David Allen: Cómo poner tu vida en orden

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

David habla sobre el flujo de información que nos rodea y cómo lidiar con las sobrecargas de información, si es que realmente existen.

Apuesto a que, David, la mayoría de las personas que leen este artículo ahora se sienten atascadas en los negocios (correo, mensajes de texto, llamadas telefónicas) las 24 horas del día. ¿El estrés ha tomado otras formas hoy?

Las personas ahora se sienten abrumadas porque no experimentan el estrés real que experimentaron nuestros antepasados durante un período bastante largo de la historia. El objetivo principal era sobrevivir. Y lo que es interesante, fue precisamente una situación de crisis como la que hizo que una persona se comportara con más calma: recopilar y procesar información rápidamente, tomar decisiones rápidamente y escuchar su intuición. Se centraron en una sola cosa: ¡sobrevivir a cualquier precio!

Pero cuando te privan de esta crisis, el mundo que te rodea empieza a abrumarte de nimiedades, estás en el centro de una inundación: los impuestos han subido, el frío ha torturado, el impresor mastica papel … Y toda esta basura desde nuestros dispositivos electrónicos las 24 horas del día, los 7 días de la semana!

Para hacer frente a este flujo, debemos recuperar nuestra capacidad de tomar decisiones rápidas y asignar recursos limitados. En general, nada ha cambiado desde la antigüedad. La única diferencia es cuántas decisiones más deben tomar las personas ahora.

Si no puede concentrarse en algo, necesita aprender a discernir lo que es importante para usted ahora en su mundo. ¿Cómo priorizamos toda la basura que nos rodea? Necesitas mapas mentales para guiarte. Debe haber un mapa que le indique lo que debe hacer en los próximos tres años y lo que debe hacer en los próximos tres minutos. Y estas son cartas diferentes. Básicamente, su calendario también puede hacer un gran trabajo. Lo principal es que responde a la pregunta: ¿a qué debo prestar atención ahora?

¿Qué herramientas utiliza personalmente para ser más productivo?

Estoy usando Lotus Notes porque lo estamos usando como una aplicación empresarial. Mi amigo Eric Mack ha desarrollado una extensión que me permite usar cómodamente mi calendario, correo y lista de tareas aquí. Todo esto está sincronizado con mi BlackBerry, porque aún no hemos configurado esta función para el iPhone, pero estamos tratando de corregir este malentendido lo antes posible.

Estoy usando TheBrain y MindManager. Se diferencian en funcionalidad y sirven para resolver problemas esencialmente diferentes.

¿Qué otra cosa? También tengo un pequeño cuaderno. Las ideas a veces se ponen al día en los lugares más inesperados y es necesario anotarlas con urgencia. Por lo tanto, el papel permanece en mi vida como la forma más fácil de arreglar algo rápidamente.

Pero sigo buscando nuevas herramientas que me ayuden a administrar mi tiempo y recursos cerebrales. Por ejemplo, mi iPad comenzó a transformarse gradualmente de un juguete a un dispositivo bastante funcional. Pero sigue siendo muy torpe, solo me gusta una aplicación de Adobe en la que puedes dibujar las formas más simples. Puedes jugar con él, pero todavía no puede reemplazar una pizarra normal. Así que estoy lejos de la alta tecnología en este sentido. También utilizo Microsoft Office. Trabajo en una Mac, pero tengo Parallels.

¿Y qué pasa con los instrumentos reales, no electrónicos?

Oh, tengo una canasta real donde pongo todas mis notas. Este es mi salvador, esta es una canasta llamada "No quiero pensar en todo esto ahora". Lo principal es no olvidar volver a esta canasta, hasta que todo esté mohoso allí. Y aunque solo tiro el 80% de mis notas, me libera muy bien la cabeza: lo tiré a la canasta y se me olvidó, luego volví y decidí si era necesario o no.

Sin duda, sería bueno hacer todo esto de forma electrónica. Pero hay un problema que se puede caracterizar de la siguiente manera: ¡fuera de la vista, fuera de la mente! La canasta real física se cierne constantemente ante sus ojos, y es fácil olvidarse de la basura electrónica. Conozco a mucha gente que está familiarizada con la alta tecnología y, sin embargo, vuelven al papel, porque es mucho más obvio. Necesita tener una gran fuerza de voluntad y autodisciplina para volver a lo que hay en algún lugar de la computadora.

Ahora se habla mucho sobre el hecho de que estamos sujetos a una sobrecarga de información. ¿Qué puedes decir acerca de esto?

¿Qué es la sobrecarga de información? Si realmente lo fuera, podrías entrar en la biblioteca y caer muerto. O vaya a Internet y explote, dispersándose en pedazos pequeños.

De hecho, el lugar que está más saturado de información es al mismo tiempo el más relajante: es la naturaleza. Nos rodean tantas imágenes, sonidos y olores diferentes. Por cierto, ¿has oído hablar de la privación sensorial? Puede volverse loco si no siente todo esto durante mucho tiempo.

Aquí el punto es diferente. Hay muchas cosas en la naturaleza que transportan información, pero solo algunas de ellas son realmente significativas para nosotros, por ejemplo: animales, bayas u ortigas. El problema con el correo electrónico no es que contenga mucha información, sino que en base a esta información debemos tomar alguna acción o tomar alguna decisión. Y cuando recibe una carta, no importa de quién: de un primo o de un jefe, usted, antes de abrirla, se está preparando para el hecho de que se le exigirán acciones. Ya te estás desplazando por las opciones de lo que puede contener esta carta: “esto puede ser importante, muy importante, me hará cambiar mis planes …” Ahora multiplica estos pensamientos por la cantidad de cartas que recibes por día.

Además, los pensamientos dispersos y la incapacidad para concentrarse son un factor de estrés y un fuerte freno al rendimiento. En el trabajo piensas en las tareas del hogar y en casa piensas en el trabajo. Estás en todas partes y no estás en ninguna parte. Y a lo largo del día, te acompaña una aburrida sensación de ansiedad.

Nuevamente, nada ha cambiado mucho, excepto la frecuencia con la que sucede. En 72 horas, usted y yo podemos recibir tanta información que cambiará nuestro enfoque y prioridades, que nuestros padres no recibieron en un mes. En 1912, alguien hablaba del teléfono de la misma manera que dicen del correo electrónico: “¡oh, arruinará la calidad de vida”, “las conversaciones se volverán superficiales e insignificantes”, “todo el mundo sólo se distraerá con él”! Suena familiar, ¿eh?

Y en 1983, un hombre con un pequeño diario en el bolsillo era considerado un fanático de la productividad.

Nuestra revista ha publicado numerosos artículos sobre el posible impacto de la tecnología en el conocimiento humano y la capacidad de pensar. Por ejemplo: "¿Google nos vuelve estúpidos?" ¿Cómo crees que la sabiduría humana y la capacidad de pensar están cambiando para bien o para mal?

Bueno, probablemente tuviste enciclopedias en tu niñez. E incluso los lees con la esperanza de aprender más sobre el mundo. ¿Qué ha cambiado, excepto que el acceso al conocimiento se ha vuelto muchísimo más fácil? Vivimos en un gran momento, creo que es fabuloso que podamos comunicarnos fácilmente así, mientras estamos en diferentes partes del mundo.

¡Solo piense en el éxito que una persona podría lograr con un procesador en su cabeza! Siempre que sea el único, por supuesto. Pero si sigues siendo la última persona en la Tierra, ya no necesitarás planificadores ni GTD.

Responda la pregunta principal, ¿qué es lo más importante que una persona debe recordar para poder sentir el control total sobre su vida?

Todo debe cargarse desde su cerebro a medios externos. ¡No sé qué podría ser más fácil! Registre lo que es importante (incluso potencialmente), aclare qué significan esas cosas para usted y guarde los resultados para que siempre pueda retroceder un paso y ver las cosas de manera más amplia.

Básicamente, todo se reduce a una cosa: deja de usar tu cerebro como un lugar para recopilar y organizar toda la información que te importa. Si intenta mantener todo esto en su cabeza, pronto encontrará arenas movedizas, en las que todo se hundirá instantáneamente. Sueño con un futuro glorioso cuando podamos liberar completamente nuestra cabeza de la basura y dedicar nuestra mente exclusivamente a pensamientos sabios.