las promesas hechas a otras personas y otros pensamientos que nos molestan. Desafortunadamente, existe un límite en la cantidad de rutina que puede almacenar para que su cerebro funcione correctamente. Si su RAM está llena, se distrae con pequeñas tareas y se olvida de sus objetivos, lo que genera estrés.

Herramientas de recopilación de información- adónde va la información y dónde registra lo que debe hacerse. Por ejemplo:

• organizadores;
• cuadernos;
• Correo electrónico;
• calendario;
• grabadora de voz.

Cesta "Bandeja de entrada"- un repositorio único para la rutina que conviertes en tareas y tareas. Una de las reglas más importantes para trabajar con su bandeja de entrada es limpiarla con regularidad.

Acciones sencillas - acciones de un paso que tardan menos de dos minutos en completarse. En la práctica, es más conveniente reservar cinco minutos para estos asuntos.

Proyecto - una tarea que requiere más de un paso para completarse. Es necesario dejar un recordatorio sobre el proyecto y describir los primeros pasos para su implementación. Como resultado, el proyecto se convierte en una acción simple que se puede completar en los próximos cinco minutos y obtener el resultado final.

El proyecto debe tener un enlace a una tarjeta o archivo, que describa los detalles: responsable, plazos, categoría (por ejemplo, "Marketing", "Legal", "Desarrollo"), enlaces a tarjetas más pequeñas con tareas. Esta estructura es conveniente de organizar en Trello.

Lista de contexto - una lista de tareas que es conveniente realizar en determinadas condiciones. Por ejemplo, en la lista contextual "Compras" habrá una lista de cosas y productos que deben comprarse en la tienda. La lista de llamadas puede contener una lista de llamadas para hacer cuando esté libre.

Es conveniente hacer listas contextuales individuales para las personas con las que trabaja y se comunica. Al reunirse con una persona específica, puede abrir rápidamente la lista y resolver los problemas necesarios.

¿Cómo utilizo el calendario?

Se debe ingresar lo siguiente en el calendario:

• acciones que deben realizarse en un momento determinado (reuniones, reuniones de negocios, seminarios);
• acciones que deben realizarse en un día específico (terminar el proyecto en una fecha específica, participar en la conferencia);
• información sobre fechas concretas (aniversarios, cumpleaños, festivos).

Utilizo Google Calendar para realizar un seguimiento de todas estas cosas. Este servicio es conveniente porque:

• accesible tanto desde el teléfono como desde la computadora;
• se pueden mostrar varios calendarios en una pantalla a la vez;
• hay recordatorios en el teléfono inteligente.

Si agregó algo al calendario, hágalo o lo posponga para otra fecha. No es necesario abarrotar el calendario con una lista de tareas que se reprograma regularmente de un día a otro. Existen soluciones independientes para dichas listas.

Si necesita llamar regularmente a clientes, proveedores o contratistas en un momento determinado, es mejor utilizar un sistema CRM para ello.

¿Qué listas deberías crear?

Listas de acciones prioritarias

Recopilar un informe semanal, examinar el sitio web de un competidor, limpiar la bandeja de entrada de su buzón, redactar una tarea técnica para los diseñadores: todas estas acciones toman más de dos minutos, pero no se pueden delegar en nadie. Ponemos esas cosas en las listas de acciones prioritarias y las llevamos a cabo durante el día.

Reglas para trabajar con tales listas:

• No debería haber muchas listas, dos o tres son suficientes. Por ejemplo, Personal, Trabajo, Familia. Si tiene una tarea de la lista para un día específico, configure un recordatorio en su calendario.
• Es conveniente marcar las tareas en esta lista por contexto: “En el camino”, “En la computadora”, “Leer”, “Comprar”, “Promesas”. Las tareas pueden tener una o más etiquetas. Por ejemplo, la tarea "Pasear al perro" se referiría al proyecto "Personal" y la etiqueta "Promesas".
• Antes de agregar una tarea a la lista, considere si es necesario hacerlo. Si la respuesta es sí, decida si necesita completar personalmente el caso. Después de todo, puede enviar un mensaje de voz a un subordinado y delegarle. Las tareas que ha asignado se etiquetarán como "Asignadas". Contendrá casos tanto de la lista de trabajo como de la lista personal.
• Revise las listas con regularidad. Haga esto cuando tenga un minuto libre. Suba las tareas que deben realizarse primero.
• Limpia tus listas de tareas pendientes al menos una vez al mes.

Lista "Algún día"

Esta lista incluirá cosas que no requieren una acción activa. Puede ser:

• libros, discos, entrenamientos en video que desee comprar;
• habilidades útiles que desea dominar;
• lugares que desea visitar;
• cosas que quieres comprar.

Debe consultar periódicamente esta lista, tomar notas y convertirlas en objetivos sobre los que se trabajará.

¿Cómo almacena información de referencia que será útil en el futuro?

Esta información no requiere ninguna acción. Los principales criterios para el repositorio de esta información:

• Búsqueda conveniente por títulos, etiquetas, descripciones breves.
• Facilidad para colocar información en el repositorio.
• Estructura intuitiva de almacenamiento de información. Cuando ingresan nuevos datos, debe elegir rápidamente la categoría y subcategoría donde colocarlos.
• Disponibilidad de almacenamiento desde cualquier dispositivo.

¿Hay rituales GTD obligatorios?

Sí, hay varios.

Recopilación de toda la información en la cesta "Bandeja de entrada"

Existen muchas herramientas para recopilar información. Pero todo esto debe fluir hacia un solo lugar, con el que seguirás trabajando.

Vaciar la papelera de la bandeja de entrada

Una o dos veces por semana, tendrás que revisar la lista de la Bandeja de entrada y ordenar los acumulados por carpetas o accesos directos. Este ritual debe convertirse en un hábito, que se forma a partir de un algoritmo comprensible de acciones y su repetición sistemática.

Debe tener un plan simple, paso a paso, sobre cómo limpiar su sistema de tareas pendientes semanalmente. Crea un calendario en el que marcarás los días en que se tramitaron los casos. Asigne un premio si, por ejemplo, en 30 días al menos 20, vacía su Bandeja de entrada y tacha días en su calendario.

Revisión de la lista de acciones prioritarias y la lista "Algún día", priorización

Al revisar las listas, es importante priorizar correctamente y ser realista acerca de sus puntos fuertes. Esto es necesario para no sobrecargarse con tareas abrumadoras y no sufrir al darse cuenta de su ineficiencia.

Destruyendo cestas innecesarias

A menudo, mientras se comunica con colegas y socios, aparecen nuevos buzones de correo, documentos y listas.

Su tarea es automatizar todo tanto como sea posible para que los datos fluyan hacia la carpeta Bandeja de entrada.

Puede ser un buzón o un planificador electrónico. Para la automatización y la redirección de información, los servicios IFTTT y Zapier son adecuados. Debería haber menos cestas para recopilar información.

¿Cómo trabajar con la bandeja de entrada y ordenar los casos acumulados?

Primero, extraiga la tarea, el caso o la información de su bandeja de entrada y responda la pregunta: “¿Qué es esto? ¿Realmente necesitas hacer algo?"

Si no tiene que hacer nada, tiene dos opciones. Si es basura que ya no sirve, la tira. Si es información útil, guárdela en el archivo. Debe estar estructurado por categoría y etiqueta, para que sea fácil encontrar lo que está buscando.

Si necesita hacer algo con la información, hay tres opciones:

1. Complete lo requerido. Si la acción es importante y no tardará más de 2-5 minutos.

2. Delegar en alguien. Si la acción lleva más de dos minutos, considere si puede delegarla en alguien.

Al delegar en alguien, se debe escribir lo siguiente:

• resultado final;
• plan de trabajo (camino hacia la meta);
• la fecha límite para la finalización de la tarea;
• la fecha de control y el resultado que debe estar listo para él (intermedio o final).

3. Posponer para el futuro. Al hacerlo, indique:

• resultado deseado;
• la siguiente acción más cercana a tomar. Recuerda: es imposible completar el proyecto en su totalidad, solo puedes dar pasos simples y específicos que te acerquen al resultado final;
• fecha límite. Si no hay un período de tiempo exacto, agregue la acción a la lista "Algún día".

Puedes enviarte mensajes a ti mismo para recibirlos el día señalado. Para ello, tanto el "Calendario de Google" con un recordatorio del día correcto, como la aplicación de correo Boomerang, que te enviará un correo electrónico a una hora determinada, son adecuados.

¿Cómo planificar tu trabajo?

Todo el trabajo se puede dividir en tres pasos:

1. Implementación de lo planeado con anticipación. Pueden ser tanto cosas estratégicamente importantes que lo acercan a su objetivo, como una rutina que simplemente necesita hacerse.
2. Realización del trabajo tal como aparece inesperadamente. Aquí es cuando llegan tareas de colegas, gerentes, cartas de clientes durante el día.
3. Planificación de trabajos posteriores: elaboración y revisión de listas, establecimiento de prioridades. Este punto no debería tomar mucho tiempo para que usted planifique por el mero hecho de planificar.

La práctica de planificar casos y tareas (libro de notas) se describe en el libro de David Allen.

David Allen Consultor de gestión del tiempo y rendimiento personal, autor de GTD Productivity Methodology

Para un libro conmemorativo, necesitas 43 carpetas: 31 marcadas con números del 1 al 31, otras 12 con el nombre de los meses. Las carpetas diarias se colocan al frente a partir de mañana. Detrás de la carpeta con el número 31 está la carpeta para el próximo mes, y detrás están las carpetas con el resto de los meses.

El contenido de la carpeta para el día siguiente se transfiere diariamente a la papelera, luego la carpeta se coloca detrás de la última de las carpetas diarias (como si se hubiera trasladado al mes siguiente). Cuando libere la carpeta 31 para el mes actual, habrá una carpeta con el nombre del nuevo mes detrás, seguida de carpetas con los días del nuevo mes. Asimismo, la carpeta con el mes actual cuando ha pasado se transfiere al año siguiente.

En una carpeta específica, debe almacenar documentos que requieren acciones específicas (un formulario que debe completarse, una carta para enviar).

Para que el sistema funcione, debe actualizarse diariamente. Si olvida actualizar la carpeta de mañana, no puede confiar en el sistema. Se perderá información importante, que deberá tratarse de otras formas.

Si se va por varios días, antes de irse debe verificar las carpetas de los días durante los cuales estará ausente.

Cómo organizarlo en la práctica, teniendo en cuenta los sistemas de planificación modernos:

1. En lugar de un libro memorable, use un organizador con listas de tareas pendientes para todos los días e ingrese las tareas del día actual en él. Las reuniones y los asuntos relacionados con el tiempo deben registrarse primero y deben establecerse recordatorios para que el sistema les notifique con anticipación.
2. Cree un archivo con una lista de tareas pendientes durante un mes. Esta es una lista de lo que desea hacer durante este tiempo. Le agregas casos durante todo el mes. La revisión de las tareas debe realizarse una vez a la semana. Cuando planifique sus tareas más importantes, distribuya la semana a semana para que comprenda sus prioridades. Los realizarás en primer lugar, de lo contrario todo el tiempo irá a asuntos pequeños y urgentes.
3. Crea un archivo con planes para el año. Debe revisarse una vez al mes. Los casos de este archivo se transfieren a planes mensuales.
4. Haga planes para el año basados en metas a largo plazo para 3-5 años. Es mejor prescribir estas cosas al final del año o durante las vacaciones, cuando la cabeza no está cargada con las tareas diarias.

Estos cuatro puntos son lo que David Allen llama el sistema de planificación natural. Este sistema le permite avanzar hacia metas que son importantes para usted y no perder tiempo en la rutina.

¿Existe un plan único para todos que se pueda utilizar para planificar cualquier proyecto?

Oh, por supuesto. David Allen lo llama el modelo de planificación natural. Consta de varios pasos.

Paso 1. Objetivo e imagen del resultado ideal

Define una meta o resultado final ideal, imagina que lo has logrado.

Descríbalo con todos los criterios de éxito (dinero, personas, reconocimiento). Cuanto más detalle describa el resultado final, más fuerte será la motivación, especialmente en los momentos en los que necesite realizar acciones específicas, pero no hay tiempo para ello.

Paso 2. Principios

Describe los principios que seguirás a medida que logres tu objetivo. Por ejemplo: "Le daré a las personas total libertad de acción si … (se mantienen dentro del presupuesto, completan el proyecto antes de una fecha límite específica)". Pregúntese: “¿Qué acciones pueden interferir con mis actividades? ¿Cómo puedo prevenirlos?"

Los principios son claros y proporcionan una guía confiable para la gestión de actividades.

Paso 3. Lluvia de ideas

Haga una lluvia de ideas mientras anota todas las diferentes ideas que le vienen a la mente.

Principios clave de la lluvia de ideas:

• no juzgues;
• no disputes;
• no evaluar;
• no critique;
• piense en la cantidad, no en la calidad;
• análisis y organización del margen.

Paso 4. Plan del proyecto en forma de lista

Organice los resultados de su lluvia de ideas en una lista de tareas pendientes. Empiece a planificar al final y vuelva a trabajar. Esto le facilitará la planificación e identificación del primer paso hacia su objetivo. Un ejemplo de planificación desde el final:

Propósito (resultado ideal): Puedo hablar español y entender a la gente.

Por qué es esto: Quiero comunicarme sin la participación de traductores durante las negociaciones comerciales con socios españoles y comunicarme libremente con otros mientras estoy de vacaciones en España.

Pasos hacia la meta:

• Un paso antes de alcanzar la meta: encontré un hablante nativo de español y hablo con él dos veces por semana.
• Un paso antes: aprobé el examen de competencia lingüística B1.
• Un paso antes: aprobé la prueba de competencia A1.
• Un paso antes de eso: tomé clases de español ocho veces en un mes y completé todos mis deberes.
• Un paso antes: me inscribí en un curso de español y pagué un mes de estudio.
• Un paso antes: recopilé información sobre los cursos de español e hice una tabla comparativa.
• Primer paso: He planificado una hora en el calendario para recopilar información sobre los cursos de español.

Cuando un equipo está trabajando en una tarea y necesita organizar todo el plan en un solo lugar, es conveniente utilizar un diagrama de Gantt. La primera columna son las etapas en el camino hacia la meta, la segunda columna son las responsables. Además, habrá columnas con un período de tiempo. Las celdas contendrán el estado de una etapa específica, por ejemplo, "Planificado", "En curso", "Completado", "Aplazado".

GTD y el sistema de planificación natural pueden parecer abrumadores. Pero cuando lo personalices y comiences a usarlo regularmente, sentirás que todo es mucho más fácil de lo que parecía a primera vista.