Cómo una escoba y un triángulo te ayudarán a mantenerte al día con todo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Ocho trucos para que no te vuelvas loco en el mundo de la multitarea.

1. Déjese guiar por el triángulo empresarial dinero-tiempo-calidad

Y recuerda que un triángulo siempre tiene dos puntos. Este es quizás el mejor ejemplo de priorización.

¿Quiere hacer las cosas rápidamente y bien? Esté preparado para invertir en recursos adicionales. ¿Quiere ahorrar dinero? Elija lo que está dispuesto a sacrificar: ¿tiempo o calidad? Es decir, la tarea se puede completar durante mucho tiempo, pero bien. O hacerlo rápido, pero quizás no en su totalidad.

Recomiendo no solo usar este triángulo empresarial al resolver sus problemas laborales, sino también recordarlo a sus colegas o incluso a los gerentes.

“Hágalo bien, barato y ayer” no es un esquema de trabajo.

2. Delega todas las tareas "baratas"

Una regla que aprendí de mi antiguo jefe. Sobre asuntos pequeños, dijo: "Mi tiempo es demasiado caro para hacer esto".

Use la ley de Pareto: gaste el 20% de su energía y tiempo en lo que traerá el 80% de los beneficios. No pierdas el tiempo en nimiedades. El principal secreto de la administración del tiempo: no se puede cambiar todo, así que acepta de inmediato que las tareas irrelevantes nunca se completarán. Delega si puedes. Si no puede, abandone las tareas pequeñas.

3. Conoce la escoba

Importante: si delega todo el tiempo, en algún momento puede resultar que tenga una idea muy pobre de cómo funcionan los procesos a nivel local. Por lo tanto, de vez en cuando, debe realizar usted mismo las tareas rutinarias habituales. Por ejemplo, para componer un artículo en el panel de administración o crear un espacio publicitario.

Se cree que el editor en jefe ideal es aquel que, en caso de emergencia, puede realizar todo el trabajo en el sitio: desde escribir un artículo hasta seleccionar una foto, procesarla y ponerla en escena. Es posible que esto nunca suceda, pero comprender las complejidades de la cocina interior te convierte en un líder más fuerte.

La capacidad de hacer el trabajo sucio no es microgestión. La mayoría de las veces, gracias a estas "salidas" y comprobaciones puntuales, descubrirá qué más se puede mejorar en el proyecto. No es necesario seleccionar el momento para realizar el trabajo manual. Por lo general, todo sucede por sí solo cuando uno de los subordinados o compañeros se va de vacaciones y usted asume temporalmente sus responsabilidades.

El empresario estadounidense Andrew Carnegie, al dirigirse a estudiantes universitarios en Pittsburgh, dijo que es muy útil "familiarizarse con la escoba" en la etapa inicial de una carrera. Sin embargo, recordar la escoba es útil incluso cuando, como te parece, has alcanzado las alturas.

En la serie "Peaky Blinders" hay un diálogo de este tipo:

- ¿Qué estás haciendo Tommy? (¿Qué estás haciendo Tommy?)

- Palear mierda, Curly. Igual que tú. (Palear estiércol con una pala, Curly. Como tú).

- ¿Por qué haces eso, Tommy? (¿Por qué haces esto, Tommy?)

- Para recordarme a mí mismo, quién sería yo, si no fuera quien soy. (Para recordarme quién sería si no fuera quien soy).

4. Elimina Facebook de tu teléfono

Lea la cinta de su computadora mientras toma un té, pero no a menudo. No pierda el tiempo navegando sin cesar por las páginas de otras personas. Mientras haces esto, tu propia vida pasa. Entonces, ya sean mensajeros, simplemente desactive las notificaciones en ellos. No hay cosas tan importantes que no puedan esperar ni siquiera unas horas. Si la persona realmente tiene algo urgente, llamará. Y no se distraerá y podrá concentrarse en las tareas principales.

5. Lectura de velocidad maestra

Vivimos en la era de la información y, para estar al día con todo, es necesario poder navegar en ella. La lectura rápida le ayuda a navegar / escanear fuentes de información más rápidamente. A muchas personas les preocupa que después de la lectura rápida ya no sea posible leer libros en un modo relajado, pero este no es el caso. Es una habilidad que se puede controlar y solo tú decides en qué momento aplicarla. En términos generales, puedes caminar cinco kilómetros en una hora o puedes correr en 20 minutos. Todo depende de tus tareas.

La lectura rápida no significa comprender todo lo que lee. Este método se creó principalmente para captar el significado general y aislar la información que realmente necesita de la masa general (y, a veces, el agua).

La lectura de velocidad se puede aprender por separado. Por ejemplo, de libros o cursos. Y quizás ya hayas formado la llamada lectura rápida intuitiva. Por lo general, acuden a él personas que han leído mucho y en algún momento han desarrollado su propio sistema de rápida absorción de información, muchas veces sin darse cuenta ellos mismos. Por ejemplo, fue solo cuando hice un curso de lectura rápida que descubrí que ya lo estaba haciendo bastante bien: 535 palabras por minuto.

6. Utilice la marcación por voz

Hace mucho tiempo que dominamos la escritura táctil con diez dedos en una computadora, pero en teléfonos con la misma velocidad todavía es imposible escribir texto. Cuando esté de viaje o de viaje, utilice el reconocimiento de voz. Por ejemplo, esta función está integrada en el teclado Gboard de forma predeterminada. Sí, en algún lugar tienes que arreglarlo, pero en general es muy conveniente.

También subestimó la función T9. Autocorrección de hoy es muy inteligente, recuerda los scripts populares y sugiere las palabras y frases más probables para usar.

Ahorre tiempo y esfuerzo hasta en el más mínimo detalle.

7. No responda correos electrónicos de inmediato

Yo llamo a esto la regla de los 10 minutos. No responda a un correo electrónico tan pronto como llegue. Déjelo "acostarse". Recomiendo hacer esto por tres razones.

• Cuanto antes responda, antes recibirá una nueva carta de respuesta. Es decir, solo acelerará la rueda de mensajes.
• A menudo no recibimos las cartas más agradables y las respuestas rápidas son duras y groseras. Una pausa de al menos 10 minutos ayuda a calmarse y responder de manera equilibrada.
• Al no responder correos electrónicos en este momento, les enseña a las personas a resolver sus preguntas de forma independiente. Muy a menudo nos "disparamos" mensajes unos a otros, aunque hay cuestiones que pueden resolverse de otras formas. ¿Recuerda que en "Fitil", una revista de videos satíricas soviética, había una historia sobre vagones y un depósito? Espere 10 minutos, y durante este tiempo la situación puede cambiar 10 veces o incluso volverse irrelevante.

8. Tómate un día libre el último viernes del mes

De vacaciones, o incluso por cuenta propia, para poner las cosas en orden. Se necesita una limpieza mágica no solo en la casa. Lidiar con documentos, ir al médico, comprar en un centro comercial vacío o dormir un poco, se sorprenderá al ver cuántas cosas puede hacer. Y al final del día, sentirá alivio o incluso una ligera euforia, más o menos lo mismo que después de ordenar su guardarropa.