7 métodos de planificación efectivos para ayudarlo a mantenerse encaminado

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Energy List, GTD, Bullet Journal y otras opciones, entre las que seguro que hay la adecuada para ti.

1. El método de las cartas

Este método de planificación fue propuesto por el famoso especialista ruso en gestión del tiempo Gleb Arkhangelsky. Proporciona asesoramiento empresarial, escribe libros e incluso dirige su propia empresa de consultoría de gestión del tiempo. Junto con algunos principios, Gleb también desarrolló un método para la planificación rápida utilizando tarjetas.

Cómo funciona

No necesitará un diario grueso en este caso: solo unas pocas hojas de papel son suficientes. Obtén tres cartas para diferentes propósitos. Pueden ser multicolores, con notas o con pegatinas. Lo principal es que se diferencian entre sí y, por supuesto, te gustan.

La primera carta es estratégica. Contendrá sus objetivos clave, para lograr los cuales debe hacer todos los esfuerzos posibles. En el segundo, dedicado a las metas a largo plazo, anotas todas las actividades y planes para el año o con varios años de anticipación. La tercera tarjeta contendrá el evento más importante del próximo día. Y, por supuesto, cambiará con mayor frecuencia.

• Nivel: novato.
• Un plus: no es necesario comprender el arte de planificar. Todo es lo más rápido y sencillo posible.
• Menos: aún quedan cosas menos importantes sin planificar. Para que puedas olvidarte por completo de ellos.

2. El método de Ivy Lee

La belleza de la metodología de la periodista estadounidense Ivy Lee es su simplicidad y consistencia. La mayoría de los intentos de comenzar fracasan debido a la falta de un plan, la falta de enfoque y las prioridades incorrectas. Para resolver estos problemas, Lee sugiere limitarnos a seis tareas al día y hacerlas una tras otra.

Cómo funciona

Al final del día, identifique seis cosas principales para hacer y priorícelas, comenzando con las más importantes. Al día siguiente, por la mañana, comience inmediatamente la primera tarea de la lista y, cuando la complete, asuma la siguiente. Y así sucesivamente hasta el victorioso.

• Nivel: novato.
• Un plus: Hace que la planificación sea mucho más fácil, hace que sea más fácil comenzar y mantener la coherencia mientras se ciñe a sus objetivos.
• Menos: el método no funciona bien si a menudo tiene actividades no planificadas durante el día.

3. Método de estimación

A menudo, en el proceso de planificación, las tareas importantes se pierden entre las tareas menores. Esto se debe a que no marcamos su prioridad. Incluso si comprende la necesidad de completar una tarea, es importante que lo indique por escrito. De hecho, durante la jornada laboral, no siempre hay tiempo para valorar adecuadamente la importancia de cada caso.

Cómo funciona

Otorgue a las tareas planificadas puntos de cero a dos, según el grado de importancia. La principal prioridad son dos puntos. La tarea de un punto se puede completar más tarde. Y las pequeñas responsabilidades y las tareas diarias obtienen cero puntos.

Recuerde calificar el trabajo al final del día, por ejemplo, en una escala de cinco puntos. Un caso incumplido, que recibió 1 o 2, afectará el trabajo próximo y causará inconvenientes. Como malas notas en la escuela. Esto es importante para comprender su propio desempeño y administrar su horario.

• Nivel: novato.
• Un plus: el método le enseñará a evaluar la importancia de las tareas y gestionar su eficacia.
• Menos: no es adecuado para todos. Las asignaciones se pueden priorizar y los números pueden ser confusos cuando se pone a trabajar.

4. Lista de energía

Cada tarea requiere una cantidad diferente de esfuerzo físico o mental. Al mismo tiempo, las actividades a corto plazo pueden requerir más energía que las más largas. La esencia de este método es distribuir todas las tareas de acuerdo con los esfuerzos requeridos y asumirlas en función de cómo se sienta.

Cómo funciona

Al hacer su lista de tareas pendientes, divida todas las tareas en tres categorías: dura, media y ligera. El primero es todo lo que requiere máxima concentración y estrés, el segundo es un negocio común, el último es una rutina simple que se realiza casi automáticamente. Antes de comenzar a trabajar, evalúe el nivel de fuerza y elija la tarea adecuada.

• Nivel: aficionado.
• Un plus: las excusas no funcionan, porque no importa la cantidad de tiempo y energía, siempre hay algo que hacer.
• Menos: se requiere autodisciplina. Cuando estás lleno de energía, necesitas afrontar las cosas difíciles y no abandonarlas en favor de una rutina fácil.

5. Método 1-3-5

Un gran número de casos desalientan las ganas de asumirlos. Por lo tanto, muchos expertos en gestión del tiempo aconsejan seleccionar hasta nueve tareas y realizarlas según el grado de importancia.

Por lo tanto, los objetivos menores se pueden transferir a otro día, mientras se completa la más importante de las tareas planificadas. El método 1–3–5 es bastante fácil de usar, aunque se necesita algo de tiempo y esfuerzo para aislar las tareas.

Cómo funciona

Planifique nueve cosas para usted todos los días: 1 - la tarea más importante, siempre será una prioridad; 3 - casos que requieran solución durante la jornada laboral; 5 - pequeñas tareas que se realizan siempre que sea posible.

No olvide que debe mantener el número de casos y no excederlo. De lo contrario, el método resultará ineficaz.

• Nivel: aficionado.
• Un plus: ya en el proceso de planificación, se descartan las tareas innecesarias y solo quedan en la lista las realmente necesarias.
• Menos: la técnica no funciona en los días en que el número de tareas importantes supera el recomendado.

6. GTD: hacer las cosas

En ruso, el nombre de la técnica suena como "Completar las cosas" o "Cómo poner las cosas en orden". Fue desarrollado por el experto estadounidense en gestión del tiempo David Allen.

En el libro del mismo nombre, sugirió que es importante para una persona ocupada liberar al cerebro de las tareas actuales. Ésta es la única forma de concentrarse en su implementación de calidad. Este método es ideal para mantener un planificador de escritorio.

Cómo funciona

Para utilizar el método GTD con confianza, debe acostumbrarse. Existe un sistema completo para evaluar las tareas y no es fácil afrontarlo de inmediato. Escriba cosas y márquelas con símbolos especiales:

1. Un círculo vacío es una tarea para completar.
2. El círculo con la raya tachada es la tarea que se está realizando ahora.
3. Círculo semilleno: la tarea no se ha completado por completo.
4. Un círculo relleno: la tarea está completa.
5. Círculo con una tarea cruzada cancelada.
6. Un círculo relleno con una flecha: alguien más está realizando la tarea.
7. El signo de exclamación es la tarea de mayor prioridad.
8. Un círculo con un punto: debe tener en cuenta constantemente esta tarea.

• Nivel: aficionado.
• Un plus: Opción avanzada de planificación instantánea. No es necesario realizar un seguimiento de la prioridad de las tareas. Si tienes un trabajo, hazlo.
• Menos: el método está mal adaptado para la planificación a largo plazo. Más bien adecuado como complemento del principal.

7. Bullet Jornaling

La opción de planificador más flexible es un planificador y un diario personal al mismo tiempo. Fue inventado por el diseñador estadounidense Ryder Carroll y se explica en el video tutorial anterior.

Este método le permite anotar cualquier pensamiento aleatorio en su diario, así como tareas o planes comerciales importantes durante mucho tiempo. Esto no es fácil de manejar, pero una vez que se acostumbre, nunca deje de planificar.

Cómo funciona

En la primera página, haga un índice con los títulos de las secciones y complételo sobre la marcha. Lo siguiente es la reversión anual con grandes metas y fechas importantes. Le ayuda a evaluar sus planes en su conjunto. Las reversiones mensuales se encuentran en las páginas siguientes. A la izquierda, escriba los días del mes y los días de la semana. Frente a ellos, marque los eventos, cuyas fechas definitivamente no cambiarán. A la derecha se encuentran las tareas comunes del mes.

Opcionalmente, puede agregar tareas para cada semana o incluso programar el día por hora. Utilice caracteres especiales para resaltar diferentes tareas. Al principio, es mejor escribir esas notas en una hoja de papel separada hasta que se acostumbre a usarlas. Lo más importante es que no olvide incluir en la tabla de contenido páginas de meses o, por ejemplo, listas.

• Nivel: profesional.
• Pros: a diferencia de las opciones habituales, este diario se puede iniciar desde cualquier fecha e incluso en un cuaderno normal. También es conveniente hacer listas de verificación y listas aquí.
• Desventajas: Tomará tiempo ordenar todos los detalles y acostumbrarse a este método.