"GTD incluso funciona en el espacio". Entrevista de Lifehacker con el padre de productividad David Allen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

David Allen, autor de How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, que la revista Time nombró como el mejor libro de negocios de la década, le dijo a Lifehacker qué es GTD y quién lo necesita, cómo escribir un libro y no emborracharse. y cómo las estructuras de tareas complejas pueden facilitarle la vida.

Hace treinta y cuatro años, David Allen se dio cuenta de que se puede dar consejos a las personas y ganar mucho dinero con ellos: abrió su propia empresa de consultoría y desarrolló el sistema Getting Things Done, que le permite maniobrar entre casos y liberar tiempo para lo que necesite. realmente disfrutas. Desde entonces, sus clientes han incluido astronautas de la ISS, músicos de rock y directores ejecutivos de las principales empresas, y Forbes lo incluyó entre los 5 mejores entrenadores de negocios de los Estados Unidos.

GTD es una técnica bastante simple para aumentar su propia eficiencia, que requiere una disciplina muy seria en la etapa inicial. Según GTD, para hacer una cosa con éxito, debes liberar tu cabeza de todas las demás tareas y concentrarte en ella. Es decir, en lugar de ocupar la mente memorizando todos los asuntos futuros, las tareas se fijan de acuerdo con un determinado sistema.

David, cuéntanos sobre tu audiencia. ¿Quién debería seguir tu consejo y vivir el sistema GTD?

- GTD es igualmente relevante para todos, pero quienes realmente lo usan no están unidos por principios sociales, de edad o geográficos, son personas con cierta mentalidad. Cualquiera que se interese en GTD, después de 18 meses, notará cómo sus vidas están cambiando para mejor. De hecho, el sistema puede funcionar con la misma eficacia tanto para adolescentes como para directores ejecutivos de grandes empresas, o puede resultar igualmente inútil para ellos.

¿Usas todo lo que recomiendas?

- Sí, de lo contrario, simplemente no puedo arreglármelas, todo se me saldrá de control. Me viene a la mente la imagen de un surfista sobre una tabla, sobre una gran ola. Probablemente hayas notado que están atados a la tabla con una correa especial. ¿Para qué? Poder volver rápidamente al tablero después de una caída. Lo que enseña GTD es estar en la onda, ser creativo y productivo. Pero incluso las personas más efectivas se permiten salirse de control. Si no se cae periódicamente de la tabla, entonces está eligiendo olas demasiado simples. GTD le permite darse cuenta de que ha abandonado un estado productivo y volver rápidamente a él.

Cuando emprenda un nuevo negocio, suscríbase a una tarea inusual: puede ser eliminado fácilmente del tablero. No hay nada de malo en eso, pero con un enfoque estructurado, sabes qué abordar y cómo salir del agua.

¿Con qué problemas vienen con más frecuencia, de qué se quejan?

- La mayoría de las personas recurren a él debido al estrés, un estado general de ansiedad debido a la congestión cerebral. Muy poco tiempo y mucho que hacer. Pero, de hecho, el problema no está en el tiempo, sino en el hecho de que las personas quieren más espacio mental, quieren ser más creativas y hacer lo que les agrada.

¿Los casos más inusuales?

“Hicimos entrenamiento para astronautas cuando estaban en la estación espacial. Entre ellos se encontraba Catherine Coleman, una de las primeras mujeres astronautas. Fueron sesiones interesantes, ya que tuvimos que interrumpir cuando ella estaba al otro lado del planeta, y luego volver a la conversación cuando volvió a ponerse en contacto.

¿De que estas mas orgulloso?

- Escribir mi primer libro, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, requirió una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo de mi parte. Prácticamente me convertí en alcohólico mientras escribía un libro sobre cómo vivir sin estrés. Pero luego trabajé a tiempo completo y no podía permitirme un tiempo aparte para preparar el libro. Lo más importante es que no estaba seguro de poder transferir el conocimiento acumulado durante 25 años de tal manera que realmente ayudara a las personas. Seguimos recibiendo cartas de lectores agradecidos de forma regular, pero hay un problema: después de leer a algunas personas, se encuentran abrumadas de información, porque he incluido en el libro todo lo que la humanidad podría necesitar en caso de que me atropelle un autobús..

¿Cuál es la diferencia entre GTD y las listas de tareas diarias estándar? Casi todos escribimos este tipo de listas todos los días y, a veces, se tarda más en compilar una lista que en eliminarla

- A menudo, las personas registran solo las cosas más importantes, y cientos de casos que no son tan importantes no se tienen en cuenta en absoluto. La gente cree que si el asunto no es importante, entonces es posible no escribirlo, pero esas pequeñas tareas, que se desplazan por la cabeza, utilizan una parte importante de los recursos del cerebro.

Para ser libre y poder concentrarse en los problemas más importantes, debe deshacerse de todo lo que no es tan importante.

Sí, pero las cosas pueden ser tan insignificantes que se tarda más en escribirlas que en hacerlas

- Pero, si no los haces enseguida, te molestarán, y volverás a ellos repetidamente. ¿Cuántas veces quieres recordarte comprar comida para tu gato? ¿O que necesitas llamar a tu hermana? Cada vez que se te ocurra una tarea, incluso la más pequeña, debes sacar un cuaderno y anotarlo, a menos que planees completar esta tarea ahora mismo.

¿Cuántas categorías de lista tiene?

- Para ser honesto, no recuerdo - veamos. Hay alrededor de 20 en total, pero hay alrededor de ocho recordatorios directos de acción.

Tengo una categoría "Proyectos", "Conversaciones": las tareas se almacenan aquí, según las cuales el siguiente paso sería discutir un tema con otra persona.

Luego están las "Llamadas", seguidas de "Cosas que necesito hacer en mi computadora" y, tenga en cuenta, aquellas que no requieren Internet. Tengo muchos vuelos y no todos los aviones tienen Wi-Fi y, en consecuencia, esta es la única lista con la que puedo trabajar.

La siguiente categoría es "Trabajar en una computadora conectada". Bueno, todo está claro. También tengo una lista de "Escritura de textos", esto también es trabajo en una computadora, pero requiere un estado completamente diferente, en un cierto estado de ánimo y contexto.

"Rotación": preguntas que se pueden resolver sobre la marcha. "Hogar": las acciones que tengo que hacer mientras estoy en casa.

También tengo una lista de este tipo, la llamé "Surf". Son todo tipo de videos divertidos o educativos, por ejemplo, gatos tocando el piano, en general, videos que me enviaron o que me encontré. Casi nunca miro allí, pero, en principio, cuando tengo la conexión, el tiempo y las ganas, puedo volver a ellos.

Y aquí hay una lista de "Preguntas sobre las que estoy esperando información o acciones de otras personas". Y, por supuesto, el calendario es el principal esqueleto o paisaje de mi vida. Imagínese poner todas estas cosas en una lista; habrá una confusión real. Por lo tanto, creé una estructura más compleja para simplificarlo. Si hoy tengo solo unos minutos libres, probablemente me olvidaré de los textos creativos que necesito escribir. Si no estoy en casa, no tiene sentido mirar la lista de Inicio. Ordene todo para no olvidar nada y no desperdiciar mi espacio mental en la memorización, al tiempo que puedo dedicarme rápidamente a las tareas para las que tengo tiempo.

¿Prefieres los soportes en papel o las aplicaciones electrónicas? ¿Qué consejo puedes dar?

- Para no olvidarme de algo, siempre llevo conmigo una pequeña libreta, donde grabo todo. Después de eso, ingreso todas las tareas en la computadora. En general, cualquier administrador de tareas servirá. La gente intenta usar su cabeza como una oficina, y todos los trucos de la vida son esencialmente versiones del cerebro externo. ¿Cómo puedo hacer recordatorios adecuados para ver qué debo hacer en el momento en que debo hacerlo?

Depende de usted decidir si este estilo de vida es adecuado para usted, y GTD en realidad no es un sistema de técnicas, sino un estilo de vida en el que, por un lado, todo está claramente regulado y, por otro, existe la oportunidad de entra de lleno en eso, lo que realmente te gusta, y no ocupes tu cabeza con lo que el papel puede almacenar.

Puede leer más sobre GTD en la última edición de Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, que se publicará en Rusia en septiembre de 2015.