Diez trucos para que tus documentos de Google Docs funcionen de forma más fácil y rápida

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Llamamos su atención sobre una traducción adaptada del artículo de Saikat Basu, que contiene diez consejos para trabajar con Google Docs.

2006 marcó un hito en la historia de Google: el Oxford English Dictionary adoptó la palabra "google". El concepto se ha convertido en un nombre familiar. Desde entonces, buscar en la web significa buscar en Google. Good Corporation tiene un gran impacto en nuestro comportamiento en línea: seguimos la etiqueta comercial de Gmail, abrimos una ventana al mundo lanzando Chrome todas las mañanas y usamos Google Drive para ser productivos.

La razón de la popularidad de "Google Docs" en el principio de trabajo en la nube. De todas las herramientas de Google Drive, un editor de texto es la más esencial para las tareas diarias.

Para que su experiencia con Google Docs sea más productiva, utilice las siguientes diez pautas.

Bono: agregue Google Docs al Lanzador de aplicaciones de Chrome en su barra de tareas de Windows o Mac. Dos clics - y estás en los "Documentos".

Búsqueda rápida

Puede encontrar rápida y fácilmente un archivo o carpeta en particular ingresando una frase clave en la barra de búsqueda en la parte superior. La pequeña flecha a la derecha lo ayudará a refinar sus criterios de búsqueda:

• tipo de archivo (carpeta, documento, foto, PDF, etc.);
• abrir con Google Docs, Google Drawing, Google Sheets, cualquier complemento instalado;
• propietario (yo, no yo, nadie).

Otra cosa que facilita la búsqueda es utilizar la cotización exacta del archivo que desea encontrar. Google Drive abrirá el documento y resaltará la frase de búsqueda utilizada. Además, al igual que con la búsqueda en Google, puede utilizar operadores booleanos como o para ampliar el alcance de su búsqueda.

Presione "/" para ir al campo de búsqueda.

Para obtener una lista completa de las opciones de búsqueda de Google Drive, consulte. Por último, pero no menos importante, no olvide buscar en su carrito de compras.

Salto rápido al menú de comandos "ocultos"

Google Docs es similar a otras suites ofimáticas. Puede ser más simple que Microsoft Word, pero también hay muchos comandos útiles en el menú. Presione Alt + / para ir al menú de búsqueda. Ingrese lo que busca en el campo que se abre y se iniciará la función.

Al buscar en el menú, puede encontrar otras herramientas de edición disponibles en Google Docs.

De la idea en Google Keep al borrador en Google Docs

es un gran servicio para crear y almacenar notas. Sus mejores características son la capacidad de dictar notas y reconocer texto de fotos. ¿Pero sabías que puedes convertir una nota en un documento con un solo clic?

Gracias a esta exportación, puede editar y "pulir" sus ideas que ya están en Google Docs. Imprescindible para los estudiantes y las personas que escriben: ahorra mucho tiempo.

Analizando tu vocabulario con Word Cloud

Los redactores publicitarios, blogueros, estudiantes y educadores pueden usar una nube de palabras o una nube de etiquetas para navegar rápidamente por el contenido de un documento. También te ayudará a ver qué palabras estás usando en exceso.

Puede utilizar un generador de nube de palabras, por ejemplo, Tag Cloud Generator, en cualquier documento con 50 o más palabras. El complemento gratuito de Google-Drive se puede encontrar e instalar desde el menú Complementos → Obtener complementos …

Puede utilizar la nube de palabras a través del mismo menú. Se mostrará en una pequeña ventana a la derecha. Si el documento no está terminado, continúe editando y, de vez en cuando, haga clic en el botón Actualizar nube para actualizar la nube de etiquetas.

Tag Cloud Generator también funciona en tablas. El único inconveniente es que el panel que muestra las palabras usadas no se puede escalar.

Buscar y pegar con un clic

Con la herramienta de investigación, no tiene que dejar el documento en el que está trabajando para buscar información en Google. Después de todo, abrir una nueva pestaña en el navegador también lleva tiempo. Esta herramienta incorporada le permite buscar e insertar información en el documento o tabla que está utilizando. Abra Herramientas → Investigación (Ctrl + Alt + Mayús + I).

Aparecerá un cuadro de búsqueda a la derecha. Allí puede poner un enlace a la cotización con un clic ingresándolo manualmente o simplemente resaltándolo.

Los formatos de citas disponibles son MLA, APA y Chicago.

Además, las citas bellamente enmarcadas son solo una de las características de la herramienta de investigación. También puede consultar las estadísticas en tablas. Al usar la búsqueda, también puede personalizar el SERP para mostrar sus publicaciones de Google+, sus correos electrónicos, etc. Hay filtros especiales para todo esto.

Formatee rápidamente el texto en diferentes lugares

Google Docs tiene una herramienta de formato Paint que le permite crear plantillas de formato y aplicarlas a cualquier sección de texto. Seleccione una palabra, oración o cualquier otro fragmento de texto, edítelo: establezca el tamaño, la fuente y más. Luego haga clic en Formato de pintura. Después de eso, puede aplicar los parámetros de formato especificados a otro fragmento, solo tiene que hacer clic en él.

"¡No! ¡Solo funciona una vez! " - dirán los escépticos. Si necesita aplicar los parámetros de formato especificados más de una vez, haga clic en el icono de formato de Paint dos veces. Presione este botón nuevamente para detener la magia.

Uso de imágenes libres de derechos

Google Docs incluye una búsqueda de imágenes de Google que le permite encontrar e insertar rápidamente una imagen en un documento. Pero hay otras dos fuentes ricas de imágenes: LIFE y Stock Photos. Las imágenes del archivo LIFE tienen una licencia que da derecho a utilizar la obra incluso comercialmente, pero es necesario indicar la autoría. En 2012, Google seleccionó 5,000 fotos nuevas en las categorías Naturaleza, Clima, Animales, Deportes, Comida, Educación, Tecnología, Música y otras.

Google advierte que las imágenes solo están disponibles para uso personal y comercial dentro de Google Drive y deben usarse dentro de la política del servicio.

Puede insertar imágenes usando una URL. La imagen se guardará en su documento y estará disponible incluso si el original se elimina de la web.

Mencionar a alguien al comentar

La colaboración en Google Docs se basa en comentarios. Dicho esto, existe una forma rápida de llamar la atención de una persona sobre un comentario en particular. Resalte el fragmento de texto requerido y haga clic en "agregar comentario" (Insertar → Comentario). En el campo de comentarios que se abre, ingrese "@" o "+" y comience a escribir el nombre de la persona que desea.

Google Docs seleccionará automáticamente a una persona de su lista de contactos de Gmail y le informará por correo electrónico. Si esta persona no tiene permiso para ver este documento, debe darle acceso.

Atajos para fórmulas matemáticas

Google Docs tiene un editor de expresiones matemáticas conveniente: Insertar → Ecuación. Con él, no solo puede escribir expresiones matemáticas, sino también trabajar convenientemente en ellas con colegas.

Utilice atajos para acelerar el proceso. Por ejemplo, si ingresa "alfa" seguido de un espacio y un paréntesis, Google Docs lo convierte en α. También puede agregar fácilmente superíndice o subíndice ingresando "^" y "_" respectivamente. Para fracciones, ingrese "frac".

Lista completa de atajos para expresiones matemáticas. Para fórmulas más complejas, use la extensión gratuita g (matemáticas) de Google Drive Chrome.

Otros atajos para ahorrar tiempo

Presione "Ctrl + /" y verá una gran lista de plantillas para una rápida gestión de documentos. Muchas de las teclas de navegación son las mismas que las de Gmail. Además, puede crear sus propios atajos.

Vaya a Herramientas → Preferencias → Sustitución automática.

Puede usar esto para insertar automáticamente palabras de uso frecuente, direcciones de correo electrónico, abreviaturas o incluso palabras que escribe mal constantemente.

También es necesario marcar "Detección automática de enlaces" y "Detección automática de listas" en el cuadro de diálogo de configuración.

Por supuesto, podría argumentar que la forma más rápida de crear un documento hermoso es usar. Pero los pequeños trucos descritos ayudarán a acelerar el trabajo con ellos.

Háganos saber en los comentarios qué trucos utiliza en su trabajo diario con Google Docs.