13 cosas en la correspondencia comercial que simplemente cabrean

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 03:53

Si no quieres enojar a la otra persona, no hagas esto.

1. Falta de saludo

No está escribiendo una carta comercial por placer, necesita algo del destinatario. Por lo tanto, es correcto comenzar con un acto de cortesía: un saludo. Prescindir de él es como abrir la puerta de la oficina de otra persona con el pie.

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2. La frase "Buen día"

Si no está escribiendo una carta comercial directamente de la década de 2000, elija una redacción más moderna. No importa que no pueda predecir exactamente cuándo la otra persona leerá el mensaje. La opción "buenas tardes" es la más neutra, pero también puedes utilizar el período en el que envías la carta. Y dejar el "buen momento del día" a los foros medio muertos del pasado.

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3. Manejo de errores

Es sorprendente la cantidad de errores que se pueden cometer en un texto tan corto. Primero, muchos han tomado la regla de la separación por comas literalmente. Esto da lugar a obras maestras como "Dear Anton Mikhailovich". Una apelación no es solo un nombre, sino también palabras que dependen de él.

En segundo lugar, compruebe cuidadosamente el nombre del destinatario. No llame a Alekseev Alexandras, Marin Marias y descifre las iniciales.

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4. Abreviaturas y respuestas monosilábicas

La redacción comercial requiere que se comunique en oraciones completas. Este enfoque tiene un beneficio práctico: el interlocutor no tiene que adivinar a qué te refieres, porque revelas todos los matices y no le das la oportunidad de malinterpretar las palabras. Y tu "OK" puede significar cualquier cosa. Además, los cortes no ahorran mucho tiempo.

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5. Humor y metáforas

Una carta comercial no debe dejar lugar a interpretaciones. Todas las palabras se utilizan en su significado directo y no implican diferentes interpretaciones. De lo contrario, espere una ronda adicional de correspondencia, en la que descubrirá quién tenía qué en mente. Y puede llevar mucho tiempo.

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6. Signos de exclamación

Los signos de exclamación no se utilizan a menudo en textos literarios, porque están diseñados para expresar sentimientos fuertes. Una carta comercial no es una plataforma de expresión, incluso si realmente desea expresar al interlocutor lo que piensa de ella.

Puede que no signifique nada especial, pero para el interlocutor, el signo de exclamación será una señal de que probablemente está haciendo algo mal. Así que mantén tus sentidos y la combinación de teclas Shift + 1 bajo control. Una exclamación solo es apropiada en circulación.

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7. Abundancia de burócratas

El deseo de expresarse más formalmente genera a menudo construcciones monstruosas en las que es extremadamente difícil discernir el significado. No abuse de frases complejas y escriba más fácilmente.

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8. Bloqueo de mayúsculas

No vale la pena resaltar líneas en mayúsculas. En Internet, todavía simboliza los gritos. A nadie le gusta que le griten. Para que el mensaje sea claro, simplemente déjelo claro.

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9. Frase "Gracias de antemano"

Gracias, por supuesto, no se puede poner en su bolsillo, pero la gratitud temprana pone al interlocutor en una posición incómoda. Una persona educada se sentirá obligada a cumplir con su pedido, incluso si comprende que no debe hacerlo. Y serás recordado por lanzar problemas.

Si el interlocutor aún necesita que lo estimulen, es mejor describir cómo es beneficioso para él responder a su solicitud.

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10. Línea de asunto extraña o ningún asunto en absoluto

No es seguro abrir letras incomprensibles, por lo que un mensaje sin asunto corre el riesgo de convertirse en spam. Naturalmente, una persona se enojará mucho cuando descubra que bajo las palabras "Zina, caucho" había un documento importante oculto al gerente de la planta de llantas, Zinaida.

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11. Familiaridad

No debe desviarse de su estilo comercial, incluso si el destinatario es su mejor amigo. Primero, es posible que deba enviar una carta a su jefe o contratistas. En segundo lugar, la carta puede caer en terceras manos por accidente y comprometerla, y al mismo tiempo a ti.

En tercer lugar, debe distinguir entre personal y laboral. Los intereses corporativos no siempre coinciden con los personales. Vale la pena dejar un margen de maniobra para mantener relaciones amistosas sin hacer concesiones en las negociaciones.

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12. Falta de antecedentes de correspondencia

Si está charlando activamente con alguien, el destinatario sabe de qué se trata la conversación y puede volver fácilmente al comienzo del diálogo girando la rueda del mouse. Pero cuando ocasionalmente intercambia cartas por correo electrónico, el interlocutor puede olvidar quién es usted y qué necesita de él.

Facilítelo a la persona: en un párrafo, recuérdele a la persona de qué está hablando.

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13. Manejo inadecuado de hilos de mensajes

Los servicios y agentes de correo le permiten trabajar con hilos de mensajes. Es una herramienta realmente útil si se maneja correctamente. Pero no todo el mundo tiene éxito.

Quizás ya se haya convertido en víctima de un mailing masivo, cuyos participantes no responden directamente al autor, sino a todos. Como resultado, una conversación poco interesante llena su bandeja de entrada y se le ocurren castigos para aquellos que no pueden encontrar el botón correcto. Al mismo tiempo, la información que no está destinada a miradas indiscretas a menudo ingresa al campo de información general.

La medalla también tiene un inconveniente: cuando, en una conversación importante, uno de los participantes no responde a todos, sino a una persona. Y el destinatario tiene que dedicar mucho tiempo a enviar cartas en lugar de hacer su trabajo.