5 errores principales en la gestión del tiempo que nos impiden poder hacer todo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Hacemos una lista de tareas y tratamos de ceñirnos al horario pase lo que pase. Pero no importa cuánto lo intentemos, seguirán apareciendo tareas nuevas y urgentes. La lista es cada vez más larga y no podemos evitar la sensación de que el tiempo se nos escapa literalmente de las manos. Entonces, averigüemos qué errores cometemos con más frecuencia y cómo administrar adecuadamente nuestro tiempo.

1. No priorizamos

Por supuesto, una lista de tareas pendientes es una forma eficaz de organizar sus pensamientos sobre lo que debe hacerse. Pero si no prioriza, lo más importante simplemente puede desaparecer de la vista. Debe comprender la dirección, el propósito de su actividad y no saltar de una tarea a otra. La priorización inadecuada puede decir mucho sobre el entorno laboral actual.

Muchas personas que trabajan en equipo se sienten incómodas cuando sus jefes o colegas les piden que hagan algo: posponen sus tareas actuales, no priorizan y luego no cumplen con su horario. Por tanto, si estás planificando tu día, semana o mes, pregúntate cuál es la tarea más importante para ti durante este período.

A menudo sucede que trabajar en una tarea importante toma todos los pensamientos y gradualmente fluye hacia la procrastinación. Porque normalmente requiere un esfuerzo mental serio y una concentración total. Es mucho más tentador hacer pequeñas tareas de cinco minutos todo el día que una gran tarea que no es fácil, aunque al final trae muchos beneficios.

2. Sobreestimamos nuestra fuerza

Sobrestimar sus capacidades es un pecado bien conocido en la administración del tiempo. Cuando crees que una tarea te llevará un par de minutos como máximo, pero consume al menos media hora. Para evitar esta situación, antes de comenzar a trabajar, anote en algún lugar cuánto tiempo le dedicará.

Si la tarea tarda entre 25 y 30 minutos, asegúrese de incluirla en el programa.

Otro consejo: piense dos veces cuánto tiempo podría llevar la tarea.

Si está seguro de que el trabajo dura 30 minutos, reserve una hora en su horario por razones de seguridad. De lo contrario, puede convertirse en uno de esos desafortunados adictos al trabajo que trabajan toda la noche.

Al comienzo de su día, tómese 10 minutos para revisar su horario. Hecho: 10 minutos de planificación por la mañana le ahorrarán una hora durante su jornada laboral. Pero no suba su horario completo, recuerde dejar algo de tiempo libre para tareas nuevas y / o inesperadas.

3. Distraído

La atención distraída es la principal causa de la postergación. Y sobre todo, las redes sociales y el correo nos distraen del trabajo. Para evitar esto, le recomendamos que desactive las notificaciones de la bandeja de entrada cuando intente concentrarse en los matices de una tarea, o que especifique un intervalo para las notificaciones, por ejemplo, cada tres horas. Esto le ayudará a no distraerse con cartas cada dos minutos.

Otra excelente manera de hacer esto es reservar un tiempo especial en su agenda que dedicará a trabajar con sus bandejas de entrada. Revisar constantemente su correo significa prestarle poca atención: escanea rápidamente la carta y envía una respuesta con la misma rapidez, a menudo inexacta y con errores tipográficos. Disculparse y volver a explicar lo que realmente quiere decir es una pérdida de tiempo que podría haberse evitado.

El desorden también puede distraer mucho. Carpetas desparramadas con papeles sobre el escritorio, caos en el material de oficina, notas que no se pueden encontrar en este lío … Establece como regla limpiar tu escritorio cada vez que finaliza la semana y tirar sin piedad los papeles que no son útiles para usted y es poco probable que lo necesite.

4. Creemos que contar el tiempo invertido es innecesario

Hay dos formas de liberar tiempo: ignorar nuevas tareas o racionalizar su uso. Pero hasta que no comience a llevar un registro de cuánto tiempo dedica a una actividad en particular, no sabrá qué método es el adecuado para usted.

Durante una semana o dos, intente realizar un seguimiento del tiempo que dedica a las asignaciones de trabajo. Esto le ayudará a ver y analizar cómo gasta su tiempo, y en el futuro, para evitar sus propios errores.

¿Está constantemente interrumpido por llamadas telefónicas o llamando a su puerta? ¿Pasa demasiado tiempo en Internet o revisa su correo con demasiada frecuencia? Vea cuánto tiempo le lleva hacer estas tareas improductivas y desarrolle una estrategia para ignorarlas o reducir el número.

5. Creemos en la multitarea

Los expertos en gestión del tiempo dicen con una sola voz: no existe la multitarea. Lo que comúnmente se conoce como "multitarea" es en realidad pasar de una tarea a otra, y no tiene nada de bueno.

Para obtener el mejor resultado, debe concentrarse en una tarea, configurar un temporizador y trabajar a la hora designada solo en ella.

Repítete a ti mismo como un mantra: "Ahora mismo terminaré esta tarea", y no saltarás de una tarea a otra.