6 consejos para una gestión eficaz del correo electrónico

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

El correo electrónico es una de las mejores herramientas de comunicación y, quizás, la única utilizada por todos los usuarios sin excepción. Puede que le gusten o no la mensajería instantánea, utilice el chat de Skype o Facebook, pero probablemente tenga una dirección de correo electrónico.

Todos los días recibimos en nuestra bandeja de entrada no solo mensajes de amigos y colegas, sino también decenas de cartas publicitarias, notificaciones, solo spam. Para evitar ahogarse en el gran volumen de mensajes entrantes, es muy importante desarrollar y aplicar habilidades de correo electrónico efectivas.

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Programe una hora de verificación de correo electrónico

Si siente que está gastando demasiado tiempo procesando el correo y la cantidad de cartas en su bandeja de entrada aún no disminuye, intente planificar de manera más rígida el tiempo para revisar su buzón. Por lo general, comenzamos a revisar el correo, encontramos un enlace interesante en la carta, vamos al sitio, de allí a otro … y después de media hora recordamos y volvemos a analizar las cartas. Como resultado, ha pasado el tiempo, pero el asunto no ha cambiado.

Por lo tanto, intente reservar un tiempo limitado para trabajar con el correo. Todos pueden establecer la frecuencia y la duración de estos intervalos por sí mismos de forma independiente, dependiendo del volumen de su correspondencia. Tal vez sea una hora por la mañana y una hora al final de la jornada laboral, o puede ser más conveniente para usted iniciar sesión en su cuenta de correo cada hora durante cinco minutos. Lo más importante es que intente adherirse estrictamente al horario establecido para usted y no se distraiga con nada ajeno. Conciencia que tu tiempo es limitado, conducirá inevitablemente a un aumento de la eficiencia de la tramitación de los recibos postales.

Cada letra significa una acción

La regla principal que debe aplicar al analizar el correo es que cada carta abierta requiere que haga algo. Si ha abierto una carta, en ningún caso debe volver a dejarla en la bandeja de entrada. Debe responder de inmediato a la carta o reenviarla a alguien que sea mejor para lidiar con este problema, o programar una tarea para usted en Google Task o el calendario; en cualquier caso, como resultado de su acción, la carta debe ser eliminados o movidos al archivo, es decir dejar la bandeja de entrada … Si sigue esta sencilla regla, su bandeja de entrada se limpiará tarde o temprano.

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Filtros y atajos

Si recibe una gran cantidad de correos electrónicos todos los días, analizarlos requiere mucho tiempo y esfuerzo de su parte. ¿Por qué no utiliza los recursos del servicio postal para esto, especialmente porque la mayoría de los servicios tienen esta característica y están perfectamente implementados?

Se trata de configurar filtros para el procesamiento automático del correo. En lugar de hacer clic manualmente en cada publicación, y cada clic es el mismo tiempo y esfuerzo, simplemente configure los filtros que desee una vez. Por ejemplo, todos los mensajes de las direcciones de sus familiares irán automáticamente a la carpeta Familia y se marcarán con un marcador como importantes. Todos los comunicados de prensa van a una carpeta separada sin pasar por la carpeta Bandeja de entrada, y las notificaciones de las redes sociales se envían inmediatamente a la Papelera.

De esta manera, puede clasificar los mensajes de acuerdo con los temas principales y prepararse en consecuencia para su procesamiento. Ya no tendrá una situación en la que su cerebro, al analizar el correo, cambie de las tareas domésticas a los problemas comerciales, y luego inmediatamente a los correos de entretenimiento, y luego regrese.

Hay una gran cantidad de opciones para crear varios filtros, y estoy seguro de que una vez que cree un sistema de filtrado automático, ahorrará días y meses de su tiempo. Además, utilizando las etiquetas asignadas o la distribución por carpetas, puedes encontrar fácilmente las letras que necesitas en el archivo (¿recuerdas que nuestra carpeta Bandeja de entrada está completamente vacía?).

Usar búsqueda

Muchos usuarios, especialmente los principiantes, mantienen todos sus correos electrónicos en su Bandeja de entrada porque sienten que nunca los volverán a encontrar al archivar. Si configura un sistema de filtros y accesos directos, como se describe en el párrafo anterior, entonces su archivo ya está organizado y es mucho más fácil navegar en él. Pero no te olvides de la barra de búsqueda también. Por ejemplo, en Gmail, el sistema de búsqueda de letras es tan perfecto (¡quién lo dudaría!) Que no será difícil encontrar ninguna letra.

Usar marcas

Muchos servicios de correo electrónico tienen una función para marcar mensajes con marcadores especiales (en Gmail, estos son estrellas). Con su ayuda, es fácil resaltar los mensajes necesarios que requieren su atención y colocarlos en una carpeta separada. En Gmail, puede elegir su propio conjunto de indicadores y usarlos de manera bastante flexible. Así, un vistazo al contenido de tu bandeja de entrada será suficiente para distinguir los correos electrónicos según su importancia.

Usar atajos de teclado

El uso de teclas de acceso rápido puede acelerar tanto el procesamiento de la correspondencia que vale la pena dedicar unas horas a estudiarlas. Pero antes de eso, eche un vistazo a la configuración (en Gmail es Configuración - General - Accesos directos) y asegúrese de que estén activados. Después de eso, simplemente presione el signo de interrogación en el teclado y verá un mensaje con todas las teclas de acceso rápido de Gmail.

El correo electrónico es una gran herramienta de comunicación, pero eso no significa que deba dedicar la mitad de su vida a este proceso. La máxima automatización de todos los procesos, las respuestas rápidas o el reenvío de mensajes, la planificación de su tiempo, junto con otros consejos de este artículo, le permitirán tratar cualquier cantidad de cartas con bastante rapidez y ahorrar más tiempo para actividades más agradables.