Cómo no ser un esclavo del correo electrónico: 7 consejos del responsable de LinkedIn

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Una gran cantidad de personas enfrentan el mismo problema todos los días: el correo electrónico, diseñado para agilizar y organizar los procesos de trabajo y comunicación, a menudo se convierte en un supervisor vicioso, lo que lo obliga a estar atento a las personas que ingresan, como si estuviera trabajando en una cinta transportadora.. Tan pronto como se distraiga, la información que se acumula constantemente convierte rápidamente un buzón limpio y ordenado en un basurero, que será más difícil de limpiar cuanto más tiempo no regrese al correo.

Hoy le traemos algunos consejos simples para administrar sus interacciones de correo electrónico de Jeff Weiner, CEO de LinkedIn. Este hombre de guardia se ve obligado a mantenerse en contacto con cientos de personas todos los días, y tiene varios trucos que le permiten no ahogarse en esta avalancha de información.

Mi bandeja de entrada se ha convertido esencialmente en el eje central de mi flujo de trabajo: me comunico regularmente con más de 4300 empleados en 26 ciudades de todo el mundo a través del correo. Esto no quiere decir que siempre haya sido un fanático del correo electrónico, o que no haya tenido situaciones en las que mi trabajo con el correo se pareciera al trabajo de Sisyphean.

De todos modos, a lo largo de los años he desarrollado varias pautas prácticas que me permitieron pasar del concepto de "el correo me controla" al concepto de "yo controlo el correo".

1. Desea recibir menos correo: envíe menos correo

Este consejo parece ridículamente simple, especialmente en el contexto de un problema tan común, pero para mí, lo considero la regla de oro para una gestión exitosa del correo electrónico.

Esta conclusión me llegó durante mi trabajo en una empresa anterior, donde dos de las personas más cercanas a mí dejaron la empresa. Se comunicaron muy eficazmente con la gente, trabajaron duro y, como resultó, enviaron mucho correo. Mientras trabajaban para la empresa, el volumen de correspondencia que llegaba a través del correo electrónico parecía completamente normal, sin embargo, después de que se fueron, descubrí que el tráfico en mi correo disminuyó en aproximadamente un 20-30%.

Toda esta actividad en el correo no eran solo sus cartas: estaban mis respuestas a ellos, sino también cartas y respuestas de todos los destinatarios adjuntos a la correspondencia. A menudo, estos mensajes no requerían mi participación obligatoria en la discusión.

A partir de ese momento, me puse una condición clara: no escribir innecesariamente. El resultado: menos correo y más pedidos en la bandeja de entrada sin comprometer las actividades laborales. Desde entonces, he tratado de no desviarme de esta regla.

2. Marcar los correos electrónicos pendientes como no leídos

Marcar un correo electrónico como no leído ha cambiado fundamentalmente la forma en que trabajo con el correo. Me basta con revisar rápidamente las cartas entrantes, responder de inmediato las más urgentes y eliminar las innecesarias. Las mismas letras a las que necesito volver más tarde, si hay tiempo, las marco como no leídas. Esto elimina el temor de que una carta importante, leída y dejada sin respuesta, sea olvidada y enterrada en las entrañas del buzón. El mismo enfoque nos permite implementar una especie de lista de tareas pendientes, a la que tendré que volver más adelante.

Intento terminar todos los días laborables con un mínimo de esas cartas pendientes, e idealmente no deberían estar en absoluto. Si en este día no tengo tiempo para volver a ellos, comenzaré con ellos la siguiente mañana laboral.

3. Establezca un horario de envío claro

En los últimos años, mi vida en los días laborales se ha desarrollado de acuerdo con un horario bastante claro. Se despierta a las 5: 00-5: 30 de la mañana, una hora a la oficina de correos, leer las noticias, desayunar, jugar con los niños, entrenar, oficina, volver a casa, acostar a los niños, cenar con su esposa, descansar (por lo general, esto es ver la televisión con la limpieza de la carpeta de la bandeja de entrada durante los anuncios y los momentos aburridos).

Resultó que al cumplir con ese horario, puedo administrar fácilmente el correo, sin embargo, tan pronto como se cambia un poco el horario, comienza el caos en el buzón.

En este caso, no sentirá la presión cada vez mayor al darse cuenta de que su caja de repente quedará desatendida. Mantener un cronograma al día ayudará a mantener las cosas bajo control. Ayudó a Benjamin Franklin, también te ayuda a ti.

4. Exprésate con más claridad

¿Recuerdas el juego del teléfono roto? Fue bastante divertido entonces, pero ahora todo está considerado en el concepto de trabajo y negocio, y no hay tiempo para juegos.

Las palabras son muy importantes y deben elegirse con mucho cuidado para evitar ambigüedades y malentendidos. Cuanto más inequívoco y claro sea su texto, es menos probable que reciba una segunda carta pidiendo aclarar la primera.

5. Piense en los destinatarios

A menudo parece que muchos perciben que los campos Para y Cc son iguales. De hecho, con su ayuda, puede dejar claro sin ambigüedades de cuál de los destinatarios espera una respuesta y a quién se envió una copia de la carta para mantenerlo informado.

De hecho, no destacar a los destinatarios de los que se requiere una respuesta es la forma más rápida de crear pánico y confusión en la correspondencia. 6 destinatarios en lugar de 1 destinatario y 5 copias son 5 respuestas posibles adicionales, cada una de las cuales puede convertirse en una cadena de letras completamente separada.

6. Confirmar recibo

Si se le indica como el destinatario, y la carta está realmente dirigida a usted, no sea perezoso en informarle al remitente que recibió la carta. No necesitas muchas palabras, un simple "recibido" o "recibido" será suficiente. Esto se convertirá en una señal de que ha recibido la información en su totalidad y en el debido volumen y que el remitente ya no está obligado a enviarle algo más sobre el mismo tema.

Si no ha confirmado la recepción, el remitente desconoce por completo la carta. ¿Quizás se perdió en las profundidades de tu caja? Si se trata de información importante, la duda y la ansiedad obligarán al remitente a escribirle otra carta con una solicitud para confirmar la recepción de la primera carta o para preguntarle a otra persona sobre su presencia en el lugar de trabajo. Hay más personas involucradas, se envían y reciben cartas adicionales.

7. Mantenga las emociones fuera del correo

El correo electrónico puede ser una herramienta útil si se usa correctamente. También puede convertirse en una fuerza destructiva si se usa incorrectamente. El ejemplo más común es el uso del correo para discutir temas controvertidos, conflictivos y delicados.

Nunca deja de sorprenderme cómo la gente usa palabras y expresiones en la correspondencia que nunca dirían frente a la misma audiencia.

Si de repente te encuentras en tal correspondencia, haz una cosa simple: detente. Puede resolver una disputa o conflicto levantando el teléfono y llamando al destinatario, o reuniéndose personalmente con él. Cosas tan delicadas no deberían tratarse en la correspondencia textual. El texto no transmite el componente emocional, la entonación y otras cosas importantes que pueden ser decisivas para una solución constructiva al problema.

(a través de Jeff Weiner)